Οι 7 λειτουργίες ενός κύριου βοηθού διαχείρισης

Το λειτουργίες ενός διοικητικού βοηθού είναι καθήκοντα συνδρομής και συνοδείας στις συνήθεις δραστηριότητες που αναπτύσσει μια εταιρεία. Ως εκ τούτου, είναι θεμελιώδεις για την αποτελεσματική λειτουργία του ίδιου.

Αυτές οι δραστηριότητες είναι συνήθως μεταβλητές ανάλογα με τον επιχειρηματικό τομέα της εταιρείας στην οποία εργάζονται. Για παράδειγμα, σε εξειδικευμένα γραφεία όπως οι δικηγορικές εταιρείες, οι συμμετέχοντες συνήθως έχουν ειδική κατάρτιση για την εκτέλεση ορισμένων δραστηριοτήτων.

Ωστόσο, υπάρχουν λειτουργίες κοινές σε όλες τις περιοχές που συνήθως περιστρέφονται γύρω από τη διανομή και τη διαχείριση πληροφοριών εντός του γραφείου. Αυτό περιλαμβάνει τη διαχείριση εγγράφων, αρχείων και την οργάνωση εκδηλώσεων.

Αλλά αυτές οι δραστηριότητες μπορούν να γίνουν πολύ ευρύτερες. Ορισμένες φορές οι διοικητικοί βοηθοί πρέπει να ασχολούνται με την επεξεργασία λογιστικών πληροφοριών και ακόμη να εγγυώνται τη λειτουργία των τεχνολογικών πόρων της εταιρείας.

Οι 7 κύριες λειτουργίες ενός διοικητικού βοηθού

1- Διαχείριση εγγράφων

Μία από τις βασικές λειτουργίες ενός βοηθού διοίκησης είναι να βοηθήσει τα μέλη του γραφείου με τη διαχείριση εγγράφων και φακέλων.

Συνήθως, αυτή η εργασία σχετίζεται με την αποθήκευση, την οργάνωση και τη διαχείριση αρχείων.

Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί επίσης να χρειαστεί να γράψετε, να επεξεργαστείτε και να αναθεωρήσετε έγγραφα.

Σε ορισμένες εταιρείες ζητείται ακόμη και να λαμβάνουν υπαινιγμούς επιστολών ή σημειώσεων και να καταγράφουν τα πρακτικά των συναντήσεων που λαμβάνουν χώρα.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, για παράδειγμα, όταν πρόκειται για δικηγορικό γραφείο, απαιτείται ειδική εκπαίδευση για την εκπλήρωση αυτών των καθηκόντων: ο διοικητικός βοηθός πρέπει να κατανοεί την ορολογία και τις νομικές διαδικασίες.

Από την άλλη πλευρά, οι διοικητικοί βοηθοί που εργάζονται στον τομέα της ιατρικής χρειάζονται διαφορετικές γνώσεις. Πρέπει να έχουν την απαιτούμενη κατάρτιση για την αντιμετώπιση ασθενών και την ανάγνωση ιατρικών αναφορών.

2- Προγραμματισμός εκδηλώσεων

Ο προγραμματισμός των εκδηλώσεων γραφείου είναι επίσης συνήθως ευθύνη των διοικητικών βοηθών. Το μέγεθος αυτής της ευθύνης μπορεί να μεταβληθεί ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας.

Ένα γεγονός μπορεί να είναι απλά μια συνάντηση ή ένα επιχειρηματικό γεύμα, αλλά μπορεί επίσης να είναι ένα συνέδριο ή ένα μεγαλύτερο επιχειρηματικό πάρτι.

Και στις δύο περιπτώσεις, ο βοηθός πρέπει να διαχειριστεί όλα τα κριτήρια που σχετίζονται με το συμβάν.

Αυτό περιλαμβάνει την επικοινωνία με τους προμηθευτές, την πραγματοποίηση κρατήσεων, την επιλογή μενού και διακόσμησης. Περιλαμβάνει επίσης την επαφή, την πρόσκληση και την επιβεβαίωση των παρευρισκομένων, των ομιλητών και των ομιλητών σε περίπτωση που αυτό είναι απαραίτητο.

3 - Προσοχή στους χρήστες και τους επισκέπτες

Η προσοχή των χρηστών είναι συνήθως ένα από τα πιο συνηθισμένα καθήκοντα των διοικητικών βοηθών. Το κοινό στο οποίο επικεντρώνεται η προσοχή εξαρτάται πάντα από το μέγεθος της επιχείρησης και τον επιχειρηματικό της προσανατολισμό.

Στην περίπτωση μικρών επιχειρήσεων που εξυπηρετούν άμεσα το κοινό, είναι πιθανό ο βοηθός διοίκησης να παραλάβει τους πελάτες.

Όταν συμβαίνει αυτό, το έργο τους στοχεύει στην καθοδήγηση και συνδρομή τους κατά τη διάρκεια της παραμονής τους στις εγκαταστάσεις της εταιρείας.

Σε μεγαλύτερες εταιρείες, ο βοηθός διοίκησης πρέπει να παρακολουθεί άλλους επισκέπτες ως συνεργάτες ή μεγάλους προμηθευτές.

Στην περίπτωση αυτή, η αποστολή τους θα είναι να τους καθοδηγήσει στην εκπλήρωση της ημερήσιας διάταξης και των συναντήσεων τους με τα διευθυντικά στελέχη ή άλλους τομείς της εταιρείας.

4- Τηλέφωνο και εικονική βοήθεια

Το τηλέφωνο και η εικονική προσοχή περιλαμβάνονται στην κατηγορία της βοήθειας του χρήστη. Στην περίπτωση της τηλεφωνικής βοήθειας, συμπεριλαμβάνεται ο προσανατολισμός των πελατών και των συνεργατών, καθώς και η οργάνωση και η διαχείριση των ημερήσιων προγραμμάτων.

Όταν πρόκειται για εικονική προσοχή, τα καθήκοντα εξαρτώνται από τα κανάλια που παρέχει η εταιρεία για εξυπηρέτηση πελατών ή διαχείριση πληροφοριών.

Σε ορισμένες περιπτώσεις πρόκειται για τη διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απάντησης, προώθησης ή αρχειοθέτησης μηνυμάτων ανάλογα με τις ανάγκες.

Σε άλλες περιπτώσεις, όταν τα κανάλια εικονικής επικοινωνίας είναι πιο διαφορετικά, μπορούν να συμπεριληφθούν και άλλα καθήκοντα, όπως η προσοχή στο κοινό μέσω συστημάτων συνομιλίας ή ακόμα και η απάντηση σε ερωτήσεις μέσω των κοινωνικών δικτύων της εταιρείας..

Στις μεγάλες εταιρείες είναι συνηθισμένο το γεγονός ότι υπάρχει προσωπικό ειδικά επικεντρωμένο στην προσοχή αυτών των διαύλων επικοινωνίας. Όταν οι εταιρείες είναι μικρές, το καθήκον αυτό συνήθως αφήνεται στους διοικητικούς βοηθούς.

5- Διαχείριση των ημερήσιων διατάξεων

Η διαχείριση των ημερήσιων διατάξεων είναι συνήθως ένα από τα πιο σημαντικά καθήκοντα των διοικητικών βοηθών.

Αυτή η ευθύνη περιλαμβάνει την παραλαβή αιτήσεων για διορισμούς και συναντήσεις μέσω τηλεφώνου, αυτοπροσώπως ή σε απευθείας σύνδεση, και την οργάνωση τους στην ημερήσια διάταξη σύμφωνα με τα καθορισμένα κριτήρια.

Περιλαμβάνει επίσης προγραμματισμό συνεδριάσεων εντός και εκτός της εταιρείας, γεύματα εργασίας και επαγγελματικά ταξίδια.

Σε αυτές τις τελευταίες περιπτώσεις, είναι επίσης ευθύνη του βοηθού να κρατάει πτήσεις, ξενοδοχεία, εστιατόρια ή αίθουσες συσκέψεων ανάλογα με τις ανάγκες..

6- Λογιστική

Μερικές φορές οι διοικητικοί βοηθοί είναι υπεύθυνοι για την παρακολούθηση και την καταγραφή των εξόδων που συμβαίνουν στην εταιρεία. Αυτά τα καθήκοντα μπορεί να είναι απλά, όπως η καταγραφή ορισμένων δαπανών σε ένα υπολογιστικό φύλλο.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο βοηθός καλείται να έχει την εκπαίδευση για την ανάπτυξη πιο πολύπλοκων εργασιών. Για παράδειγμα, στις ευθύνες σας μπορεί να περιλαμβάνεται η παρουσίαση των λογιστικών εκθέσεων στη διοίκηση.

Συνήθως αυτό εξαρτάται από το μέγεθος της εταιρείας. Μια μεγάλη εταιρεία έχει συνήθως πιο εξειδικευμένους ρόλους. Σε αυτά τα λογιστικά στοιχεία διαχειρίζεται ένα πρόσωπο που έχει προσληφθεί για το σκοπό αυτό.

Ωστόσο, μία από τις θεμελιώδεις δεξιότητες για κάθε διοικητικό βοηθό είναι ο τομέας του λογισμικού λογιστικής γραφείου, όπως το Microsoft Excel.

7- Τεχνολογική διαχείριση

Η διαχείριση των τεχνολογικών πόρων αποτελεί επίσης μέρος των καθηκόντων των διοικητικών βοηθών. Με αυτή την έννοια, η ευθύνη της είναι να διασφαλίσει ότι όλα τα απαραίτητα εργαλεία για τη λειτουργία της εταιρείας λειτουργούν καλά.

Αυτό περιλαμβάνει τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των πληροφοριών που περιέχονται στον εξοπλισμό υπολογιστών και την ενημερωμένη έκδοση ιών, μεταξύ άλλων εργασιών.

Από την άλλη πλευρά, περιλαμβάνει τη διαχείριση εξοπλισμού όπως προβολείς και φορητούς υπολογιστές.

Περιλαμβάνει επίσης την αναθεώρηση και τη συντήρηση του εξοπλισμού που απαιτείται για την κανονική ανάπτυξη των δραστηριοτήτων που υπάγονται στην αρμοδιότητά τους.

Αυτό δεν σημαίνει ότι ο διοικητικός βοηθός πρέπει να διαθέτει τεχνικές γνώσεις. Η δουλειά του συνίσταται συγκεκριμένα στην πρόσληψη τεχνικού προσωπικού που εκτελεί τακτικά τη συντήρηση του εξοπλισμού για να αποφευχθεί η αποτυχία.

Αναφορές

1. Bucky, J. (2017). Οι εργασιακές υποχρεώσεις των εκτελεστικών γραμματέων και των διοικητικών βοηθών. Ανακτήθηκε από: thebalance.com
2. Δημιουργός καριέρας (2016). Εργασία ως διοικητικός βοηθός - Εξαιρετική επιλογή για τους γενικούς υπαλλήλους. Ανακτήθηκε από: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Τι κάνει ένας Ιατρικός Βοηθός Διοίκησης; Ανακτήθηκε από: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Καθήκοντα διοικητικού βοηθού. Ανακτήθηκε από: study.com