Γραπτά χαρακτηριστικά επικοινωνίας, είδη, στοιχεία, πλεονεκτήματα

Το γραπτή επικοινωνία είναι οποιοσδήποτε τύπος αλληλεπίδρασης που χρησιμοποιεί τον γραπτό κώδικα. Παρόλο που βασίζεται στο ίδιο γλωσσικό σύστημα ορθολογισμού, οι ιδιότητές του είναι διαφορετικές. Έτσι, σε αντίθεση με άλλους, η γραπτή μορφή είναι εντελώς συμβατική. Αυτό πρέπει να ακολουθεί πρότυπα που ορίζονται σύμφωνα με τους κανόνες που καθορίζονται από τη γλώσσα.

Από την άλλη πλευρά, η γραπτή επικοινωνία είναι η πιο συνηθισμένη μορφή επίσημης επικοινωνίας μεταξύ των ανθρώπων και εκτελεί διάφορες κοινωνικές λειτουργίες. Μεταξύ των χρήσεών του χρησιμοποιείται πολύ συχνά για την τεκμηρίωση διάφορων τύπων γεγονότων και για τη διεξαγωγή διαπροσωπικών αλληλεπιδράσεων.

Επιπλέον, ένα από τα πιο συναφή χαρακτηριστικά του είναι ότι δεν απαιτεί την παρουσία του αποστολέα και του δέκτη στον ίδιο χώρο και χρόνο. Συνεπώς, το μήνυμα λαμβάνεται με αναβολή και η αλληλεπίδραση του συγγραφέα (αποστολέα) και του αναγνώστη (δέκτη) είναι πολύ περιορισμένη.

Από την άλλη πλευρά, η γραπτή επικοινωνία είναι ουσιαστικά μια δημιουργική δραστηριότητα που απαιτεί μια συνειδητή προσπάθεια. Αυτή η προσπάθεια προέρχεται από τα ερεθίσματα που παράγει το μυαλό.

Σε αυτό διαφέρει από το στοματικό, όπου συλλέγονται εξωτερικά από τους αισθητήριους υποδοχείς. Τα γραπτά, από την άλλη, προέρχονται από την εσωτερική πνευματική δραστηριότητα.

Ευρετήριο

• 1 Χαρακτηριστικά
  • 1.1 Αναστολή λήψης του μηνύματος
  • 1.2 Περιορισμένοι κύκλοι
  • 1.3 Μικρός χώρος για πλεονασμό
  • 1.4 Προγραμματισμός
• 2 Τύποι
  • 2.1 Σημειώσεις
  • 2.2 Αναφορές
  • 2.3 Φυλλάδια
  • 2.4 Ηλεκτρονικά μηνύματα
  • 2.5 Προτάσεις
  • 2.6 Γράμματα
  • 2.7 Τηλεγραφήματα
  • 2.8 Φαξ
• 3 Στοιχεία γραπτής επικοινωνίας
• 4 Πλεονεκτήματα
  • 4.1 Διαχρονικότητα
  • 4.2 Μηχανισμός ελέγχου
  • 4.3 Διατήρηση
  • 4.4 Ανώτερο ανακλαστικό επίπεδο
  • 4.5 Μειωμένη πιθανότητα παραμόρφωσης και ερμηνείας
• 5 Μειονεκτήματα
  • 5.1 Κόστος
  • 5.2 Ικανότητα κατανόησης αποτελεσματικά
  • 5.3 Ανατροφοδότηση
  • 5.4 Δυσκολία στην έκφραση της συναισθηματικότητας  
  • 5.5 Καθυστερημένη ή αβέβαιη απόδειξη
  • 5.6 Έλλειψη ευελιξίας
• 6 Αναφορές

Χαρακτηριστικά

Αναστολή λήψης του μηνύματος

Ένα από τα χαρακτηριστικά της γραπτής επικοινωνίας είναι αυτό που σχετίζεται με τον παράγοντα χρόνου. Σε μια κατάσταση επικοινωνίας πρόσωπο με πρόσωπο, τα κωδικοποιημένα μηνύματα του αποστολέα λαμβάνονται στιγμιαία από τον δέκτη.

Αλλά σε μια γραπτή ανακοίνωση υπάρχει πάντα μια καθυστέρηση. Γενικά, δεν υπάρχει καθορισμένο χρονικό όριο για αυτήν την καθυστέρηση.

Περιορισμένοι κύκλοι

Ο κύκλος επικοινωνίας περιλαμβάνει τέσσερα βασικά επικοινωνιακά στοιχεία: τον αποστολέα, το μήνυμα μαζί με το κανάλι επικοινωνίας, τον δέκτη και την απόκριση ή αντίδραση. Καθώς η λήψη του μηνύματος εμφανίζεται με αναβολή, ο κύκλος της γραπτής επικοινωνίας είναι πιο περιορισμένος.

Ωστόσο, λόγω των νέων προόδων επικοινωνίας και πληροφοριών, πολλά κανάλια επιτρέπουν την ολοκλήρωση του τελευταίου βήματος του κύκλου (ανάδραση ή απόκριση) σχεδόν ταυτόχρονα με την επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο. Ένα παράδειγμα αυτών είναι οι υπηρεσίες άμεσων μηνυμάτων.

Μικρός χώρος για πλεονασμό

Η γραπτή εγγραφή περιορίζει τη δυνατότητα απολύσεων. Στην προφορική ανακοίνωση, οι χειρονομίες και τα παρασυρόμενα στοιχεία - όπως ο ήχος - υποστηρίζουν τη λεκτική γλώσσα.

Αυτό δεν συμβαίνει στην περίπτωση της γραπτής επικοινωνίας. Επομένως, το επίπεδο ζήτησης είναι υψηλότερο, αναγκάζοντας τον εκδότη να χρησιμοποιεί λέξεις με μεγαλύτερη ακρίβεια.

Στην πραγματικότητα, η γραπτή ανακοίνωση έχει υψηλή κοινωνική αξία. Η αξιολόγηση αυτή μειώνεται με την επανάληψη των λέξεων και τη χρήση των ίδιων συντακτικών προτύπων. Εδώ επικρατεί η πρωτοτυπία, ακόμη και η επίσημη καινοτομία.

Προηγούμενο σχεδιασμό

Γενικά, η γραπτή επικοινωνία δεν είναι μια πράξη που δεν είναι βιώσιμη. Κατά τη συγγραφή, συχνά, πληρούνται μια σειρά προϋποθέσεων ή απαιτήσεων. Μεταξύ αυτών, εάν επιδιώκεται αποτελεσματική επικοινωνία, είναι απαραίτητο να είναι σαφές το περιεχόμενο του μηνύματος στο σύνολό του και η εσωτερική του άρθρωση..

Για το σκοπό αυτό, ο εκδότης πρέπει να έχει ένα οργανωτικό σχήμα κειμένου. Καθώς το κείμενο εξελίσσεται, όλα τα στοιχεία του μηνύματος συνενώνονται μέχρις ότου υπάρξουν σχετικές ιδέες με νόημα.  

Τύποι

Όσον αφορά τους τύπους γραπτών επικοινωνιών, υπάρχουν όσοι είναι οι πολλαπλοί και ποικίλοι τομείς της ανθρώπινης δράσης. Με αυτόν τον τρόπο, κάθε φορά κάποια (τηλεγραφήματα) εξαφανίζονται και εμφανίζονται άλλα (π.χ. e-mail). Στη συνέχεια, θα περιγραφούν μόνο μερικά από αυτά.

Σημειώσεις

Ένα σημείωμα είναι ένα δημοφιλές μέσο εσωτερικής γραπτής επικοινωνίας μεταξύ των μελών μιας οργάνωσης. Πρόκειται για μια σύντομη μορφή επιστολής με ελάχιστες μορφές ευγένειας και άμεση πρόσβαση στο συγκεκριμένο θέμα του μηνύματος.

Σε αυτόν τον τύπο επικοινωνιών γενικά, υπάρχουν προκαθορισμένες μορφές. Ο βασικός κανόνας που πρέπει να πληρούν είναι η σωστή γραφή και ο προσωπικός και ιεραρχικός σεβασμός. Ο τρόπος γραφής πρέπει να είναι άμεσος και χωρίς εξοικείωση οποιουδήποτε είδους.

Αναφορές

Οι αναφορές είναι άλλος τύπος γραπτής επικοινωνίας. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για εμπορικούς, εκπαιδευτικούς, νομικούς ή επιστημονικούς σκοπούς.

Ανάλογα με τη φύση και τον σκοπό της έκθεσης, ενδέχεται να υπάρχουν προκαθορισμένες μορφές. Ωστόσο, σε γενικές γραμμές, μια έκθεση πρέπει να έχει μια σύντομη εισαγωγή, βασικούς στόχους και αποτελέσματα. 

Σε ορισμένες περιπτώσεις, περιλαμβάνονται γραφήματα και πίνακες για να διευκολυνθεί η κατανόηση των αποτελεσμάτων. Με τον ίδιο τρόπο, πολλές αναφορές περιέχουν μια λίστα με συστάσεις.

Φυλλάδια

Τα φυλλάδια είναι εκδόσεις στις οποίες οι εταιρείες παρουσιάζουν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους. Δημοσιεύονται επίσης για να βοηθήσουν τους αντιπροσώπους πωλήσεων στις επισκέψεις τους σε πελάτες.  

Οι εταιρείες παράγουν φυλλάδια σε πολλά σχήματα και μεγέθη. Μερικά φυλλάδια είναι μέγεθος γραμμάτων, ενώ άλλα είναι διπλωμένα σε μισά ή σε τρία τμήματα.

Από την άλλη πλευρά, χαρακτηρίζονται από την ύπαρξη πολύχρωμων και με αφθονία εικόνων στα κύρια προϊόντα ή τις υπηρεσίες τους. Τα κείμενα είναι λίγα και με μεγάλο κενό, ώστε το φυλλάδιο να μπορεί να διαβαστεί εύκολα.

Ηλεκτρονικά μηνύματα

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελούν σήμερα μια πολύ κοινή μορφή επικοινωνίας. Χρησιμοποιούνται για την αποστολή εγγράφων, την οργάνωση συναντήσεων, την επιβεβαίωση ραντεβού και την επικοινωνία με τους υποψηφίους. Επιπλέον, απασχολούνται για την αντιμετώπιση προσωπικών θεμάτων.

Παρά το σχετικό τους ανεπίσημο, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να ακολουθούν ορισμένους συμβατικούς κανόνες. Για τους σκοπούς αυτούς, η μορφή του αντιστοιχεί σε χώρους για τον αποστολέα, τον παραλήπτη, το θέμα και ένα χώρο όπου πρέπει να γραφτεί το μήνυμα.

Ακόμη και αν χρησιμοποιούνται για μη εμπορικούς σκοπούς, υπάρχουν ορισμένες συμβάσεις που πρέπει να γίνονται σεβαστές για να αποφευχθούν οι αρνητικές αντιδράσεις. Μεταξύ αυτών, μπορούμε να αναφέρουμε τη σωστή συγγραφή ονομάτων και τίτλων, την ορθή χρήση των σημείων στίξης και τη σωστή διαμόρφωση των προτάσεων και των παραγράφων.

Προτάσεις

Οι προτάσεις είναι έγγραφα που περιγράφουν μελλοντικά έργα. Αυτά συνήθως έχουν μόνο μία ή δύο σελίδες. Περιλαμβάνουν τις σχετικές δαπάνες για κάθε συγκεκριμένη εργασία του έργου.

Μπορούν να συμπεριληφθούν και άλλα έξοδα που δεν σχετίζονται άμεσα με το έργο, όπως εκτύπωση, ταχυδρομείο και έξοδα αποστολής, μεταξύ άλλων.

Επιστολές

Τα γράμματα είναι μία από τις παλαιότερες μορφές γραπτής επικοινωνίας. Το θέμα των επιστολών μπορεί να είναι προσωπική ή εμπορική. Πριν από την άφιξη των ηλεκτρονικών εντύπων, αυτά ήταν ένα πολύ δημοφιλές μέσο επικοινωνίας. Όπως και στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι εμπορικές μορφές χρησιμοποιήθηκαν ως μυστικές μορφές και συνοπτικά μηνύματα.

Ωστόσο, οι προσωπικές επιστολές έδειξαν λιγότερους συμβατισμούς στο γράψιμό τους. Οι περιποιήσεις ευγένειας ήταν ελάχιστες. Η ανάπτυξη του θέματος ήταν στην ευκολία μεταξύ του αποστολέα και του παραλήπτη του μηνύματος. Ο αριθμός των σελίδων περιορίστηκε από την ικανότητα και των δύο. Σταδιακά, αυτά έχουν αντικατασταθεί από ηλεκτρονικά μηνύματα.    

Τηλεγραφήματα

Το τηλεγράφημα είναι μια σύντομη και απλοποιημένη έκδοση μιας επιστολής. Εδώ οι φόρμουλες παραμένουν στο ελάχιστο και μερικές φορές παραλείπονται. Το κείμενο του μηνύματος γράφεται παραλείποντας τον μεγαλύτερο αριθμό λέξεων και διατηρώντας το ελάχιστο απαραίτητο για να έχει νόημα.

Παρομοίως, οι μορφές ευγένειας ήταν γενικά τυποποιημένες και συντομευμένες μορφές (κ. Για κ., Κυρία, για την κ. Και άλλες παρόμοιες). Όπως και στις επιστολές, η χρήση τους μειώνεται με την πρόοδο των ηλεκτρονικών μέσων.

Φαξ

Αυτός ήταν ο πρωτοπόρος τρόπος διαβίβασης ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Αν και η γραφή και η ανάγνωση έγιναν σε γραπτό κείμενο, η μετάδοσή της έγινε ηλεκτρονικά. Η χρήση του έχει μειωθεί λόγω της αυξανόμενης χρήσης ηλεκτρονικών μέσων.

Στοιχεία γραπτής επικοινωνίας

Γενικά, θεωρείται ότι τα τρία βασικά στοιχεία της γραπτής επικοινωνίας είναι δομή (μορφή περιεχομένου), στυλ (γραφή) και περιεχόμενο (θέμα).

Όσον αφορά τη δομή, αυτό βοηθά τους αναγνώστες να κατανοήσουν το θέμα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο συνιστάται να είστε ξεκάθαροι για τους σκοπούς προτού αρχίσετε να γράφετε.

Όσον αφορά το στυλ, αυτό σχετίζεται με τον εκδότη σε πρώτη φάση. Ωστόσο, είναι επίσης σημαντικό να ληφθούν υπόψη οι πιθανοί αποδέκτες του γραπτού υλικού. Μερικές φορές, η χρήση φράσεων ή σύντομων παραγράφων είναι απαραίτητη, με ένα απλό λεξιλόγιο. Μερικές φορές, το μήνυμα πρέπει να είναι λίγο μεγαλύτερο και λεπτομερέστερο.

Τέλος, όσον αφορά το θέμα, αυτό μπορεί να είναι μεγάλης ποικιλίας. Όλες οι περιοχές ανθρώπινης αλληλεπίδρασης μπορούν να αποτελέσουν αντικείμενο γραπτής επικοινωνίας. Αυτό περιλαμβάνει από επιστημονικά θέματα σε προσωπικό, μέσω νόμων και διαδικασιών.

Πλεονεκτήματα

Διαχρονικότητα

Η γραπτή επικοινωνία είναι ένα μόνιμο μέσο ενημέρωσης. Ως εκ τούτου, είναι χρήσιμο όταν απαιτείται η τήρηση αρχείων. Κατά τον ίδιο τρόπο, είναι πολύ σημαντικό για τη σωστή ανάθεση ευθυνών και τον καθορισμό κανόνων και διαδικασιών. Από την άλλη πλευρά, επιτρέπει το επαναλαμβανόμενο ερώτημα των μηνυμάτων.

Μηχανισμός ελέγχου

Χάρη στη δυνατότητα διαρκούς διαχρονικότητας, η γραπτή επικοινωνία είναι ιδανική ως εργαλείο ελέγχου. Τα φύλλα ελέγχου ή τα αποτελέσματα, οι νόμοι, οι συμφωνίες, μεταξύ άλλων, είναι τα έγγραφα που συνήθως επεξεργάζονται μέσω αυτού του τρόπου επικοινωνίας.

Διατήρηση

Η γραπτή ανακοίνωση έχει υψηλό επίπεδο διατήρησης. Αυτό επιτρέπει να είναι ασφαλές και διαρκές. Οι τεχνολογικές εξελίξεις κατέστησαν δυνατές άλλες δυνατότητες διατήρησης των πληροφοριών. Ωστόσο, μέχρι τώρα, το πρωτότυπο έγγραφο παραμένει η τελική απόδειξη της ύπαρξης και της πρωτοτυπίας του.

Υψηλότερο ανακλαστικό επίπεδο

Τα άτομα που χρησιμοποιούν αυτό το μέσο αντανακλούν αποτελεσματικά πριν γράψουν. Η ενέργεια της σύνταξης ενός μηνύματος προηγείται πάντα από μια διαδικασία σκέψης και ορίζοντας τι θέλετε να εκφράσετε. Ακόμη και η ίδια η γραφή είναι μια διαδικασία προβληματισμού. Επομένως, αυτός ο τρόπος επικοινωνίας είναι ιδανικός για τη μετάδοση ακρίβειας και ακρίβειας.

Λιγότερη δυνατότητα παραμόρφωσης και ερμηνείας

Στα μηνύματα που μεταδίδονται μέσω γραπτής επικοινωνίας, υπάρχει λιγότερη πιθανότητα παραμόρφωσης. Σε αυτό το σύστημα επικοινωνίας, οι πληροφορίες είναι μόνιμα καταχωρημένες και μπορούν να επαληθευτούν ανά πάσα στιγμή. Έτσι, υπάρχει λιγότερη πιθανότητα παραμόρφωσης ή αλλοίωσης των πληροφοριών.

Από την άλλη πλευρά, υπάρχουν λιγότερες πιθανότητες παρερμηνείας μηνυμάτων. Σε περίπτωση αμφιβολίας, το μήνυμα μπορεί να ξαναδιατυπωθεί όσες φορές χρειάζεται έως ότου επιτευχθεί πλήρης κατανόηση.

Παρομοίως, η ταχύτητα ανάγνωσης ή επαναδιάταξης μπορεί να προσαρμοστεί στο επίπεδο κατανόησης του δέκτη του μηνύματος. Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να διασφαλιστεί ότι εάν και ο αποστολέας και ο δέκτης χειριστούν τους ίδιους κωδικούς, το μήνυμα θα φτάσει σύμφωνα με την επιθυμητή.

Μειονεκτήματα

Κόστος

Η γραπτή επικοινωνία δεν είναι οικονομική. Υπάρχουν δαπάνες που σχετίζονται με το υλικό (χαρτί και μελάνι, μεταξύ άλλων) και η εργασία που χρησιμοποιείται για να γράφουν και να παραδίδουν τα γραπτά. Αυτά τα έξοδα μπορεί να αυξηθούν ανάλογα με τη φυσική απόσταση μεταξύ του αποστολέα και του δέκτη.

Ικανότητα κατανόησης αποτελεσματικά

Η χρήση της γραπτής επικοινωνίας αξίζει μεγάλες δεξιότητες και ικανότητες στη χρήση της γλώσσας και του λεξιλογίου. Η έλλειψη δεξιοτήτων γραφής και η κακή ποιότητα των κειμένων έχουν αρνητικό αντίκτυπο στο μήνυμα και θέτουν σε κίνδυνο την αποτελεσματική κατανόησή τους.

Ανατροφοδότηση

Η ανατροφοδότηση του μηνύματος στη γραπτή ανακοίνωση δεν είναι άμεση. Σε αυτόν τον τύπο επικοινωνίας, η διαδικασία κωδικοποίησης και αποκωδικοποίησης είναι αργή.

Ανάλογα με τον χρησιμοποιούμενο κωδικό, η κατανόηση μπορεί να διαρκέσει περισσότερο από το επιθυμητό. Σε κάθε περίπτωση, η ανατροφοδότηση είναι στην ευκολία του αποδέκτη του μηνύματος, όχι του εκδότη.

Δυσκολία στην έκφραση της συναισθηματικότητας  

Όντας ένα αντανακλαστικό μέσο, ​​είναι πιο δύσκολο να εκφραστεί η συναισθηματικότητα στη γραπτή επικοινωνία. Στην πραγματικότητα, ποιητές και καλλιτέχνες που χρησιμοποιούν αυτό το μέσο για να εκφράσουν ομορφιά και συναισθήματα, χρησιμοποιούν τεχνικές που είναι δύσκολο να χρησιμοποιηθούν. Μερικές φορές είναι επιτυχείς, αλλά σε άλλους δεν εκπληρώνουν το στόχο της μετάδοσης της συναισθηματικότητας του καλλιτέχνη.

Αυτός ο τύπος επικοινωνίας είναι γνωστός ως ψυχρός, απρόσωπος και σε αντίθεση με άλλες μορφές επικοινωνίας που μπορεί να περιλαμβάνουν λεκτικά και χειρονομικά χαρακτηριστικά. Για το λόγο αυτό χρησιμοποιείται συχνότερα στη διαβίβαση πληροφοριών, στις οποίες η ακρίβεια των γεγονότων είναι σημαντική.

Καθυστερημένη ή αβέβαιη απόδειξη

Η μέθοδος γραπτής επικοινωνίας εμποδίζει την άμεση επιβεβαίωση της παραλαβής του μηνύματος. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ακόμη και δεν είναι δυνατό να προσδιοριστεί αν το μήνυμα έφθασε στον προοριζόμενο παραλήπτη.

Έλλειψη ευελιξίας

Η έλλειψη ευελιξίας είναι ένα από τα μειονεκτήματα της γραπτής επικοινωνίας. Μόλις εκδοθεί ένα πρωτότυπο μήνυμα, δεν υπάρχει δυνατότητα γρήγορης διόρθωσης περιεχομένου.

Κάθε αλλαγή που απαιτείται πρέπει να διασφαλίζεται από τον παραλήπτη του μηνύματος. Ομοίως, κάθε διόρθωση που γίνεται, έστω και μερική, επηρεάζει ολόκληρο το μήνυμα.

Αναφορές

1. Inc. (s / f). Γραπτή ανακοίνωση Από το inc.com.
2. Sehgal, Μ. Κ. (2008). Επιχειρησιακή επικοινωνία Νέο Δελχί: Excel Βιβλία Ινδία.
3. Cabrera, Α. And Pelayo, Ν. (2001). Γλώσσα και επικοινωνία Καράκας: Η Εθνική.
4. Bolaños, Β. (1996). Γραπτή επικοινωνία. Σαν Χοσέ: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, 26 Σεπτεμβρίου). Είδη γραπτών επιχειρηματικών επικοινωνιών. Από το bizfluent.com.
6. Λάθος (2017, 07 Φεβρουαρίου). Τα τρία βασικά στοιχεία της γραπτής επικοινωνίας. Λήψη από sckool.org.   
7. MSG (s / f). Γραπτή Επικοινωνία - Σημασία, Πλεονεκτήματα και Μειονεκτήματα. Από το managementstudyguide.com.
8. Η επιχειρηματική επικοινωνία. (s / f). Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της γραπτής επικοινωνίας. Λαμβάνεται από το businesscommunication.com.
9. Επιχειρησιακή επικοινωνία. (s / f). Μειονεκτήματα της γραπτής επικοινωνίας στην επιχείρηση. Από το bizcommunicationcoach.com.