Χαρακτηριστικά επικοινωνίας κατιόντων, πλεονεκτήματα, μειονεκτήματα και παραδείγματα

Το φθίνουσα επικοινωνία, από τη διοίκηση προς τους εργαζόμενους, συμβαίνει όταν οι πληροφορίες και τα μηνύματα απορρέουν από την επίσημη αλυσίδα εντολής ή την ιεραρχική δομή ενός οργανισμού.

Με άλλα λόγια, τα μηνύματα και οι εντολές αρχίζουν στα κορυφαία επίπεδα της οργανωτικής ιεραρχίας και κινούνται προς τα κατώτερα επίπεδα. Οι απαντήσεις στις φθίνουσες επικοινωνίες προχωρούν κατά μήκος του ίδιου μονοπατιού.

Η επικοινωνία από πάνω προς τα κάτω είναι η διαδικασία της ανώτατης διοίκησης που καταλήγει σε συμπεράσματα, τα οποία αλλάζουν ή βελτιώνουν το χώρο εργασίας ή τα συστήματα των επιχειρήσεων. Τα συμπεράσματα αυτά ανακοινώνονται έπειτα στους υπαλλήλους που εργάζονται για την επίτευξη των στόχων τους, με άλλους εργαζόμενους ή μεμονωμένα.

Ορισμένοι διαχειριστές χαμηλότερου επιπέδου μπορούν να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο επίτευξης του τελικού στόχου. Ωστόσο, ενδέχεται να μην έχουν την εξουσία να αλλάζουν πολιτικές, χωρίς την έγκριση του ανώτατου διοικητικού επιπέδου.

Αυτός ο τύπος επικοινωνίας περιλαμβάνει τη διαχείριση ενός έργου. Δηλαδή, ο διαχειριστής έχει τον πλήρη έλεγχο της ανάθεσης καθηκόντων, του καθορισμού του χρονοδιαγράμματος και των προθεσμιών του έργου.

Ευρετήριο

• 1 Χαρακτηριστικά
  • 1.1 Μονοκατευθυντική
• 2 Πλεονεκτήματα
  • 2.1 Οργανωτική πειθαρχία
  • 2.2 Αποδοτικότητα
  • 2.3 Αποτελεσματική επικοινωνία των στόχων
  • 2.4 Ευκολία μεταβίβασης
• 3 Μειονεκτήματα
  • 3.1 Παραμόρφωση
  • 3.2 Αργή ανατροφοδότηση
  • 3.3 Ερμηνευτικά προβλήματα
  • 3.4 Επιδείνωση της σχέσης
  • 3.5 Μειώνει το κίνητρο
• 4 Παραδείγματα
  • 4.1 Οργανισμοί
• 5 Αναφορές

Χαρακτηριστικά

Η επικοινωνία από πάνω προς τα κάτω είναι χρήσιμη για τα στελέχη να ενημερώνουν τους υπαλλήλους για το όραμα, την αποστολή, τους στόχους, τους στόχους, τις πολιτικές και τις διαδικασίες του οργανισμού.

Μπορεί να λάβει τη μορφή προφορικής επικοινωνίας: συνομιλία πρόσωπο με πρόσωπο, συναντήσεις, ομιλίες, συνέδρια κ.λπ. o γραπτή ανακοίνωση: εγχειρίδιο, ανακοινώσεις, εγκυκλίους, ψηφιακά νέα, προειδοποιήσεις κλπ..

Η επικοινωνία προς τα κάτω μπορεί να αυξήσει τη χρήση συγκεκριμένων προγραμμάτων στο χώρο εργασίας, καθιστώντας τους υπαλλήλους ενήμεροι για τη διαθεσιμότητά τους, εξηγώντας σαφώς τον τρόπο πρόσβασης και χρήσης των υπηρεσιών και αποδεικνύοντας ότι η διοίκηση υποστηρίζει και αξιολογεί αυτά τα προγράμματα.

Με μια φθίνουσα επικοινωνία, εναπόκειται στον διαχειριστή να διακρίνει πλήρως τις δυνάμεις και τις αδυναμίες κάθε μέλους της ομάδας εργασίας και να αναθέτει τις κατάλληλες εργασίες.

Μονοκατευθυντική

Ενώ η επικοινωνία κατερχόμενης ζεύξης μπορεί να καλέσει μερικές φορές μια απάντηση, είναι γενικά μονόδρομος και όχι αμοιβαία: ο επικοινωνιακός φορέας υψηλότερου επιπέδου δεν προσκαλεί ή αναμένει μια απάντηση από τον παραλήπτη χαμηλότερου επιπέδου.

Οι διαφορές στην εμπειρία, στη γνώση, στα επίπεδα εξουσίας και κατάστασης μπορούν να κάνουν πολύ πιθανό ότι ο αποστολέας και ο παραλήπτης δεν μοιράζονται τις ίδιες παραδοχές ή κατανόηση του πλαισίου, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει τα μηνύματα να παρερμηνεύσουν ή να παρερμηνεύσουν.

Εξασφαλίζοντας ότι η επικοινωνία κατερχόμενης ζεύξης είναι αποτελεσματική δεν είναι αναγκαστικά εύκολο έργο.

Η δημιουργία σαφών και αδιαμφισβήτητων επικοινωνιών, διατηρώντας ένα σεβαστό τόνο, μπορεί να ξεπεράσει αυτά τα προβλήματα και να αυξήσει την αποτελεσματικότητα.

Πλεονεκτήματα

Πρέπει να ληφθούν υπόψη όλες οι πτυχές, ειδικά πώς μια απόφαση θα επηρεάσει τους υπαλλήλους. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η επικοινωνία από πάνω προς τα κάτω είναι ιδιαίτερα επωφελής για οργανισμούς με ταλαντούχους και καταρτισμένους ηγέτες.

Οργανωτική πειθαρχία

Η επικοινωνία προς τα κάτω ακολουθεί την ιεραρχία του οργανισμού. Αυτό σημαίνει ότι η οργανωτική πειθαρχία και η συμμόρφωση με τα μέλη είναι πολύ πιο εύκολο να διατηρηθούν.

Αποτελεσματικότητα

Η επικοινωνία προς τα κάτω παρέχει στους υφισταμένους τους απαραίτητους προσανατολισμούς, εντολές, οδηγίες και εξηγήσεις για διάφορα πολύπλοκα προβλήματα. Αυτό, τέλος, αυξάνει την αποτελεσματικότητα των εργαζομένων.

Προσφέρει αποτελεσματικότητα επειδή οι οδηγίες και οι πληροφορίες προέρχονται από τις πηγές ενέργειας, οι οποίες μπορούν να συντονίσουν τις δραστηριότητες από την κορυφή του οργανισμού.

Αποτελεσματική επικοινωνία των στόχων

Η ανώτατη διεύθυνση μπορεί εύκολα να ανακοινώνει τους στόχους και να αναθέτει ευθύνες όσον αφορά την επίτευξη αυτών των στόχων.

Η λήψη αποφάσεων από τα παραπάνω επιτρέπει στους ηγέτες να έχουν σαφείς στόχους και προσδοκίες. Παρέχει επίσης στους εργαζομένους περισσότερο χρόνο για να επικεντρωθούν στα εργασιακά τους καθήκοντα, αντί να παρακολουθούν συναντήσεις όπου συζητούνται πιθανές εταιρικές προσανατολισμοί..

Ευκολία μεταβίβασης

Η αντιπροσωπεία είναι πολύ ευκολότερη εάν προέρχεται άμεσα από την κάθετη δομή επικοινωνίας που αντιπροσωπεύει την αλυσίδα διοίκησης.

Όταν ένας ισχυρός ηγέτης βρίσκεται στην πρώτη γραμμή, οι διαχειριστές μπορούν να αναλάβουν την ευθύνη γρήγορα και αποτελεσματικά. Επίσης, αναθέστε εργασίες σε ομάδες ή υπαλλήλους και καθορίστε σταθερές προθεσμίες.

Μειονεκτήματα

Με μόνο τα ανώτερα στελέχη που λαμβάνουν αποφάσεις, τα συμπεράσματά τους μπορούν να θεωρηθούν ως ελλείποντα στη δημιουργικότητα και επιζήμια για τη συνολική απόδοση.

Παραμόρφωση

Οι επικοινωνίες προς τα κάτω μπορούν να παραμορφωθούν καθώς μετακινούνται μέσω πολλαπλών επιπέδων της οργάνωσης.

Αργή ανατροφοδότηση

Χρειάζεται αρκετός χρόνος για να περάσουν τα μηνύματα σε ολόκληρο τον οργανισμό και έπειτα προς τα επάνω μέσω της οργάνωσης, μετά να πάει πίσω. Αυτό σημαίνει ότι η ανατροφοδότηση μπορεί να είναι αργή, με αποτέλεσμα προβλήματα, ειδικά σε ένα δυναμικό περιβάλλον.

Ερμηνευτικά προβλήματα

Η επικοινωνία προς τα κάτω παρουσιάζει προβλήματα ερμηνείας λόγω της παραμόρφωσης και της αργής ανάδρασης για τη διευκρίνιση του μηνύματος.

Επιδείνωση της σχέσης

Η μεγάλη εξάρτηση από την προς τα κάτω επικοινωνία επιδεινώνει τη σχέση εργασίας-διαχείρισης. Αυτό συμβαίνει επειδή δεν παρέχει άμεση επικοινωνία μεταξύ τους.

Μειώνει τα κίνητρα

Δεδομένου του χρόνου που λαμβάνει η επικοινωνία και του προβλήματος με παραμορφωμένα μηνύματα, η επικοινωνία προς τα κάτω μπορεί να έχει αρνητικό αντίκτυπο στα οργανωτικά κίνητρα.

Όταν χρησιμοποιείται σωστά, η επικοινωνία προς τα κάτω μπορεί να βοηθήσει στην καθιέρωση ενός σαφούς οράματος για τη διοίκηση της εταιρείας. Αλλά μπορεί εύκολα να θεωρηθεί ως αφεντικό ή δικτατορικό.

Ιδιαίτερα με έναν αδύναμο ηγέτη, οι εργαζόμενοι μπορούν να γίνουν ανυπόμονοι και να προκαλέσουν μονομερείς αποφάσεις. Επομένως, η επικοινωνία από την κορυφή προς τα κάτω δεν είναι η καλύτερη για τις εταιρείες που αγωνίζονται να εφαρμόσουν αποτελεσματικά την αλλαγή.

Παραδείγματα

Παραδείγματα καθοδικής επικοινωνίας περιλαμβάνουν την εξήγηση της αποστολής και της στρατηγικής ενός οργανισμού ή την εξήγηση του οργανωτικού οράματος. Η αποτελεσματική επικοινωνία προς τα κάτω παρέχει στους υπαλλήλους σαφή κατανόηση του μηνύματος που έχουν λάβει.

Εάν η ενημερωτική ή πειστική και αποτελεσματική προς τα κάτω επικοινωνία αναγκάζει τους δικαιούχους να αναλάβουν δράση ή να συμπεριφέρονται σύμφωνα με τις προσδοκίες των επικοινωνιακών φορέων.

Στην εργασία, η καθοδήγηση των στελεχών των εργαζομένων είναι η πιο βασική μορφή επικοινωνίας προς τα κάτω. Αυτά μπορεί να είναι γραπτά εγχειρίδια, οδηγίες, σημειώσεις, πολιτικές ή προφορικές παρουσιάσεις.

Ένα άλλο παράδειγμα καθοδικής επικοινωνίας είναι ένα διοικητικό συμβούλιο που δίνει εντολή στη διοίκηση να αναλάβει συγκεκριμένη δράση.

Οργανισμοί

Οι περισσότεροι οργανισμοί λειτουργούν με κάποιον τύπο επικοινωνίας κατερχόμενης ζεύξης. Μερικά γνωστά παραδείγματα είναι ο Οργανισμός Trump, τα Helmsley Hotels και η Martha Stewart Living.

Αυτές οι εταιρείες είναι καλά παραδείγματα επειδή οδηγήθηκαν από τρία ιδιαίτερα ισχυρά και πεπειραμένα άτομα, που ήταν σε θέση να πάρουν με επιτυχία όλες τις αποφάσεις σχετικά με την κατεύθυνση της εταιρείας..

Οι εταιρείες σε βιομηχανίες με υψηλό ρυθμό ρύθμισης είναι επίσης πιο πιθανό να χρησιμοποιούν επικοινωνία κατερχόμενης ζεύξης, όπως οι τράπεζες και τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα.

Αναφορές

1. Μίχα Χάρπερ (2015). Αρχή προς τα κάτω vs. Στυλ διαχείρισης από κάτω προς τα πάνω. Πανεπιστήμιο Touro παγκοσμίως. Λαμβάνεται από: tuw.edu.
2. Μελέτη (2018). Επικοινωνία προς τα κάτω: Ορισμός, Πλεονεκτήματα & Μειονεκτήματα. Από: study.com.
3. Lumen (2018). Διαχείριση και επικοινωνία. Λαμβάνεται από: courses.lumenlearning.com.
4. Surbhi (2017). Διαφορά μεταξύ επικοινωνίας προς τα πάνω και προς τα κάτω. Βασικές διαφορές. Από: keydifferences.com.
5. Η επιχειρησιακή ανακοίνωση (2018). Πλεονέκτημα και μειονεκτήματα της προς τα κάτω επικοινωνίας. Λαμβάνεται από: thebusinesscommunication.com.