Πώς να βελτιώσετε την αποτελεσματική επικοινωνία 10 πρακτικές συμβουλές

Το αποτελεσματική επικοινωνία του προσωπικού, οργανισμούς και επιχειρήσεις είναι πολύ σημαντική για την επίτευξη των στόχων και την ανάπτυξη προσωπικών σχέσεων και τις πιο σύνθετες προκλήσεις της ζωής, όπως σημαντικές κοινωνικές σχέσεις (μητέρα / πατέρα-παιδιών, την οικογένεια, την εργασία, κ.λπ.) ή την πρόοδο στην επαγγελματική σας καριέρα απαιτούν τον σωστό χειρισμό της επικοινωνίας.

Είτε προφορική είτε γραπτή, η επικοινωνία δεν είναι απλή υπόθεση. Τα καλά νέα είναι ότι η ικανότητα επικοινωνίας μπορεί να μάθει. Σύμφωνα με αυτές τις οδηγίες, θα μάθετε να βελτιώνετε την αποτελεσματική επικοινωνία και σύντομα θα παρατηρήσετε αλλαγές στο επίπεδο αποδοχής, εμπιστοσύνης και επαγγελματικής εξέλιξης.

10 βήματα για την ανάπτυξη αποτελεσματικής επικοινωνίας

1-Μην παίρνετε τίποτα δεδομένο

Πολλοί άνθρωποι, ιδιαίτερα στον επαγγελματικό τομέα, είναι πεπεισμένοι για την επικοινωνιακή υπεροχή τους, κρατώντας πεποιθήσεις όπως:

"Είμαι καλός επικοινωνίας ... όλοι οι άλλοι έχουν το πρόβλημα".

"Ο τρόπος επικοινωνίας μου δεν είναι το πρόβλημα, είναι οι άλλοι που δεν ξέρουν πώς να ακούν".

Να επισημάνουμε τα λάθη των άλλων ως δικαιολόγηση των προβλημάτων μας είναι το νούμερο ένα χόμπι των ατομικιστικών κοινωνιών, μια διάκριση που προτάθηκε από τον επιστήμονα Μίλερ το 1984¹.

Αυτό το επικοινωνιακό αποτέλεσμα της οποίας μιλώ είναι ένα αποτέλεσμα της απόδοσης: ερμηνεία ή εξήγηση γίνεται για τα αίτια, τα κίνητρα και τους λόγους κάποιου γεγονότος (συμπεριλαμβανομένων των πεποιθήσεων, στάσεων και συμπεριφορών), είτε σε άλλους ή στις επιμέρους μάρκες.

Ο επιστήμονας Kelley πρότεινε ότι αν οι άνθρωποι ενεργούν ως επιστήμονες, θα μπορούσαμε να επιτύχουμε μια τέτοια απόδοση μόνο αν στην συγκεκριμένη προτεινόμενη κατάσταση²:

• Όποτε είμαστε με αυτό το πρόσωπο, το ίδιο συμβαίνει και εμείς.
• Αυτό το άτομο έχει το ίδιο πρόβλημα με περισσότερους ανθρώπους.

Ωστόσο, λόγω πολιτιστικών και μαθησιακών λόγων, δεν είμαστε επιστήμονες ή στόχοι όταν κάνουμε κρίσεις απόδοσης.

Επιστρέφοντας στο παράδειγμα, το πιο απλό και γρηγορότερο είναι να κατηγορούμε το άλλο για ένα συγκεκριμένο πρόβλημα, γιατί;?

• Η επιβεβαιωτική τάση προκατάληψη: αυτό attributional προκατάληψη που προκύπτουν αν δεν αναζητούν πληροφορίες που είναι πέρα ​​από την προσωπική μας αντίληψη ή υπέρθεση κρίση μας πριν από εκείνα των άλλων.

Δηλαδή, εάν ενεργούμε σαν άνθρωποι αντί να δρούμε ως επιστήμονες, μάλλον υποθέτουμε ότι το σφάλμα έγκειται στο άλλο πρόσωπο, ακόμα και αν τηρηθεί η πρώτη παρατήρηση που πρότεινε ο Kelley..

Ο μεγαλύτερος εχθρός της μάθησης και της προσωπικής ανάπτυξης είναι ο τρόπος σκέψης μας. Εάν θεωρήσουμε ότι είμαστε τέλειοι και οι άλλοι είναι κακοί επικοινωνούντες, δεν θα εξετάσουμε ποτέ τι μπορούμε να βελτιώσουμε.

Η αλήθεια είναι ότι όλοι έχουμε δυνατά σημεία και αδυναμίες στις διάφορες πτυχές της διαπροσωπικής επικοινωνίας. Δεν υπάρχει κανένα άτομο στον πλανήτη που δεν χρειάζεται να εργάζεται για να βελτιώσει την επικοινωνία του, καθώς είναι μια δουλειά για τη ζωή, δεν πρέπει ποτέ να μειώσουμε την φρουρά μας.

2-Γνωρίστε τον εαυτό σας

Πριν αποφασίσετε να κάνετε αλλαγές στον τρόπο που επικοινωνείτε, πρέπει να ξέρετε τι δύναμη σας είναι να προσπαθήσετε να τα κρατήσετε και να μάθετε από αυτά ή ποια είναι τα αδύνατα σημεία σας, τα οποία πρέπει να λειτουργούν.

Αφιερώστε λίγο χρόνο για να εξετάσετε τις τελευταίες επικοινωνιακές συναντήσεις που είχατε. Ρωτήστε τον εαυτό σας ερωτήσεις και προσπαθήστε να περιγράψετε το επικοινωνιακό στυλ σας. Μερικές από τις ερωτήσεις που μπορείτε να ρωτήσετε σε κάθε επικοινωνιακή σκηνή που θυμάστε είναι οι εξής:

• Πώς έχω επικοινωνήσει (συμπεριφορές, στάσεις, τύπος επιχειρημάτων που χρησιμοποιήθηκαν κ.λπ.)?
• Ποιες ήταν οι συνέπειες που μου είχατε γνωρίσει με αυτόν τον τρόπο?
• Ποια επικοινωνιακά εργαλεία των χρησιμοποιηθέντων ήταν πιο θετικά και τα οποία είναι πιο αρνητικά?
• Ποια εργαλεία θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ευρέως;?
• Και, μεταξύ των αρνητικών, πώς θα μπορούσα να αποφύγω να τα βγάλω;?

3-Κρατήστε ένα παγκόσμιο όραμα

Φανταστείτε ότι βρίσκεστε σε ένα πλαίσιο εργασίας ή μελέτης ομάδας. Πιθανώς το πιο σημαντικό πράγμα για εσάς και την ομάδα είναι το καθήκον. Ωστόσο, αυτό είναι ένα δίκοπο σπαθί.

Όταν υπάρχει ένα έργο που πρέπει να εκτελέσουμε, τείνουμε να επικεντρωθούμε σε αυτό και να διαπράξουμε αμέλεια στην αντιμετώπιση των ανθρώπων. Όταν συμβαίνει αυτό, προσπαθήστε να διατηρήσετε ένα παγκόσμιο όραμα για το τι συμβαίνει.

Δεδομένου ότι τα περισσότερα λάθη στην απόδοση μιας εργασίας οφείλονται σε κακή επικοινωνία, προσπαθήστε να είστε η αντικειμενική φωνή της ομάδας. Επιπλέον, σε πολλές περιπτώσεις θα συμμετέχετε σε ομαδικές συζητήσεις. Εάν είστε παρατηρητής, θα ξέρετε πώς να προσδιορίσετε την αιτία της σύγκρουσης για να την λύσετε.

4-Ακούστε πριν μιλήσετε

Σε στενή σχέση με το προηγούμενο σημείο βρίσκουμε αυτό το φαινόμενο. Σίγουρα θα είστε σε θέση να εντοπίσετε αρκετές επικοινωνιακές καταστάσεις στη ζωή σας, στις οποίες έχετε βρεθεί να υπερασπίζεστε τη θέση σας με το πίσω μέρος του σπαθί σας.

Όσο πιο σημαντικό είναι για μας το θέμα που πρέπει να αντιμετωπίσουμε σε μια συζήτηση, τόσο περισσότερο θα προσπαθήσουμε να λάβουμε υπόψη μας τη γνώμη μας.

Αυτό μπορεί να μας οδηγήσει στο να μην ακούσουμε και να μονοπωλήσουμε τον λόγο, ή ακόμα και να αντιμετωπίσουμε ο ένας τον άλλον λόγω της επικράτησης της άποψης μας. Ωστόσο, σε πολλές περιπτώσεις η άποψή σας και αυτή των άλλων δεν είναι τόσο αντίθετη όσο φαίνεται στην αρχή.

Ως εκ τούτου, η καλύτερη στρατηγική για να αποφευχθεί η δυσάρεστη κατάσταση μας που μας κάνουν να θυμόμαστε τη συζήτηση ως μια αποτυχία να βρει, είναι να ακούσει πριν από την ομιλία και να προσπαθήσουμε να παρέχει σύντομη αλλά πολύ κατατοπιστική επιχειρήματα σε μια δυναμική τρόπο.

5-Assertiveness έργα

Ως ενδιάμεσο σημείο μεταξύ της παθητικότητας και της επιθετικότητας στο λόγο επικοινωνίας μας, βρισκόμαστε στην αλληλεγγύη. Ο όρος αυτός, αν και προέρχεται από τα Λατινικά (επιβεβαίωση της βεβαιότητας ενός πράγματος), περιγράφηκε για πρώτη φορά λεπτομερώς από τον Wolpe και τον Lazarus το 1958.

Αυτοπεποίθηση είναι να διεκδικήσει τον εαυτό μας και τον σεβασμό, να πω αυτό που σκεφτόμαστε και πιστεύουμε χωρίς το φόβο των αντιποίνων, ναι, πάντα το κάνει με την κομψότητα και από μία θέση μέγιστης σεβασμό.

Τι πρέπει να κάνω για να είμαι ισχυρός?

• Πάντα πείτε την αλήθεια εάν είναι θετική ή αρνητική για τον συνομιλητή σας, χωρίς να τον μεταχειρίζεστε με περιφρόνηση ή να στέλνετε ενοχλητικά μηνύματα. Η βεβαιότητα συνεπάγεται κομψότητα και σεβασμό προς τους άλλους.
• Στείλτε το μήνυμά σας καθαρά, συνοπτικά, γρήγορα και δυνατά. Η ισχυρή επικοινωνία δεν σημαίνει δισταγμό. Όταν πρόκειται για αποτελεσματική επικοινωνία, λιγότερα είναι πάντα περισσότερα.
• Συζήτηση σχετικά με το τι ξέρετε, ποτέ δεν βασίζουν σε απλές εικασίες ή αντιλήψεις. Γιατί; Εάν η αξιοπιστία σας ως πηγή πληροφόρησης μειωθεί, είναι πολύ πιθανό ο συνομιλητής σας να εκμεταλλευτεί για να "φάει" τα επιχειρήματά σας, εισάγοντας έναν κύκλο επιθετικής-αμυντικής επικοινωνίας.
• Προσκαλέστε διάλογο, ζητήστε ερωτήσεις και ζητήστε συμμετοχή.
• Ακούστε ενεργά τον συνομιλητή σας. Η ενεργητική ακρόαση είναι μια κατά κύριο λόγο μη λεκτική επικοινωνιακή διάσταση³. Η έκφραση του προσώπου σας και οι επιβεβαιωτικές σας χειρονομίες θα υποδηλώνουν τη γνώμη σας χωρίς την ομιλία σας. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αποθηκεύσετε λέξεις και να εκφραστείτε ενώ ακούτε. Επιπλέον, θα ενθαρρύνετε την επικοινωνιακή κινητοποίηση και το ενδιαφέρον για εσάς ως άτομο με το οποίο θα μοιραστείτε τις απόψεις.

6-Έχετε μια θετική στάση

Κάθε επικοινωνιακή πράξη μεταξύ ανθρώπων περιέχει αυτά τα δύο συστατικά.

Οι στάσεις απορρέουν από τις πεποιθήσεις, τα συναισθήματα και τις προθέσεις μας. Η ψυχολόγος Allport ορίζονται ως οι ψυχικές και νευρολογικές διατάξεις που διοργανώνονται από την εμπειρία που ασκεί μια δυναμική κατευθυντήρια γραμμή επιρροή ή τις αντιδράσεις του ατόμου από όλα τα αντικείμενα και όλες τις καταστάσεις που τους οφείλονται.

Εάν αναλύσουμε τον ορισμό αυτό, βλέπουμε ότι σε μια επικοινωνιακή πράξη οι στάσεις μας είναι εξίσου σημαντικές με τη συμπεριφορά μας. Σε κάθε επικοινωνιακή ανταλλαγή, οι στάσεις μας θα είναι πάντα παρούσες, παρέχοντας πληροφορίες στον συνομιλητή μας.

Όταν μιλάμε για στάση, εννοώ τόσο εκείνων που έχουν για εμάς και εκείνους που λαμβάνουν το άλλο πρόσωπο, και οι δύο τύποι των στάσεων είναι υψίστης σημασίας

Εάν η στάση σας προς τον εαυτό σας είναι αρνητική (χαμηλή σεβασμός στον εαυτό σας), αυτό θα αντικατοπτρίζεται στον τρόπο επικοινωνίας σας, καθιστώντας το έργο πιο δύσκολο.

Με ποιο τρόπο; Ένα άτομο που δεν εκτιμάται και θέλει αρκετά, θα προκαλέσει το ίδιο αποτέλεσμα στον συνομιλητή σας και η αξιοπιστία σας θα μειωθεί.

Αντίθετα, αν διατηρήσετε θετική στάση απέναντι στον εαυτό σας, θα δείτε γρήγορα ότι οι άλλοι θα έχουν μεγαλύτερο ενδιαφέρον να ακούσουν τη γνώμη σας και να αποδεχθούν τα επιχειρήματά σας.

7-Προσαρμογή στον συνομιλητή σας

Τα πάντα επικοινωνούν: εσείς, ο συνομιλητής σας, το θέμα, η στιγμή, ο τόπος και ο τρόπος.

Ανάλογα με το τι πρέπει να είναι η συζήτηση, πρέπει να προσαρμοστεί το πλαίσιο. Έτσι, μια συζήτηση εργασίας δεν είναι η ίδια με μια συζήτηση με φίλους ή οικογένεια.

Εν πάση περιπτώσει, η πιο σημαντική πτυχή είναι το πρόσωπο με το οποίο επικοινωνείτε. Σε αυτή την κατεύθυνση, ο Αϊνστάιν είπε: "Δεν καταλαβαίνετε κάτι εκτός αν είστε σε θέση να το εξηγήσετε στη γιαγιά σας".

8-Empathy: Τι σκέφτεται ο συνομιλητής μου;?

Μπορείτε πιθανώς να ρωτήσετε αυτήν την ερώτηση πολύ συχνά όταν έχετε μια συνομιλία. Αν ναι, πολύ καλό. Η ενσυναίσθηση είναι η ικανότητα να αντιλαμβάνονται τις σκέψεις, τα συναισθήματα, τα συναισθήματα και τις προθέσεις ενός άλλου προσώπου.

Όσο καλύτερα γνωρίζετε ένα άτομο, τόσο καλύτερα μπορείτε να συνειδητοποιήσετε μαζί του και όσο περισσότερο συνηθίζετε να ερμηνεύετε τι μπορεί να αισθάνεται ή να σκέφτεται το άλλο άτομο, η ικανότητά σας θα είναι καλύτερη.

Εάν ο συνομιλητής σας αισθάνεται ότι είστε ενθουσιασμένοι μαζί του, θα αισθάνεται περισσότερο ενδιαφέρον και κίνητρο από τη συνομιλία σας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η ενσυναίσθηση είναι ένα ισχυρό εργαλείο επικοινωνίας. Ενδιαφέρον για τους άλλους, θα πάρετε ενδιαφέρον.

Τι μπορώ να κάνω για να δείξω ενσυναίσθητη σε μια συνομιλία?

• Ρωτήστε τον αν οι εντυπώσεις σας είναι σωστές. Κατά τη διάρκεια της συζήτησης, προσπαθήστε να μαντέψετε τι μπορεί να σκέφτεται ή να αισθάνεται το άλλο άτομο. Όταν έχετε μια γενική ιδέα, ζητήστε την έμμεσα χρησιμοποιώντας εκφράσεις όπως "Φαίνεται ότι .... Έχω δίκιο; "Ή" έχω την εντύπωση ότι ... ". Με βάση την απάντηση που θα λάβετε, θα έχετε τα κλειδιά για την ερμηνεία των σημάτων του συγκεκριμένου προσώπου ειδικότερα.
• Δώστε προσοχή στην εμφάνιση του συνομιλητή σας: Δεν είναι μάταιο ότι λέγεται ότι τα μάτια είναι ο καθρέφτης της ψυχής. Η εμφάνιση ενός ατόμου θα σας πει πώς αισθάνεται.
• Συναισθηματική Αμοιβαιότητα: Αν αυτό που θέλετε είναι για το πρόσωπο με το οποίο μιλάτε να εκφράσετε τα συναισθήματά σας, ξεκινάτε κάνοντας το ίδιο. Είναι πολύ πιθανό ότι το άλλο άτομο θα προσαρμοστεί στο επίπεδο έκφρασής σας.

Σε στενή σχέση με την ενσυναίσθηση είναι η έννοια της ηθικής επικοινωνίας. Αυτό σημαίνει ότι λαμβάνετε υπόψη την ευημερία του ατόμου με τον οποίο αλληλεπιδράτε, επιδεικνύοντας την ευαισθησία σας για τα συναισθήματα και τις πεποιθήσεις σας..

Αν κάποιος αισθάνεται κατανοητός, θα είναι πιο ανοιχτός για να σας ακούσει και να σας εκφράσει αυτό που αισθάνεται πραγματικά

9-Παρατήρηση και ενεργή ακρόαση

Όταν επικοινωνούμε, όλες μας οι αισθήσεις μπορούν να μας δώσουν πολύτιμες πληροφορίες. Χρησιμοποιώντας την ακοή ως προτεραιότητα, λαμβάνουμε μόνο το 45% των συνολικών πληροφοριών που διαβιβάζει ο συνομιλητής μας: τόνος φωνής, τόμος, ρυθμός και περιεχόμενο.

Το άλλο 55% των επικοινωνιακών πληροφοριών μπορεί να γίνει αντιληπτό μέσω της αίσθησης της όρασης³ αλλά γι 'αυτό πρέπει να εκπαιδεύσουμε και να συνηθίσουμε να καταγράψουμε αυτά τα κλειδιά: εκφράσεις, χειρονομίες, θέση, αναπνευστικό ρυθμό, απόσταση, κλπ..

Όταν ακούμε τον συνομιλητή μας, πρέπει να συνηθίζουμε να το κάνουμε ενεργά, δηλαδή να εξάγουμε τη μέγιστη πληροφορία από τα ερεθίσματα που συλλαμβάνονται: σκέψη, δημιουργία συσχετίσεων και ερμηνειών κ.λπ. Επιπλέον, ένα καλό εργαλείο για να σας παρακινήσει να συνοδεύσετε την ομιλία σας είναι να κάνετε μικρές συγκαταθέσεις χρησιμοποιώντας λέξεις ή χειρονομίες.

10-μάτι με τις επικοινωνιακές αλλοιώσεις

Ένας από τους καλύτερους τρόπους να μάθουμε να επικοινωνούμε αποτελεσματικά είναι να διορθώσουμε τους εαυτούς μας και να διορθώσουμε τα λάθη μας. Υπάρχουν ορισμένες επικοινωνιακές αλλαγές που συμβαίνουν με υψηλή συχνότητα σε όλες τις επικοινωνιακές ανταλλαγές:

• Παραμόρφωση: συνίσταται στην ερμηνεία με μερικό ή υποκειμενικό τρόπο των πληροφοριών που διαβιβάζει ο συνομιλητής μας. Όταν ακούμε, πρέπει να τοποθετηθούμε στο πλαίσιο αναφοράς του προσώπου που μιλάει και να προσπαθήσουμε να απομονώσουμε τη δική μας, με βάση τις εμπειρίες μας και τη μάθηση. Κάθε άτομο είναι ένας κόσμος.
• Παράλειψη: δεδομένου ότι η ικανότητα προσοχής του ανθρώπου είναι περιορισμένη, χάνουμε συνήθως μέρος των πληροφοριών που διαβιβάζει ο συνομιλητής μας. Αυτό μπορεί να εμποδίσει και να αποθαρρύνει το άτομο με το οποίο μιλάτε. Προσπαθήστε να προσαρμόσετε την προσοχή σας ώστε να θυμάστε τις σημαντικές πληροφορίες και να φιλτράρετε το λιγότερο σχετικό. Για να μάθουμε τι είναι σημαντικό, πρέπει να δούμε τη μη λεκτική γλώσσα του συνομιλητή μας, η οποία θα τονίσει ότι με ένα μεγαλύτερο συναισθηματικό περιεχόμενο.
• Γενίκευση: αυτή η αλλαγή, αντίθετα με τις προηγούμενες, αναφέρεται στα επικοινωνιακά σας μηνύματα ως απάντηση σε αυτά του συνομιλητή σας. Τείνουμε να γενικεύσουμε μια συγκεκριμένη κατάσταση σε ένα "πάντα, ποτέ, τίποτα, τίποτα, κλπ." Προσπαθήστε να αποφύγετε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις εκφράσεις γενικεύοντας συγκεκριμένες περιπτώσεις που το άτομο με το οποίο μιλάτε μεταδίδεται σε εσάς. Γιατί; Αυτό θα προκαλέσει μια αίσθηση της αντίληψης στον συνομιλητή σας που θα οδηγήσει σε απόρριψη και απογοήτευση απέναντί ​​σας.

Και τι κάνετε για να δημιουργήσετε αποτελεσματική επικοινωνία με άλλους; Η εμπειρία σας θα μας βοηθήσει να έχουμε άλλες απόψεις και αναγνώστες. Σας ευχαριστώ!

Αναφορές

1. Miller, J.G. (1984). Πολιτισμός και ανάπτυξη της καθημερινής κοινωνικής εξήγησης. Journal of Personality and Social Psychology, 46, 961-978.
2. Kelley, Η.Η. (1971). Αναφορά στην κοινωνική αλληλεπίδραση. Νέα Υόρκη: Γενικός Τύπος Εκμάθησης.
3. Mehrabian, Albert (1969): "
   Ορισμένες αναφορές και μέτρα μη λεκτικής συμπεριφοράς ". Μέθοδοι έρευνας συμπεριφοράς και όργανα, 1, 203-207.
4. Xlibris Corporation. (2008). Αποτελεσματικές δεξιότητες επικοινωνίας: τα θεμέλια για την αλλαγή.
5. Chambers, Η.Ε. (2001). Αποτελεσματικές Δεξιότητες Επικοινωνίας για Επιστημονικούς και Τεχνικούς Επαγγελματίες. Βασικά βιβλία.