Σύστημα διαρκούς απογραφής, πλεονεκτήματα

Το σύστημα του διαρκή απογραφή είναι μια λογιστική μέθοδος απογραφής που καταχωρεί αμέσως την πώληση ή την αγορά αποθέματος μέσω της χρήσης μηχανογραφικών συστημάτων και λογισμικού διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων.

Δείχνει μια αρκετά λεπτομερή εικόνα των μεταβολών των αποθεμάτων, με άμεση εκθέσεις σχετικά με την ποσότητα των αποθεμάτων σε απόθεμα, και αντικατοπτρίζει με ακρίβεια το επίπεδο των προϊόντων που υπάρχουν.

Η διαρκή απογραφή είναι η προτιμώμενη μέθοδος ανίχνευσης του αποθέματος, καθώς μπορεί να παράγει συνεχώς εύλογα ακριβή αποτελέσματα, αν γίνει σωστή διαχείριση..

Ως εταιρεία, η ύπαρξη περισσότερου αποθέματος αυτού που χρειάζεται είναι δαπανηρή και μπορεί να δημιουργήσει απόβλητα. Από την άλλη πλευρά, έχοντας πολύ λίγα μέσα που διατρέχετε τον κίνδυνο απογοητεύσεων πελατών και απώλειας εσόδων από πωλήσεις με τους ανταγωνιστές σας.

Καθώς η αέναη λογισμικό απογραφής είναι πάντα μέχρι σήμερα, έχει άμεση ορατότητα των επιπέδων των αποθεμάτων, της επιτρέπει να ανταποκρίνεται ταχύτερα στις αλλαγές της ζήτησης.

Πώς λειτουργεί η διαδικασία?

Με το σύστημα διαρκούς απογραφής, μια εταιρεία ενημερώνει συνεχώς τα αρχεία απογραφής, τα οποία αφορούν προσθήκες και αφαιρέσεις για δραστηριότητες όπως:

- Αγορά αντικειμένων αποθέματος.

- Εμπορεύματα που πωλούνται από το απόθεμα.

- Υλικά που λαμβάνονται από το απόθεμα για χρήση στην παραγωγή.

- Απορριπτόμενα άρθρα.

Το σύστημα λειτουργεί τέλεια όταν συνδυάζεται με μια βάση δεδομένων υπολογιστών, ενημερωμένη σε πραγματικό χρόνο από το προσωπικό της αποθήκης που χρησιμοποιεί σαρωτές barcode ή από πωλητές που χρησιμοποιούν τερματικά σημείου πώλησης.

Περιοδική απογραφή έναντι διαρκούς απογραφής

Παραδοσιακά, αν θέλετε να ξέρετε πόσα στοιχεία ήταν διαθέσιμα στο κατάστημα, θα έπρεπε να κάνει μια φυσική καταμέτρηση και συμφιλιωθεί με χειροκίνητο ή αυτόματο παρτίδα με βάση.

Οι εταιρίες λογιστικοποίησαν φυσικά τα αποθέματα στο τέλος μιας δεδομένης περιόδου και τα στοιχεία των αποθεμάτων ενημερώθηκαν την εποχή εκείνη. Αυτό είναι γνωστό ως το περιοδικό σύστημα απογραφής, επειδή οι πληροφορίες ενημερώνονται περιοδικά.

Το σύστημα διαρκούς απογραφής χρησιμοποιεί λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων και διαδικασίες που επιτρέπουν την ενημέρωση της μετακίνησης αποθεμάτων σε πραγματικό χρόνο.

Οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν σαρωτές γραμμωτού κώδικα για την καταγραφή των πωλήσεων, των αγορών ή των επιστροφών τη στιγμή που εμφανίζονται.

Αυτές οι πληροφορίες αποστέλλονται σε μια βάση δεδομένων που ενημερώνεται συνεχώς για να καταγράφει κάθε αλλαγή. Η διαρκή ενημέρωση του καταλόγου είναι αυτό που δίνει στο σύστημα το όνομα του και το διαφοροποιεί από την περιοδική προσέγγιση.

Λογαριασμοί διαρκούς απογραφής

Στο πλαίσιο αυτού του συστήματος, δεν χρειάζεται να διατηρείτε λογαριασμό αγοράς επειδή ο λογαριασμός αποθέματος χρεώνεται απευθείας με κάθε αγορά εμπορευμάτων.

Οι λογαριασμοί που δημοσιεύονται σε αυτό το σύστημα είναι:

- Όταν το εμπόρευμα αγοράζεται για αποθήκευση στο απόθεμα:

- Όταν προκύπτουν δαπάνες, όπως έξοδα μεταφοράς, ασφάλισης κ.λπ., προστίθενται στο κόστος του εμπορεύματος:

- Εάν το εμπόρευμα επιστραφεί στον προμηθευτή:

- Όταν το εμπόρευμα πωλείται:

- Εάν τα εμπορεύματα επιστρέφονται από τους πελάτες:

- Όταν διαπιστώνεται διαφορά μεταξύ του ποσού του λογαριασμού αποθέματος και του φυσικού αριθμού:

Πλεονεκτήματα

Επιτρέπει μια ακριβή αντικατάσταση

Οι αλλαγές στο απόθεμα καταγράφονται σε πραγματικό χρόνο κατά την αγορά και πώληση αποθέματος. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργείτε αναφορές που προσδιορίζουν άμεσα τα στοιχεία αποθέματος που εξαντλούνται.

Ανακαλύψτε την παρακμή και την κλοπή

Σε ένα σύστημα περιοδικών απογραφών, στο τέλος της περιόδου προσαρμόζεται το απόθεμα, επικυρώντας τον πραγματικό αριθμό απογραφών. Αυτό κρύβει οποιαδήποτε κλοπή, συρρίκνωση ή ακόμη και σφάλματα στην καταμέτρηση, όταν αυτή η προσαρμογή μεταφέρεται στον λογαριασμό κόστους των πωληθέντων εμπορευμάτων.

Ένα διαρκές σύστημα θα συγκρίνει την αξία του αποθέματος στο σύστημα με το τέλος της περιόδου μέτρησης και θα σας επιτρέψει να διερευνήσετε τυχόν διαφορές.

Παρέχει ακριβέστερες ενδιάμεσες οικονομικές καταστάσεις

Επειδή στο σύστημα περιοδικών απογραφών οι τιμές αποθεμάτων δεν αλλάζουν κατά την περίοδο, τόσο ο λογαριασμός αποθέματος στον ισολογισμό όσο και ο λογαριασμός κόστους των εμπορευμάτων που πωλούνται στη κατάσταση αποτελεσμάτων είναι ανακριβή καθ 'όλη τη διάρκεια της περιόδου. περίοδο.

Ένα διαρκές σύστημα διατηρεί τα σωστά ποσά και παρέχει ένα ακριβέστερο σύνολο οικονομικών καταστάσεων καθ 'όλη τη διάρκεια της περιόδου.

Στενότερη διαχείριση των επιπέδων αποθεμάτων

Τα επίπεδα των αποθεμάτων είναι πάντα σωστά και έχουν πρόσβαση σε αυτά ανά πάσα στιγμή. Μπορείτε να υπολογίσετε σωστά το ποσοστό του κύκλου εργασιών σας για να δείτε εάν οι πωλήσεις επιβραδύνουν ή εάν τα προϊόντα δεν πωλούνται πλέον γρήγορα.

Ενσωμάτωση με άλλα εμπορικά συστήματα

Οι πληροφορίες απογραφής πραγματικού χρόνου είναι ζωτικής σημασίας για τις οικονομικές και λογιστικές ομάδες. Η ενσωμάτωση του συστήματος απογραφής με τα χρηματοπιστωτικά συστήματα συμβάλλει στη διασφάλιση ακριβών φορολογικών και ρυθμιστικών εκθέσεων.

Οι πωλητές μπορούν να προσφέρουν καλύτερη εμπειρία στον πελάτη, επηρεάζοντας άμεσα τη φήμη τους. Η ενοποίησή του με τα συστήματα μάρκετινγκ δίνει στην ομάδα μια τρέχουσα εικόνα του τι πωλείται και τι δεν είναι..

Μειονεκτήματα

Υψηλό κόστος υλοποίησης

Για να χρησιμοποιήσετε το σύστημα διαρκούς απογραφής, μια επιχείρηση πρέπει πρώτα να εγκαταστήσει εξειδικευμένο εξοπλισμό και λογισμικό. Απαιτεί μια μεγάλη αρχική επένδυση, πολλούς πόρους και χρόνο για την σωστή εφαρμογή του συστήματος.

Μετά την εγκατάσταση του απαραίτητου εξοπλισμού και λογισμικού, η συντήρηση και οι περιοδικές ενημερώσεις θα εξακολουθήσουν να είναι υποχρεωτικές, κοστίζοντας ακόμη περισσότερο τις εταιρείες..

Μεγαλύτερη πολυπλοκότητα

Απαιτεί από τις εταιρείες να προσφέρουν εκπαίδευση σε κάθε εργαζόμενο λόγω της πολυπλοκότητας του συστήματος.

Οι εργαζόμενοι θα χρειαστούν κατάρτιση σχετικά με τον τρόπο χρήσης του συγκεκριμένου λογισμικού της εταιρείας και θα λάβουν επίσης εκπαίδευση σχετικά με τη χρήση ειδικού εξοπλισμού, όπως σαρωτές.

Το καταχωρημένο απόθεμα ενδέχεται να μην αντικατοπτρίζει το πραγματικό απόθεμα

Μπορεί να είναι ένα μειονέκτημα ότι οι συναλλαγές καταγράφονται από τη στιγμή που συμβαίνουν, επειδή ο εγγεγραμμένος απογραφή δεν μπορεί να αντικατοπτρίζουν την πραγματική απογραφή την πάροδο του χρόνου.

Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι σε ένα σύστημα διαρκούς απογραφής δεν χρησιμοποιούνται συχνά αριθμοί φυσικών απογραφών.

Με μεγαλύτερο αριθμό ατόμων που εισέρχονται σε συναλλαγές στο σύστημα, η εταιρεία αναλαμβάνει μεγαλύτερο κίνδυνο να κάνει λάθη λόγω ανθρώπινου σφάλματος.

Περισσότερος χρόνος κατανάλωσης

Με το σύστημα περιοδικών απογραφών, οι εταιρείες διαθέτουν αρκετό χρόνο για την καταγραφή αποθεμάτων.

Μπορούν να καταχωρηθούν εβδομαδιαία, μηνιαία ή και ετησίως. Αυτό καθιστά το σύστημα περιοδικού αποθέματος καταναλώνει λιγότερο χρόνο από το σύστημα διαρκούς απογραφής.

Με το διαρκή σύστημα, κάθε συναλλαγή πρέπει να καταχωρηθεί αμέσως. Οι ελεγκτές θα πρέπει να επανεξετάσουν τις συναλλαγές για να βεβαιωθούν ότι είναι σωστές και πρέπει να γίνουν ακόμη φυσικά αποθέματα για να βρεθούν διαφορές στα αριθμητικά στοιχεία.

Αναφορές

1. Ο Στίβεν Μπράγκ (2017). Σύστημα διαρκούς απογραφής. Λογιστικά μαθήματα και Βιβλία CPE. Λαμβάνεται από: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Διαρκής απογραφή. Λαμβάνεται από: investopedia.com.
3. Λογιστική για τη διαχείριση (2017). Σύστημα διαρκούς απογραφής. Λαμβάνεται από: accountingformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Γιατί να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα διαρκούς απογραφής; Από: netsuite.com.
5. Άνκι Μοχρ (2018). Τα πλεονεκτήματα του συστήματος διαρκούς απογραφής. Μικρές Επιχειρήσεις - Chron.com. Από: chron.com.
6. Τάνια Ρόμπερτσον (2018). Τα μειονεκτήματα του συστήματος συνεχών αποθεμάτων. Μικρές Επιχειρήσεις - Chron.com. Λαμβάνεται από: smallbusiness.chron.com.