Μόνιμα χαρακτηριστικά συστήματος απογραφής, πλεονεκτήματα και παράδειγμα

Το μόνιμο σύστημα απογραφής είναι μια μέθοδος υπολογισμού απογραφής, η οποία καταγράφει την πώληση ή την αγορά αποθέματος αμέσως μέσω της χρήσης ηλεκτρονικών συστημάτων σημείων πώλησης ή εισόδου εντολών και λογισμικού διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων επιχειρήσεων.

Το μόνιμο απόθεμα παρέχει μια λεπτομερή εικόνα των αλλαγών στην απογραφή, με μια άμεση αναφορά του ποσού αποθέματος στην αποθήκη, αντικατοπτρίζοντας με ακρίβεια το επίπεδο των διαθέσιμων στοιχείων.

Αυτό το σύστημα απογραφής είναι ανώτερο από το παλαιότερο σύστημα περιοδικών απογραφών, διότι επιτρέπει την άμεση παρακολούθηση των πωλήσεων και των αποθεμάτων των ειδών ξεχωριστά, γεγονός που βοηθά στην αποφυγή ελλείψεων.

Μόνιμη απογραφή δεν χρειάζεται να προσαρμόζεται με το χέρι από τους λογιστές της εταιρείας, εκτός από το βαθμό που δεν συμφωνείτε με τον πραγματικό αριθμό απογραφών λόγω κάποιας απώλειας, θραύσης ή κλοπής.

Η μόνιμη απογραφή είναι η προτιμώμενη μέθοδος για τον εντοπισμό αποθέματος, διότι εάν διορθωθεί σωστά, μπορεί να παράγει αρκετά ακριβή αποτελέσματα σε συνεχή βάση..

Ευρετήριο

• 1 Χαρακτηριστικά
  • 1.1 Διαφορές αποθεμάτων
  • 1.2 Κόστος πωληθέντων εμπορευμάτων
  • 1.3 Αγορές
  • 1.4 Παρακολούθηση συναλλαγών
• 2 Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα
  • 2.1 Πλεονεκτήματα
  • 2.2 Μειονεκτήματα
• 3 Παράδειγμα
• 4 Αναφορές

Χαρακτηριστικά

Η μόνιμη απογραφή περιγράφει τα συστήματα απογραφής όπου οι πληροφορίες σχετικά με την ποσότητα και τη διαθεσιμότητα του αποθέματος ενημερώνονται συνεχώς ως συνάρτηση της επιχείρησης.

Αυτό επιτυγχάνεται συνδέοντας το σύστημα απογραφής με ένα σύστημα εισαγωγής παραγγελιών, όπως οι ασύρματοι σαρωτές γραμμωτού κώδικα, και σε καταστήματα, με το τερματικό σύστημα σημείου πώλησης. Επομένως, ο κατάλογος των βιβλίων θα είναι ακριβώς ίσος ή σχεδόν ίσος με τον πραγματικό κατάλογο.

Είναι λιγότερο αποτελεσματικό όταν οι αλλαγές καταγράφονται σε κάρτες απογραφής, καθώς υπάρχει μια σημαντική πιθανότητα ότι τα εισιτήρια δεν γίνονται ή δεν γίνονται λανθασμένα ή δεν γίνονται εγκαίρως.

Στο πλαίσιο του μόνιμου συστήματος απογραφής, μια εταιρεία ενημερώνει συνεχώς τα αποθέματά της για να λάβει υπόψη τις προσθήκες και τις αφαιρέσεις αποθεμάτων από δραστηριότητες όπως:

- Λήψη στοιχείων αποθέματος.

- Τα προϊόντα σε απόθεμα πωλούνται.

- Τα αντικείμενα μετακινήθηκαν από το ένα μέρος στο άλλο.

- Υλικά που πρέπει να χρησιμοποιούνται στη διαδικασία παραγωγής.

- Απορριπτόμενα άρθρα.

Ο τύπος του μόνιμου συστήματος απογραφής είναι πολύ απλός: Αρχική απογραφή (συνήθως λαμβάνεται από φυσικό λογαριασμό) + αποδείξεις - αποστολές = τελικό απόθεμα.

Διαφορές αποθέματος

Ένα μόνιμο σύστημα απογραφής έχει το πλεονέκτημα ότι παρέχει ενημερωμένες πληροφορίες σχετικά με το ισοζύγιο αποθεμάτων και απαιτεί μειωμένο επίπεδο φυσικών απογραφών.

Ωστόσο, τα επίπεδα αποθέματος που υπολογίζονται από αυτό το σύστημα ενδέχεται να διαφέρουν σταδιακά από τα πραγματικά επίπεδα αποθεμάτων.

Αυτό οφείλεται σε μη καταγεγραμμένες συναλλαγές ή κλοπές, επομένως τα υπόλοιπα των βιβλίων πρέπει να συγκρίνονται περιοδικά με τα πραγματικά διαθέσιμα ποσά, χρησιμοποιώντας τον κυκλικό αριθμό και προσαρμόζοντας το υπόλοιπο του βιβλίου ανάλογα με τις ανάγκες..

Κόστος πωληθέντων εμπορευμάτων

Σύμφωνα με το μόνιμο σύστημα, υπάρχουν συνεχείς ενημερώσεις σχετικά με το κόστος του λογαριασμού merchandise που πωλείται καθώς πραγματοποιείται κάθε πώληση. Αυτό σημαίνει ότι είναι εύκολο να αποκτηθεί ακριβές κόστος για τα εμπορεύματα που πωλούνται πριν από το τέλος της λογιστικής περιόδου.

Αγορές

Οι αγορές αποθεμάτων εγγράφονται είτε στο λογαριασμό αποθέματος εμπορευμάτων είτε στο λογαριασμό εμπορευμάτων, ανάλογα με τη φύση της αγοράς, ενώ υπάρχει επίσης μια εγγραφή στο ατομικό αρχείο που τηρείται για κάθε είδος αποθέματος.

Παρακολούθηση συναλλαγών

Οι έρευνες είναι πολύ πιο εύκολο να εντοπιστούν σε ένα μόνιμο σύστημα απογραφής. Σε αυτό το σύστημα όλες οι συναλλαγές είναι διαθέσιμες λεπτομερώς σε ατομικό επίπεδο.

Οι αναφορές αποθέματος μπορούν να έχουν πρόσβαση σε σύνδεση ανά πάσα στιγμή. Αυτό διευκολύνει τη διαχείριση των αποθεμάτων και τα χρήματα που απαιτούνται για την αγορά πρόσθετου αποθέματος.

Δεδομένου ότι το περιοδικό σύστημα απογραφής ενημερώνεται μόνο περιστασιακά, οι διαχειριστές δεν έχουν ποτέ ενημερωμένες και ακριβείς οικονομικές πληροφορίες βάσει των οποίων θα βασίζονται στις αποφάσεις αγοράς ή κατασκευής τους..

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα

Πλεονεκτήματα

Το κύριο πλεονέκτημα είναι να παρέχει έγκαιρα στους διαχειριστές στατιστικά στοιχεία σχετικά με την κατάσταση της εταιρείας.

Το ποσό του κόστους των πωληθέντων εμπορευμάτων και το υπόλοιπο του λογαριασμού αποθέματος είναι διαθέσιμο ανά πάσα στιγμή. Αυτές οι πληροφορίες είναι πολύ σημαντικές για τη βελτίωση της πολιτικής αγοράς και την προετοιμασία των βραχυπρόθεσμων οικονομικών καταστάσεων.

Παρόλο που μπορεί να παρουσιαστούν σφάλματα απογραφής λόγω απώλειας, θραύσης, κλοπής, λανθασμένης ανίχνευσης απογραφών ή σφαλμάτων σάρωσης, υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα για τη χρήση αυτού του συστήματος:

- Διατηρήστε μεγαλύτερο έλεγχο των φυσικών αποθεμάτων συγκρίνοντας το πραγματικό υπόλοιπο με τα βιβλία.

- Εντοπίστε οποιοδήποτε πρόβλημα γρήγορα πριν γίνει γιγαντιαίο, όπως κλοπή, ζημιά ή διαρροή αποθέματος.

- Αποφυγή ελλείψεων. Η έλλειψη αποθέματος σημαίνει ότι ένα προϊόν είναι εκτός αποθέματος.

- Παρέχετε τη διαχείριση με μια πιο ακριβή κατανόηση των προτιμήσεων των πελατών.

- Επιτρέψτε τη διαχείριση να συγκεντρώνει το σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων πολλών τοποθεσιών.

- Παρέχετε μεγαλύτερη ακρίβεια, καθώς κάθε στοιχείο απογραφής καταγράφεται χωριστά στο γενικό βιβλίο.

- Μειώστε τον αριθμό των φυσικών αποθεμάτων, χωρίς να απαιτείται να κλείνετε τις συνήθεις επιχειρηματικές δραστηριότητες κατά τη διάρκεια της φυσικής καταμέτρησης.

Μειονεκτήματα

- Στην περίπτωση της χειρωνακτικής λογιστικής, η χρήση του μόνιμου συστήματος απογραφής απαιτεί πολύ χρόνο. Αυτό θα μπορούσε επίσης να οδηγήσει σε πολλά λάθη σε κάθε λογιστική περίοδο. Το πρόβλημα αυτό μπορεί να επιλυθεί μόνο με την εφαρμογή ενός μηχανογραφημένου λογιστικού συστήματος.

- Η χρήση υπολογιστών και λογισμικού λογισμικού μπορεί να είναι αρκετά δαπανηρή για τις μικρές επιχειρήσεις.

- Η τήρηση λογαριασμών αποθεμάτων κάτω από το μόνιμο σύστημα είναι δαπανηρή και χρονοβόρα.

- Τα συστήματα μόνιμης απογραφής ενδέχεται να είναι ευάλωτα σε σφάλματα λόγω υπερεκτίμησης ή υποτιμήσεων. Αυτά μπορεί να προκύψουν ως αποτέλεσμα κλοπής, θραύσης, σφαλμάτων σάρωσης ή κινήσεων αποθέματος χωρίς παρακολούθηση, με αποτέλεσμα σφάλματα στην επανατοποθέτηση.

Παράδειγμα

Ένα παράδειγμα μόνιμου συστήματος απογραφής είναι ένα σύγχρονο τμήμα αποστολής και παραλαβής εμπορευμάτων. Κάθε κουτί που λαμβάνεται σαρώνεται στο λογιστικό σύστημα και έτσι προστίθεται αυτόματα στο υπόλοιπο του αποθέματος.

Τα προϊόντα που αποστέλλονται στους πελάτες επισημαίνονται με γραμμικό κώδικα και σαρώνονται όταν φεύγουν από την αποβάθρα αποστολής. Αυτό το καταργεί αυτόματα από το λογιστικό σύστημα και μειώνει το απόθεμα.

Όπως μπορείτε να δείτε, αυτό το σύγχρονο σύστημα ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο. Δεν είναι απαραίτητο να επεξεργαστείτε συναλλαγές παρτίδας όπως σε ένα σύστημα περιοδικών απογραφών. Ως εκ τούτου, όλες οι αναφορές θα ενημερώνονται πάντοτε για έλεγχο από το διοικητικό προσωπικό.

Αναφορές

1. Ο Steven Bragg (2018). Σύστημα διαρκούς απογραφής. Λογιστικά εργαλεία. Λαμβάνεται από: accountingtools.com.
2. Ο Στίβεν Μπράγκ (2019). Η διαφορά μεταξύ των περιοδικών και περιοδικών συστημάτων απογραφής. Λογιστικά εργαλεία. Λαμβάνεται από: accountingtools.com.
3. Τζέιμς Τσεν (2018). Διαρκής Απογραφή. Λαμβάνεται από: investopedia.com.
4. Wikipedia, η ελεύθερη εγκυκλοπαίδεια (2019). Διαρκής απογραφή. Λαμβάνεται από: en.wikipedia.org.
5. Το μάθημα μου (2019). Τι είναι ένα σύστημα διαρκούς απογραφής; Από: myaccountingcourse.com.