Χαρακτηριστικά επιχειρησιακού σχεδιασμού, σημασία και παράδειγμα

Το επιχειρησιακού προγραμματισμού Είναι ένα εργαλείο διαχείρισης που διευκολύνει τον συντονισμό των οργανωτικών πόρων (ανθρώπινων, οικονομικών και φυσικών) για να καταστεί δυνατή η επίτευξη των σκοπών και των στόχων που περιλαμβάνονται στις στρατηγικές και τακτικές σχέδια της εταιρείας.

Υποθέτοντας ότι η ανώτερη διοίκηση έχει ετοιμάσει ένα στρατηγικό σχέδιο και τακτική διαχείριση μέση σχεδίου, χαμηλή διαχείρισης θα πρέπει να έχουν μια σαφή ιδέα για το τι προσπαθείτε να πάρετε. Απλά πρέπει να καταρτίσετε ένα λεπτομερές επιχειρησιακό σχέδιο για να το κάνετε πραγματικότητα.

Ο κύριος στόχος είναι να προσφέρει επιχειρησιακό προσωπικό προγραμματισμό της οργάνωσης μια σαφή εικόνα των καθηκόντων και των αρμοδιοτήτων τους, σύμφωνα με τους σκοπούς και τους στόχους που περιλαμβάνονται στο στρατηγικό σχέδιο. Επικεντρώνεται σε προϊόντα και υπηρεσίες (παραγωγή, τον εξοπλισμό, το προσωπικό, την απογραφή και τις διαδικασίες) της εταιρείας.

Σκοπός είναι η ανάπτυξη σχεδίων με σκοπό την ανάπτυξη οικονομικών προβλέψεων και τη μεγιστοποίηση της συμμετοχής της εταιρείας στην αγορά. Ένα επιχειρησιακό σχέδιο χρησιμοποιεί τους οικονομικούς δείκτες ενός οργανισμού για να αναλύσει την κερδοφορία του.

Το σχέδιο μπορεί να περιλαμβάνει μια ανάλυση συμβολής για τον προσδιορισμό των διαδικασιών που απαιτούνται για την αύξηση των κερδών. Αυτό θα μπορούσε να σημαίνει συγκέντρωση στην πώληση προϊόντων υψηλής ποιότητας ή μείωση του μεταβλητού κόστους.

Ευρετήριο

• 1 Χαρακτηριστικά
  • 1.1 Περιορίζεται σε συγκεκριμένα τμήματα
  • 1.2 Λεπτομερής
  • 1.3 Βραχυπρόθεσμα
  • 1.4 Κατασκευασμένο από το τμήμα που θα το εφαρμόσει
  • 1.5 Λειτουργικός προϋπολογισμός
• 2 Περιεχόμενο ενός επιχειρησιακού σχεδίου
  • 2.1 Τι
  • 2.2 Ποιος
  • 2.3 Πότε
  • 2.4 Πόσο
• 3 κατηγορίες
  • 3.1 Σχέδια ενιαίας χρήσης
  • 3.2 Συνεχή σχέδια
• 4 Σημασία
• 5 Παράδειγμα
• 6 Αναφορές

Χαρακτηριστικά

Περιορίζεται σε συγκεκριμένα τμήματα

Το επιχειρησιακό σχέδιο περιορίζεται σε ένα μόνο μέρος του οργανισμού. Για παράδειγμα, μια μεγάλη εταιρία (στρατηγικό σχέδιο) διαθέτει ένα τμήμα κατασκευής (τακτικό σχέδιο) που παράγει προϊόντα Α, Β και Γ.

Κάθε ένα από αυτά τα προϊόντα κατασκευάζεται ξεχωριστά σε διαφορετικά εργοστάσια, τα οποία διαχειρίζονται διάφοροι διαχειριστές εγκαταστάσεων, οι οποίοι προετοιμάζουν χωριστά το επιχειρησιακό τους σχέδιο. 

Επομένως, το επιχειρησιακό σχέδιο δημιουργείται από τη διαχείριση χαμηλής στάθμης μιας μονάδας που ανήκει σε επιχειρηματικό τμήμα.

Λεπτομερής

Περιλαμβάνει ειδικά σχέδια για τις δραστηριότητες και τις διαδικασίες χαμηλού επιπέδου και καθημερινά που θα υποστηρίξουν και θα επιτρέψουν το τακτικό σχέδιο. Είναι εξαιρετικά λεπτομερές (ποιος, τι, πού και πότε).

Βραχυπρόθεσμα

Πρέπει να καθορίσετε τις δραστηριότητες και τους προϋπολογισμούς για κάθε περιοχή του οργανισμού κατά τα επόμενα 1 έως 3 χρόνια. Συνδέουν το σχέδιο τακτικής με τις δραστηριότητες που θα εκτελέσει ο οργανισμός και τους απαραίτητους πόρους για τη διεξαγωγή τους.

Περιγράφει ορόσημα επιχειρησιακού σχεδιασμού, προϋποθέσεις για την επιτυχία και εξηγεί πώς (ή πόσο) ένα τακτικό πρόγραμμα θα τρέξει για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα λειτουργίας.

Κατασκευασμένο από το τμήμα που θα το εφαρμόσει

Πρέπει να προετοιμαστεί από τους ανθρώπους που θα συμμετάσχουν στην εφαρμογή του. Συχνά απαιτείται μια σημαντική διυπηρεσιακή επικοινωνία, καθώς τα σχέδια που δημιουργούνται από ένα μέρος του οργανισμού έχουν αναπόφευκτα επιπτώσεις σε άλλα μέρη.

Λειτουργικός προϋπολογισμός

Βασίζεται και δικαιολογείται από την απαίτηση ετήσιου επιχειρησιακού προϋπολογισμού. Ως εκ τούτου, ένα πενταετές στρατηγικό σχέδιο θα απαιτούσε συνήθως πέντε επιχειρησιακά σχέδια, βασισμένα σε πέντε λειτουργικούς προϋπολογισμούς.

Το επιχειρησιακό σχέδιο είναι το πρώτο και τελευταίο βήμα στην προετοιμασία του επιχειρησιακού προϋπολογισμού. Ως πρώτο βήμα, παρέχει ένα σχέδιο για την κατανομή των πόρων. Ως τελευταίο βήμα, το επιχειρησιακό σχέδιο μπορεί να τροποποιηθεί ώστε να αντικατοπτρίζει πολιτικές αποφάσεις ή οικονομικές αλλαγές που έγιναν κατά τη διαδικασία ανάπτυξης του προϋπολογισμού.

Αυτά τα σχέδια και οι προϋπολογισμοί θα πρέπει να θεωρούνται ζωντανά έγγραφα και θα πρέπει να αναθεωρηθούν ώστε να αντανακλούν τις αλλαγές. Η περιοδική επαλήθευσή της είναι το κλειδί της βιωσιμότητάς της.

Περιεχόμενο ενός επιχειρησιακού σχεδίου

Ένα επιχειρησιακό σχέδιο βασίζεται άμεσα σε τακτικά σχέδια που περιγράφουν αποστολές, στόχους, στόχους και δραστηριότητες.

Όπως ένα σχέδιο τακτικής, ένα επιχειρησιακό σχέδιο αντιμετωπίζει τέσσερα ερωτήματα: πού είμαστε τώρα; Πού θέλουμε να είμαστε; Πώς θα φτάσουμε εκεί; και πώς μετράμε την πρόοδό μας?

Ο επιχειρησιακός προγραμματισμός πρέπει να περιλαμβάνει:

- Σαφείς στόχοι.

- Δραστηριότητες που πρέπει να παραδοθούν.

- Πρότυπα ποιότητας.

- Επιθυμητά αποτελέσματα.

- Απαιτήσεις για το προσωπικό και τους πόρους.

- Χρονοδιαγράμματα υλοποίησης.

- Μια διαδικασία για την παρακολούθηση της προόδου.

Το επιχειρησιακό σχέδιο παρουσιάζει πολύ λεπτομερείς πληροφορίες για τους ανθρώπους που θα εκτελούν τα καθημερινά καθήκοντα που απαιτούνται για τη διοίκηση του οργανισμού.

Η διοίκηση και το προσωπικό θα πρέπει να συμβουλεύονται συχνά το επιχειρησιακό σχέδιο για την εκτέλεση της καθημερινής εργασίας τους.

Ο επιχειρησιακός προγραμματισμός δείχνει τι, ποιος, πότε και πόσο:

Τι;

Οι δραστηριότητες και τα καθήκοντα που πρέπει να εκτελεστούν.

Ποιος

Οι άνθρωποι που έχουν την ευθύνη για κάθε μία από τις δραστηριότητες.

Πότε

Οι περίοδοι κατά τις οποίες πρέπει να ολοκληρωθούν οι δραστηριότητες.

Πόσο

Το ποσό των χρηματοδοτικών πόρων που παρέχονται για την ολοκλήρωση κάθε δραστηριότητας.

Κατηγορίες

Το επιχειρησιακό σχέδιο μπορεί να χωριστεί σε δύο κατηγορίες:

Σχέδια μίας χρήσης

Αντιμετωπίζουν μόνο την τρέχουσα περίοδο ή ένα συγκεκριμένο πρόβλημα. Εκτελούν μια πορεία δράσης που δεν είναι πιθανό να επαναληφθεί στο μέλλον. Τα σχέδια αυτά χρησιμοποιούνται μόνο μία φορά για την επίτευξη μοναδικών στόχων για την επιχείρηση.

Ένα παράδειγμα αυτού είναι όταν μια εταιρεία έχει ένα μοναδικό ξεχωριστό γεγονός που διαφαίνεται. Μπορούν να έχουν ένα εφάπαξ σχέδιο για να καλύψουν όλα όσα σχετίζονται με αυτό το γεγονός, όπως μείωση του κόστους κατά τη διάρκεια του επόμενου έτους.

Συνεχή σχέδια

Μεταφέρονται σε μελλοντικές περιόδους και τροποποιούνται ανάλογα με τις ανάγκες. Έχουν αναπτυχθεί για δραστηριότητες που εμφανίζονται επανειλημμένα σε μια χρονική περίοδο για να βοηθήσουν την εταιρεία να επιλύσει επαναλαμβανόμενα προβλήματα.

Ένα παράδειγμα αυτού θα είναι μια μεγάλη εταιρεία που έχει δραστηριότητες που επαναλαμβάνονται και πρέπει να έχει μια δομή που επιτρέπει σε όλους να γνωρίζουν τι συμβαίνει συνέχεια. Ένα άλλο παράδειγμα θα ήταν ένα μακροπρόθεσμο σχέδιο για τη διατήρηση των εργαζομένων αντί να τους πυροβολούν.

Σημασία

Ένα επιχειρησιακό σχέδιο είναι σημαντικό επειδή βοηθά την ομάδα εργασίας να:

- Να είστε σαφείς σχετικά με το πού θα αποκτηθούν οι αναγκαίοι πόροι.

- Χρησιμοποιήστε αυτούς τους πόρους αποτελεσματικά.

- Καθορίστε σαφώς τις πιο κρίσιμες απαιτήσεις πόρων.

- Μείωση των κινδύνων όπου είναι δυνατόν και προετοιμασία των σχεδίων έκτακτης ανάγκης όταν είναι απαραίτητο.

- Σκεφτείτε το μακροπρόθεσμο μέλλον του έργου, συμπεριλαμβανομένης της βιωσιμότητάς του.

Ένα πλεονέκτημα του επιχειρησιακού προγραμματισμού είναι ότι μια επιχείρηση μπορεί να αναλύσει την απόδοση των δραστηριοτήτων της σε κερδοφορία.

Ο επιχειρησιακός προγραμματισμός αναλύει την οικονομική θέση της εταιρείας, καθορίζει τις αδυναμίες της και αναπτύσσει τρόπους για την αύξηση των κερδών.

Τα επιχειρησιακά σχέδια μιας εταιρείας έχουν θετική επίδραση σε διαφορετικές περιοχές της εταιρείας. Το σχέδιο που υλοποιείται συμβάλλει στη διαμόρφωση των επιχειρηματικών στόχων και την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων.

Έχει θετικό αντίκτυπο τόσο στις λειτουργικές όσο και στις φυσικές πτυχές, όσον αφορά το προσωπικό, την εμφάνιση της επιχείρησης και τις καθημερινές διαδικασίες.

Είναι ένας εξαιρετικός τρόπος να διασφαλιστεί ότι όλες οι επιχειρηματικές δραστηριότητες αντιμετωπίζονται με εποικοδομητικό τρόπο.

Παράδειγμα

Πρέπει πάντοτε να υπενθυμίζεται ότι η κατανομή των δραστηριοτήτων στους ανθρώπους αποτελεί ζωτικό στοιχείο για την υλοποίηση ενός επιχειρησιακού σχεδίου.

Ο παρακάτω πίνακας είναι ένα παράδειγμα των κύριων στοιχείων που βρίσκονται σε ένα επιχειρησιακό σχέδιο.

Συνήθως θα υπάρχουν 8 έως 10 βασικές περιοχές αποτελεσμάτων. Για παράδειγμα, μόνο ένα.

- Τομέας βασικών αποτελεσμάτων: αύξηση της συμμετοχής.

Αναφορές

1. Rose Johnson (2018). Τακτικός και επιχειρησιακός προγραμματισμός. Μικρές Επιχειρήσεις - Chron.com. Λαμβάνεται από: smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, η ελεύθερη εγκυκλοπαίδεια (2018). Επιχειρησιακός προγραμματισμός Λαμβάνεται από: en.wikipedia.org.
3. Ο Λέον Ισαάκ (2018). Σκοπός ενός Επιχειρησιακού Σχεδίου. Ηλεκτρονική μάθηση για αθλητική διαχείριση. Λαμβάνεται από: leoisaac.com
4. Ο Rodney Michael (2018). Ποια είναι τα επιχειρησιακά σχέδια για μια επιχείρηση; - Ορισμός, τύποι και παραδείγματα. Study.com. Από: study.com.
5. Άλιζον Ιόβ (2018). Δημιουργήστε ένα επιχειρησιακό σχέδιο. Ενημερωτικό περιοδικό. Από: entrepreneurmag.co.za.
6. Ο Λέον Ισαάκ (2018). Δείγμα επιχειρησιακού σχεδίου. Ηλεκτρονική μάθηση για αθλητική διαχείριση. Λαμβάνεται από: leoisaac.com.