Μερίδιο:
Φάσεις διαχείρισης του έργου, στόχοι, οφέλη και παραδείγματα
Το διαχείριση έργου είναι να συμμορφώνεται με την άσκηση της έναρξης, του προγραμματισμού, της εκτέλεσης, του ελέγχου και του κλεισίματος του έργου μιας ομάδας προκειμένου να ικανοποιήσει συγκεκριμένους λόγους επιτυχίας και να επιτύχει συγκεκριμένους στόχους κατά την καθορισμένη ώρα. Ως εκ τούτου, είναι η εφαρμογή δεξιοτήτων, τεχνικών, γνώσεων και εργαλείων για τον προγραμματισμό δραστηριοτήτων που ικανοποιούν τις απαιτήσεις ενός έργου.
Ένα έργο είναι ένα προσωρινό έργο σχεδιάστηκε για να δημιουργήσει ένα αποτέλεσμα, μόνο προϊόν ή υπηρεσία με αρχή και ένα οριστικό τέλος, το οποίο έχει αναλάβει να επιτύχει τους στόχους και αξιόλογη στόχους, συνήθως για να επιτύχει προστιθέμενη αξία ή ευεργετική αλλαγή.
Η προσωρινή ποιότητα των έργων δεν συμφωνεί με τις συνήθεις εργασίες της επιχείρησης, οι οποίες είναι απλές επαναληπτικές, ημιμόνιμες ή μόνιμες δραστηριότητες, για την παραγωγή υπηρεσιών ή προϊόντων.
Το να μην έχετε μια διαδικασία διαχείρισης έργων μπορεί να οδηγήσει σε χάσιμο χρόνου, απώλεια χρημάτων και κακή απόδοση.
Ευρετήριο
- 1 Ισχυρό εργαλείο
- 2 φάσεις
- 2.1 Έναρξη
- 2.2 Σχεδιασμός
- 2.3 Εκτέλεση
- 2.4 Τεκμηρίωση του έργου
- 2.5 Παρακολούθηση και έλεγχος
- 2.6 Κλείσιμο
- 3 Στόχοι
- 3.1 Αναπτύξτε με επιτυχία τις φάσεις του έργου
- 3.2 Επικοινωνήστε αποτελεσματικά
- 3.3 Επίτευξη του κύριου στόχου του έργου
- 3.4 Παραγωγή ενός έργου που ακολουθεί τους στόχους του πελάτη
- 4 Οφέλη
- 4.1 Μεγαλύτερη αποδοτικότητα στην παροχή υπηρεσιών
- 4.2 Η ικανοποίηση του πελάτη
- 4.3 Μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα στην παροχή υπηρεσιών
- 4.4 Βελτιώνει την ανάπτυξη και την ανάπτυξη μέσα στην ομάδα
- 4.5 Μεγαλύτερη ευελιξία
- 4.6 Αύξηση της εκτίμησης κινδύνου
- 5 Παραδείγματα
- 5.1 Αμερικανικές Αερογραμμές
- 5.2 Βασιλική Τράπεζα
- 6 Αναφορές
Ισχυρό εργαλείο
Η διαχείριση του έργου είναι ένα ισχυρό επιχειρηματικό εργαλείο που μπορεί να προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα σε εταιρείες όλων των μεγεθών. Παρέχει διαδικασίες, κατευθυντήριες γραμμές και επαναλαμβανόμενες τεχνικές για τη διαχείριση των ανθρώπων και την εργασία που εμπλέκονται σε έργα.
Μπορεί να αυξήσει τις πιθανότητες επιτυχίας και να συμβάλει στην επίτευξη έργων με συνέπεια, αποτελεσματικότητα, έγκαιρα και εντός προϋπολογισμού.
Με την υλοποίηση βασικών στρατηγικών διαχείρισης έργων, θα επιτευχθούν οι επιθυμητοί στόχοι και οι στόχοι αυτοί θα επιτευχθούν εντός συγκεκριμένου χρονικού και οικονομικού πεδίου..
Το τελικό αποτέλεσμα είναι ότι όλοι θα κερδίσουν, κάτι που θα μπορούσε να είναι το καλύτερο όφελος όλων για τη διαχείριση έργων.
Φάσεις
Έναρξη
Η φάση έναρξης καθορίζει τη φύση και το πεδίο εφαρμογής του έργου. Πρέπει να κατανοήσετε το επιχειρηματικό περιβάλλον και επίσης να διασφαλίσετε ότι οι απαιτούμενοι έλεγχοι θα ενσωματωθούν στο έργο.
Τα έγγραφα έναρξης του έργου είναι μια σειρά από ενημερωτικά δελτία που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία κανονισμών για τη διάρκεια του έργου. Αυτά περιλαμβάνουν:
- Πρόταση έργου: ιδέα πίσω από το έργο, γενικός στόχος, διάρκεια.
- Αντικείμενο του έργου: Διαχείριση έργου και παρακολούθηση.
- Αναλυτική δομή εργασίας: μια κλίμακα της εργασίας που πρέπει να γίνει, μέχρι τις καθημερινές εργασίες.
- Μητρώο εκχώρησης ευθυνών: ρόλοι και ευθύνες ευθυγραμμισμένα με τα αποτελέσματα.
- Ανάλυση επιχειρησιακών αναγκών και απαιτήσεων έναντι μετρήσιμων στόχων.
- Ανασκόπηση των τρεχουσών λειτουργιών.
- Χάρτες έργων, συμπεριλαμβανομένων των δαπανών, των καθηκόντων, των παραδοτέων και των χρονοδιαγραμμάτων.
Σχεδιασμός
Ο κύριος στόχος είναι να προγραμματιστεί κατάλληλα ο χρόνος, το κόστος και οι πόροι για την εκτίμηση του αναγκαίου έργου και, επομένως, για την αποτελεσματική διαχείριση του κινδύνου κατά την εκτέλεση του έργου. Αποτελείται από τον προσδιορισμό της μεθοδολογίας που ακολουθείται από τη διαχείριση των έργων.
- Προσδιορίστε τα παραδοτέα και δημιουργήστε σπασμένες δομές εργασίας.
- Προσδιορίστε τις απαραίτητες δραστηριότητες για την ολοκλήρωση αυτών των παραδοτέων και, συνεπώς, να συνδέσετε αυτές τις δραστηριότητες με μια λογική ακολουθία.
- Εκτιμήστε την απαίτηση πόρων για δραστηριότητες.
- Εκτιμήστε το χρόνο και το κόστος των δραστηριοτήτων.
- Ανάπτυξη του χρονοδιαγράμματος και του προϋπολογισμού.
- Σχεδιασμός κινδύνου.
- Αποκτήστε τυπική έγκριση για να αρχίσετε να εργάζεστε.
Εκτέλεση
Κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης, πρέπει να γνωρίζετε ποιες είναι οι προβλεπόμενες προθεσμίες που πρέπει να εκτελεστούν. Η φάση εκτέλεσης εγγυάται ότι τα παραδοτέα του σχεδίου διαχείρισης του έργου γίνονται ανάλογα.
Αυτή η φάση περιλαμβάνει την κατανομή, τον συντονισμό και την επαρκή διαχείριση των ανθρώπινων πόρων και κάθε άλλου πόρου, όπως τα υλικά και οι προϋπολογισμοί. Το αποτέλεσμα αυτής της φάσης είναι τα παραδοτέα του έργου.
Τεκμηρίωση του σχεδίου
Για να διατηρηθεί ο προϋπολογισμός, το πεδίο εφαρμογής, η αποτελεσματικότητα και επίσης ο ρυθμός, ένα έργο πρέπει να έχει φυσικά έγγραφα που σχετίζονται με κάθε συγκεκριμένη εργασία.
Με τη σωστή τεκμηρίωση, είναι εύκολο να διαπιστωθεί εάν πληρούνται οι απαιτήσεις ενός έργου ή όχι. Η τεκμηρίωση παρέχει πληροφορίες για το τι έχει ήδη ολοκληρωθεί για το συγκεκριμένο έργο.
Εάν γίνει σωστά, η τεκμηρίωση μπορεί να είναι η ραχοκοκαλιά της επιτυχίας ενός έργου.
Παρακολούθηση και έλεγχος
Αποτελείται από διαδικασίες που εκτελούνται για να παρατηρήσει την υλοποίηση του έργου, έτσι ώστε να εντοπιστούν πιθανά προβλήματα κατά τρόπο έγκαιρο και μπορούν να λάβουν διορθωτικά μέτρα, όταν είναι αναγκαίο, για την παρακολούθηση της υλοποίησης του έργου.
Η επίδοση του έργου παρατηρείται και μετράται για τον εντοπισμό παραλλαγών στο σχέδιο διαχείρισης έργου.
Παρέχει επίσης ανατροφοδότηση μεταξύ των διαφόρων φάσεων του έργου, προκειμένου να εφαρμοστούν προληπτικές ή διορθωτικές ενέργειες για τη συμμόρφωση με το σχέδιο διαχείρισης έργου.
Κλείσιμο
Περιέχει την επίσημη ολοκλήρωση του έργου και την αποδοχή του. Οι διοικητικές δραστηριότητες περιλαμβάνουν τεκμηρίωση των διδαγμάτων. Συνίσταται στην ολοκλήρωση όλων των δραστηριοτήτων του συνόλου των διαδικασιών για να κλείσει επισήμως το έργο.
Η αναθεώρηση μετά την εκτέλεση περιλαμβάνεται επίσης σε αυτή τη φάση. Αυτή είναι μια ζωτικής σημασίας φάση για την ομάδα του έργου να μάθει από τις εμπειρίες και να την εφαρμόσει σε μελλοντικά έργα.
Τα πράγματα που λειτούργησαν καλά πρέπει να παρατηρηθούν στο έργο και τα πράγματα που δεν λειτούργησαν θα πρέπει να αναλυθούν προκειμένου να αντλήσουν διδάγματα.
Στόχοι
Ο στόχος της διαχείρισης έργων είναι η διεξαγωγή ενός διεξοδικού έργου που να ανταποκρίνεται στους στόχους του πελάτη.
Αναπτύξτε με επιτυχία τις φάσεις του έργου
Ένα έργο, ανεξάρτητα από το μέγεθός του, περιλαμβάνει γενικά πέντε διαφορετικές φάσεις ίσης σημασίας: Έναρξη, σχεδιασμός, εκτέλεση, παρακολούθηση και έλεγχος, κλείσιμο.
Η ανάπτυξη και η εκτέλεση χωρίς προβλήματα και χωρίς διακοπές όλων των προηγούμενων φάσεων εγγυώνται την επιτυχία ενός έργου.
Επικοινωνήστε αποτελεσματικά
Πρέπει πάντοτε να λαμβάνεται υπόψη ότι η επιτυχία ή η αποτυχία ενός έργου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ομαδική εργασία. Ως εκ τούτου, το κλειδί της επιτυχίας είναι πάντα η συνεργασία.
Για το σκοπό αυτό, η εδραίωση της καλής επικοινωνίας έχει μεγάλη σημασία. Από τη μια πλευρά, οι πληροφορίες πρέπει να είναι αρθρωμένες με σαφή και πλήρη τρόπο, έτσι ώστε όλοι να το κατανοούν πλήρως. Από την άλλη πλευρά, πρέπει να έχετε τη δυνατότητα να ακούτε και να λαμβάνετε εποικοδομητικά σχόλια.
Επίτευξη του κύριου στόχου του έργου
Ο κύριος στόχος του έργου πρέπει να ολοκληρωθεί εντός του προβλεπόμενου χρόνου, με την αναμενόμενη ποιότητα και εντός του προϋπολογισμού που εξετάζεται.
Η βελτιστοποίηση των απαιτούμενων εισροών και η εφαρμογή τους για την επίτευξη των προκαθορισμένων στόχων του έργου είναι ένα ζήτημα όπου υπάρχει πάντα περιθώριο βελτίωσης.
Όλες οι διαδικασίες και οι διαδικασίες μπορούν να μεταρρυθμιστούν και να επικαιροποιηθούν για να βελτιωθεί η βιωσιμότητα ενός έργου και επίσης να διευθυνθεί η ομάδα μέσω της διαδικασίας στρατηγικής αλλαγής.
Δημιουργήστε ένα έργο που ακολουθεί τους στόχους του πελάτη
Αυτό θα μπορούσε να σημαίνει ότι το όραμα του πελάτη πρέπει να αντιμετωπιστεί και να μεταρρυθμιστεί ή να διαπραγματευθεί μαζί του σε σχέση με τους στόχους του έργου, προκειμένου να μετατραπούν σε εφικτούς στόχους..
τις προσδοκίες των πελατών Γνωρίστε και να τον κρατήσει ευτυχείς όχι μόνο οδηγεί σε μια επιτυχημένη συνεργασία, η οποία μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή εκπλήξεων κατά τη διάρκεια υλοποίησης του έργου, αλλά εγγυάται επίσης τη βιωσιμότητα στο μέλλον.
Οφέλη
Το κύριο πλεονέκτημα της διαχείρισης του έργου είναι ότι βοηθά στην αποτελεσματική διαχείριση των έργων. Αυτό επιτρέπει την ταχύτερη επίλυση προβλημάτων.
Μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα στην παροχή υπηρεσιών
Η διαχείριση του έργου παρέχει έναν οδικό χάρτη ο οποίος παρακολουθείται εύκολα και οδηγεί στην ολοκλήρωση του έργου. Αφού ξέρετε πού να αποφύγετε τις λακκούβες, είναι λογικό να πιστεύετε ότι θα εργαστείτε πιο έξυπνα και πιο αποτελεσματικά.
Η ικανοποίηση του πελάτη
Κάθε φορά που ένα έργο ολοκληρώνεται εγκαίρως και κάτω από τον προϋπολογισμό, ο πελάτης αφήνει ευτυχισμένη. Και ένας ευτυχισμένος πελάτης είναι κάποιος που θα ξαναδεί.
Η έξυπνη διαχείριση έργου παρέχει τα εργαλεία που επιτρέπουν τη συνέχιση αυτής της σχέσης πελάτη / διαχειριστή.
Μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα στην παροχή υπηρεσιών
Οι ίδιες στρατηγικές που επέτρεψαν την επιτυχή ολοκλήρωση ενός έργου θα χρησιμεύσουν επίσης πολλές φορές για άλλα έργα.
Βελτιώνει την ανάπτυξη και την ανάπτυξη μέσα στην ομάδα
Τα θετικά αποτελέσματα όχι μόνο δημιουργούν σεβασμό, αλλά συχνά εμπνέουν την ομάδα του έργου να συνεχίσει να αναζητά τρόπους αποτελεσματικότερης απόδοσης.
Μεγαλύτερη ευελιξία
Ίσως ένα από τα μεγαλύτερα οφέλη της διαχείρισης έργων είναι ότι επιτρέπει την ευελιξία. Η ασφαλής διαχείριση του έργου επιτρέπει την ανίχνευση της στρατηγικής που θέλετε να εκτελέσετε, ώστε το έργο να ολοκληρωθεί.
Ωστόσο, η ομορφιά μιας τέτοιας οργάνωσης είναι ότι εάν ανακαλύψετε ένα πιο έξυπνο μονοπάτι που μπορείτε να κάνετε, μπορείτε να το πάρετε. Για πολλές μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, μόνο αυτό αξίζει την τιμή εισόδου.
Αυξημένη αξιολόγηση κινδύνου
Όταν όλοι οι παίκτες είναι ευθυγραμμισμένοι και η στρατηγική έχει τεθεί σε ισχύ, οι δυνητικοί κίνδυνοι για το χαστούκι.
Η διαχείριση του έργου παρέχει μια κόκκινη σημαία την κατάλληλη στιγμή: πριν αρχίσει να εργάζεται για την ολοκλήρωση του έργου.
Παραδείγματα
American Airlines
Η συγχώνευση της American Airlines με την US Airways δημιούργησε επικάλυψη τεχνολογίας και προγραμμάτων. Ήξεραν ότι τα λογιστικά φύλλα δεν ήταν αρκετά για να διαχειριστούν πολύπλοκα μέσα και έργα.
Για να αποκτήσουν προβολή σε ευρύτερες διαχωριστικές και παγκόσμιες προτεραιότητες, άρχισαν να χρησιμοποιούν τη διαχείριση έργων για την είσοδο προσωπικού, τη διαχείριση των πόρων και τον προγραμματισμό χωρητικότητας..
Ως αποτέλεσμα, η αεροπορική εταιρεία πέρασε από την κεφαλαιοποίηση των εργασιών της στον τομέα της τεχνολογίας των πληροφοριών από 10% σε 20%. Αυτό ισοδυναμεί με καθαρό θετικό αντίκτυπο πολλών εκατομμυρίων δολαρίων στον ισολογισμό του.
Τώρα, έχουν πρόσβαση σε πιο αξιόπιστα και καλύτερα δεδομένα για να λαμβάνουν κρίσιμες αποφάσεις σχετικά με τα έργα και τους πόρους.
Royal Bank
Η Royal Bank of Scotland χρειάστηκε να εφαρμόσει συνεκτικά και αξιόπιστα δεδομένα για να ενημερώσει τις αποφάσεις χρηματοδότησης και πόρων. Ως εκ τούτου, επέλεξαν τη διαχείριση έργων για να ενισχύσουν αυτή τη συνέπεια. Έτσι, αφαιρούν 35 παλαιότερα συστήματα, περισσότερα από 50 εργαλεία που αναπτύσσονται από χρήστες και εκατοντάδες υπολογιστικά φύλλα.
Με τα δεδομένα σε διαφορετικές μορφές και εκατοντάδες έργα που διαχειρίζονται διαφορετικά συστήματα, ήθελαν να ελέγξουν τα δεδομένα τους για να δουν καθαρότερα το χαρτοφυλάκιο των πελατών τους.
Σε δώδεκα μήνες ήταν σε θέση να εκπληρώσουν την επιχειρηματική τους υπόθεση και να επιτύχουν απόδοση των επενδύσεων. Στην πορεία, έχουν βελτιώσει τη διαφάνεια και μειώσουν το κόστος σε κάθε επιχειρηματική μονάδα.
Αναφορές
- Wikipedia, η ελεύθερη εγκυκλοπαίδεια (2019). Διαχείριση έργων Λαμβάνεται από: en.wikipedia.org.
- Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων (2019). Τι είναι η Διαχείριση Έργων; Από: pmi.org.
- Clarizen (2018). Ποιοι είναι οι στόχοι της διαχείρισης του έργου; Από: clarizen.com.
- NI Business (2019). Πλεονεκτήματα της διαχείρισης του έργου. Από: nibusinessinfo.co.uk.
- Gary Picariello (2019). Τα 10 καλύτερα οφέλη της διαχείρισης έργων. Bright Hub Project Management. Λαμβάνεται από: brighthubpm.com.
- Leyna O'Quinn (2018). 5 Παραδείγματα επιτυχημένης διαχείρισης έργων σε πραγματικό κόσμο. Blog σχεδίου. Από: blog.planview.com.