Χαρακτηριστικά διαχείρισης εισπρακτέων λογαριασμών, στόχοι

Το διαχείριση εισπρακτέων λογαριασμών αναφέρεται στη δέσμη πολιτικών, διαδικασιών και πρακτικών που χρησιμοποιεί μια εταιρεία σε σχέση με τη διαχείριση των πωλήσεων που προσφέρονται με πίστωση. Είναι ο χειρισμός όλων των εκκρεμών τιμολογίων πρέπει μια εταιρεία να λάβει πληρωμή μετά την παράδοση ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας.

Δηλαδή, είναι ο χειρισμός της συλλογής των χρημάτων που οι πελάτες οφείλουν σε μια εταιρεία. Οι περισσότερες εταιρείες προσφέρουν στους πελάτες τους την ευκαιρία να αγοράσουν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους με πίστωση. Όταν σχεδιαστεί σωστά, μια τέτοια συμφωνία μπορεί να είναι αμοιβαία επωφελής τόσο για την εταιρεία όσο και για τους πελάτες της.

Αποτελούν έναν από τους πυλώνες της γενιάς των πωλήσεων και θα πρέπει να διαχειρίζονται για να εξασφαλίσουν ότι τελικά θα γίνουν εισροές μετρητών. Μια εταιρεία που δεν μετατρέπει αποτελεσματικά τους εισπρακτέους λογαριασμούς σε μετρητά μπορεί να έχει χαμηλή ρευστότητα, παραλύοντας το κεφάλαιο κίνησης της και αντιμετωπίζοντας δυσάρεστες επιχειρησιακές δυσκολίες.

Ευρετήριο

• 1 Χαρακτηριστικά
  • 1.1 Αξιολόγηση του οικονομικού και πιστωτικού ιστορικού
  • 1.2 Καθορισμός σαφών όρων πληρωμής
  • 1.3 Να παρέχετε διάφορες μεθόδους πληρωμής
  • 1.4 Δημιουργία ηλεκτρονικών τιμολογίων
  • 1.5 Διαδικασία συλλογής
  • 1.6 Προκαθορισμένοι λογαριασμοί
• 2 Στόχοι
• 3 Παραδείγματα
  • 3.1 Υπολογισμός της πρόσθετης κερδοφορίας
  • 3.2 Υπολογισμός των ζημιών που οφείλονται σε μη εισπρακτέα χρέη
  • 3.3 Υπολογισμός του κόστους ευκαιρίας
  • 3.4 Σκοπιμότητα της πρότασης
• 4 Αναφορές

Χαρακτηριστικά

Περιλαμβάνει την αξιολόγηση της φερεγγυότητας και τον κίνδυνο του πελάτη, τη θέσπιση των όρων και των πολιτικών πίστωσης και τον σχεδιασμό κατάλληλης διαδικασίας συλλογής αυτών των λογαριασμών..

Αξιολογήστε το οικονομικό και πιστωτικό ιστορικό

Πριν από την αποδοχή συναλλαγής με οποιονδήποτε πελάτη, η εταιρεία πραγματοποιεί ανάλυση της βραχυπρόθεσμης φερεγγυότητας και ρευστότητάς της, επαληθεύοντας το πιστωτικό της ιστορικό, τις οικονομικές του καταστάσεις και τις γενικές οικονομικές συνθήκες του πελάτη..

Εάν είναι απαραίτητο, πρέπει να ζητήσετε αναφορές από άλλες εταιρείες με τις οποίες ο πελάτης έχει προηγουμένως πραγματοποιήσει επιχειρηματική δραστηριότητα.

Ορίστε σαφείς όρους πληρωμής

Μια εφικτή συμφωνία για τον πελάτη πρέπει να αποτελέσει αντικείμενο διαπραγμάτευσης χωρίς να θυσιάζεται η κερδοφορία της επιχείρησης. Για παράδειγμα, ο όρος πληρωμής "5% έως 10 ημέρες, καθαρός έως 30 ημέρες" επιτρέπει στον πελάτη να πληρώσει 30 ημέρες μετά την ημερομηνία χρέωσης. 

Προσφέρει επίσης έκπτωση 5% σε περίπτωση που η πληρωμή ολοκληρωθεί εντός 10 ημερών από την ημερομηνία του τιμολογίου.

Οι εταιρείες πρέπει να εξισορροπήσουν το όφελος της παράτασης των όρων στους πελάτες με τις ανάγκες τους σε ταμειακές ροές.

ξεπουλημάτων να προκαλέσει πρόωρη καταβολή είναι μια καλή πρακτική που μπορεί να βελτιώσει τις ταμειακές ροές της εταιρείας.

Η προσφερόμενη έκπτωση πρέπει να είναι ελκυστική για να ενθαρρύνει τον πελάτη να πληρώσει το τιμολόγιο εντός της καθορισμένης χρονικής περιόδου, αλλά αρκετά μικρό ώστε να αποφευχθεί η επιδείνωση του περιθωρίου κέρδους.

Παρέχετε διάφορες μεθόδους πληρωμής

Οι καθυστερήσεις πληρωμών προκαλούνται συχνά από την ταλαιπωρία των μεθόδων πληρωμής για τους πελάτες. Διαφορετικές επιλογές μπορούν να προστεθούν στο σύστημα πληρωμών της εταιρείας.

Ο τρόπος πληρωμής μεταξύ τραπεζών και τραπεζών μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος μεταφοράς κεφαλαίων είναι πολύ πιο προσιτός στους πελάτες.

Δημιουργήστε ηλεκτρονικά τιμολόγια

Πηγαίνουν τις ημέρες όταν ο μόνος τρόπος για να λάβετε λογαριασμούς στους πελάτες ήταν μέσω του ταχυδρομείου ή ενός αγγελιοφόρου. Η τεχνολογία επέτρεψε στις εταιρείες να στείλουν σαρωμένα τιμολόγια μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να στείλετε τιμολόγια μόλις ολοκληρωθούν τα έργα. Η έγκαιρη παράδοση τιμολογίου μπορεί να βοηθήσει τους πελάτες να προετοιμαστούν για την προβλεπόμενη προθεσμία.

Διαδικασία συλλογής

Η διαδικασία είσπραξης πληρωμών είναι αρκετά απλή, εάν όλες οι επικοινωνίες, η τεκμηρίωση, η λογιστική και τα συναφή θέματα σχετίζονται με αυτό ενημερώνονται..

Με τη λήψη πληρωμών λογιστική καταχώρηση, στο οποίο ο λογαριασμός πιστώνεται εισπρακτέων λογαριασμών και φορτώνεται το λογαριασμό μετρητών.

Προκαθορισμένοι λογαριασμοί

Σε περίπτωση μη πληρωμής μπορεί να είναι αποτελεσματική η πρόσληψη γραφείων είσπραξης (ή της υπηρεσίας της εταιρείας) για την ανάκτηση όλων ή μέρους των μη εισπρακτέων χρεών.

Οι περισσότερες εταιρείες δημιουργούν έναν συγκεκριμένο λογαριασμό για την αντιμετώπιση παραβατικών λογαριασμών, που συνήθως ονομάζονται "Προβλέψεις για επισφαλείς λογαριασμούς" ή "Μη εισπρακτέοι λογαριασμοί".

Στόχοι

- Παροχή καλύτερης ταμειακής ροής και μεγαλύτερη διαθέσιμη ρευστότητα για επενδύσεις ή εξαγορές, μειώνοντας το συνολικό υπόλοιπο των εισπρακτέων λογαριασμών.

- Χρησιμοποιήστε διαδικασίες που εξασφαλίζουν ότι μεγιστοποιείται το οικονομικό δυναμικό των εισπρακτέων λογαριασμών της εταιρείας.

- Καθορίστε εκ των προτέρων την πιστοληπτική ικανότητα του πελάτη, καθορίζοντας τους όρους πίστωσης και πληρωμής για κάθε τύπο πελάτη.

- Συχνά παρακολουθείτε τους πελάτες για πιστωτικούς κινδύνους.

- Εντοπίστε τις καθυστερημένες πληρωμές ή τις ημερομηνίες λήξης εγκαίρως.

- Συμβάλλετε άμεσα στα οφέλη της εταιρείας μειώνοντας τα επισφαλή χρέη.

- Διατηρήστε μια καλή επαγγελματική σχέση με τους πελάτες.

- Αυξήστε την επαγγελματική εικόνα της εταιρείας.

Παραδείγματα

Η εταιρεία Dharma Corp. εξετάζει την ευελιξία της πιστωτικής της πολιτικής για να προσφέρει πίστωση σε πελάτες με υψηλή βαθμολογία κινδύνου και έτσι να είναι σε θέση να πουλήσει 20% περισσότερο, καθώς έχει ανενεργό παραγωγική ικανότητα.

Παρουσιάζονται τα ακόλουθα δεδομένα:

Με την πρόταση για ευελιξία στην πιστωτική πολιτική αναμένεται:

Για να μάθετε εάν είναι εφικτό, να υπολογίσει την κερδοφορία που απορρέουν από πρόσθετες πωλήσεις και να δούμε αν αυτό είναι μεγαλύτερο ή μικρότερο από το συνολικό ποσό των:

- Απώλειες οφειλόμενες σε μη εισπρακτέα χρέη.

- Αύξηση του κόστους συλλογής.

- Υψηλότερο κόστος ευκαιρίας των περιουσιακών στοιχείων του κεφαλαίου εισπρακτέων λογαριασμών εργασία για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.

Υπολογισμός πρόσθετης κερδοφορίας

Αύξηση πωλήσεων σε μονάδες: 300.000 x 20% = 60.000 μονάδες

Όταν υπάρχει ανενεργή παραγωγική ικανότητα, η πρόσθετη κερδοφορία είναι το περιθώριο πρόσθετης εισφοράς, δεδομένου ότι τα πάγια έξοδα παραμένουν τα ίδια.

Περιθώριο συνεισφοράς μονάδας: $ 80 - $ 50 = $ 30.

Επιπλέον κερδοφορία = 60.000 x $ 30 = 1 800 000 $

Υπολογισμός των ζημιών που οφείλονται σε μη εισπρακτέα χρέη

Αύξηση πωλήσεων: 60.000x $ 80 = 4 800.000 $

Απώλεια λόγω επισφαλών απαιτήσεων = 4 800 000 x 3% = 144 000 $

Υπολογισμός του κόστους ευκαιρίας

Ο μέσος όρος κεφαλαίου κίνησης σε εισπρακτέους λογαριασμούς δίνεται από:

(πωλήσεις σε εισπρακτέους λογαριασμούς πίστωσης / εναλλαγής) x (κόστος ανά μονάδα / τιμή πώλησης)

Στη συνέχεια, προχωράμε στον υπολογισμό των συνιστωσών του τύπου.

Οι πωλήσεις με τρέχουσα πίστωση: 300.000 x $ 80 = 24.000.000 δολάρια

Πωλήσεις σε πίστωση με την αύξηση: 360.000 x $ 80 = 28.800.000 $

Αναδρομική είσπραξη των εισπρακτέων λογαριασμών: 360/60 ημέρες = 6 φορές το χρόνο

Λογαριασμοί περιστροφής εισπρακτέοι με την αύξηση: 360/90 ημέρες = 4 φορές το χρόνο

Καθώς υπάρχει ανενεργή ικανότητα, το μοναδιαίο κόστος για την αύξηση των πωλήσεων είναι μόνο το μεταβλητό κόστος: $ 50.

Νέο μέσο κόστος μονάδας = 21.000.000 / 360.000 = 58.33 $

Μέσο ποσό κεφαλαίου κίνησης σε εισπρακτέους λογαριασμούς:

($ 24.000.000 / 6) x ($ 60 / $ 80) = $ 3.000.000

Ο μέσος όρος κεφαλαίου κίνησης σε λογαριασμούς εισπρακτέους με το νέο σενάριο είναι:

 ($ 28 800 000/4) x ($ 58.33 / $ 80) = $ 5 249 700

Αύξηση του μέσου ποσού κεφαλαίου κίνησης σε εισπρακτέους λογαριασμούς = 5 249 700 - 3 000 000 $ = 2 249 700 δολάρια

Ποσοστό απόδοσης = 16%

Κόστος ευκαιρίας = 2 249 700 * 16% = 359 952 δολάρια

Σκοπιμότητα της πρότασης

Δεδομένου ότι το καθαρό κέρδος είναι σημαντικό, η Dharma Corp. θα πρέπει να χαλαρώσει την πιστωτική της πολιτική, οπότε η πρόταση είναι εφικτή.

Αναφορές

1. Investopedia (2018). Λογαριασμοί είσπραξης - AR. Λαμβάνεται από: investopedia.com.
2. Ομάδα HTMW (2013). Διαχείριση λογαριασμών απαιτήσεων. Πώς λειτουργεί η αγορά. Από: education.howthemarketworks.com.
3. Graydon (2018). Διαχείριση λογαριασμών απαιτήσεων. Λήψη από: graydon.nl.
4. Ο Τζέστον Τζόνσον (2018). Οι βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης λογαριασμών απαιτήσεων. Μικρές Επιχειρήσεις - Chron. Λαμβάνεται από: smallbusiness.chron.com.
5. Άπειρη Λογιστική (2015). 5 τρόποι για να διαχειριστείτε τους λογαριασμούς σας πιο αποτελεσματικά. Από: infinitaccounting.com.
6. Ξαπλώστε Ντάρμα Πούτρα (2010). Διαχείριση λογαριασμών απαιτήσεων και λήψης αποφάσεων. Λογιστική Οικονομικών και Φορολογικών. Λαμβάνεται από: accounting-financial-tax.com.