Οι 12 πιο σημαντικές κυριαρχούν λειτουργίες του Office

Το λειτουργίες γραφείου που κυριαρχεί είναι οι διοικητικές δραστηριότητες που πραγματοποιεί το προσωπικό μιας εταιρείας, ενός οργανισμού ή ενός ιδρύματος και είναι απαραίτητες για τη λειτουργία του ίδιου. Αν γίνουν αποτελεσματικά, τα αποτελέσματα θα είναι πολύ καλύτερα από ό, τι εάν έχουν γίνει κακώς.

Αυτό το έργο, κανονικά, έχει ένα κανονικό πρόγραμμα από Δευτέρα έως Παρασκευή που αρχίζει στις 8 ή 9 π.μ. και διαρκεί μέχρι τις 4 ή 5 μ.μ., αν και αυτό ποικίλλει ανάλογα με τις χώρες ή τις περιοχές.

Η πλειοψηφία των εργασιών γραφείου απαιτεί βασικές δεξιότητες, όπως: άψογη προφορική επικοινωνία, ικανότητα γραφής, αρχειοθέτηση και κάποια εμπειρία με εξοπλισμό γραφείου όπως υπολογιστές, φωτοαντιγραφικά κ.λπ..

Ανάλογα με το επίπεδο της θέσης ή την ευθύνη που αναλαμβάνει, απαιτεί το άτομο να έχει τεχνική, πανεπιστημιακή ή τέταρτη εκπαίδευση.

Οι 10 κύριες λειτουργίες του γραφείου που κυριαρχεί

1- Προγραμματισμός

Αυτό είναι το πρώτο και σημαντικότερο καθήκον δεδομένου ότι συνίσταται στον καθορισμό του τρόπου με τον οποίο οι οργανωτικές μέθοδοι και δομές μπορούν να συμβάλουν στο επιχειρηματικό σχέδιο.

Υπάρχουν τεχνολογικά εργαλεία που βοηθούν τότε αυτές οι μέθοδοι να υλοποιηθούν σε καθήκοντα που διανέμονται μεταξύ των μελών της ομάδας, αλλά μόνο ο καλός προγραμματισμός μπορεί να εγγυηθεί ότι όλα τελικά προσθέτουν στον επιχειρησιακό στόχο.

Για γενικό προγραμματισμό απαιτείται ένα σαφές επιχειρηματικό όραμα και ένα ορισμένο ιεραρχικό επίπεδο μέσα στην εταιρεία, αλλά κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να σχεδιάζει το έργο τους έτσι ώστε να μπορεί να ανταποκριθεί στους καθορισμένους στόχους και προθεσμίες..

2- Μεταγραφή και / ή σύνταξη αναφορών

Ένα καθήκον που απασχολεί καθημερινά το έργο ενός γραφείου είναι η γραφή, σε οποιαδήποτε υποστήριξη, εκθέσεων που υποστηρίζουν ή αναλύουν τις λειτουργίες τους ή που χρησιμεύουν για να εξηγήσουν στους υπόλοιπους συναδέλφους τους τις λεπτομέρειες (φόντο, πρόοδο, αποτελέσματα, κλπ.), ενός συγκεκριμένου έργου.

Αυτά τα γραπτά χρησιμεύουν επίσης ως καταγραφή της δραστηριότητας του οργανισμού στον οποίο ανήκει το εν λόγω γραφείο, για μελλοντικούς ελέγχους ή ανασκοπήσεις.

3- Παρακολουθήστε συναντήσεις

Πρόκειται για συναντήσεις μεταξύ των μελών μιας ομάδας εργασίας στην οποία ανταλλάσσονται ιδέες για τα τρέχοντα έργα, εκτίθενται νέες προτάσεις, παρουσιάζονται κοινές παρουσιάσεις, εκθέσεις ή αναφορές.

Κανονικά έχουν ως στόχο να ευθυγραμμίσουν όλους τους παρόντες προς την κατεύθυνση επίτευξης ενός κοινού στόχου, αναθέτοντας ρόλους, καθήκοντα και προθεσμίες σε καθένα από αυτά. Χρησιμεύουν επίσης για την επίλυση προβλημάτων που μπορεί να έχουν προκύψει κατά την εκτέλεση των καθηκόντων.

Τείνουν να έχουν συχνότητα, διάρκεια και πολύ συγκεκριμένη δυναμική. Επίσης, αυτό που συζητείται σε αυτά συνήθως καταγράφεται σε λεπτά ή λεπτά για αρχειοθέτηση.

4- Προγραμματισμός συναντήσεων

Πρόκειται για το συντονισμό της ημερήσιας διάταξης όλων των ανθρώπων που θα έπρεπε να βρίσκονται σε μια συνάντηση με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορούν να συμπέσουν σε συγκεκριμένο τόπο και χρόνο.

Είναι ένα καθήκον που μπορεί να είναι συντριπτικό, οπότε η αξιοποίηση της τεχνολογίας μπορεί να είναι μια καλή ιδέα. Υπάρχουν εφαρμογές, όπως το ScheduleOnce, που επιτρέπουν την αυτόματη προγραμματισμό συνεδριάσεων, επιτρέποντας στους επισκέπτες να δουν τις διαθέσιμες ημερομηνίες και να επιλέξουν ένα πρόγραμμα που τους ταιριάζει..

5- Ελέγξτε το εταιρικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Είναι ένα καθήκον που μπορεί να πάρει αρκετό χρόνο. Μια έκθεση της Adobe που δημοσιεύθηκε το 2016, η οποία προέκυψε από μια αυτοδιαχειριζόμενη έρευνα άνω των χιλίων εργαζομένων, αποκαλύπτει ότι περνάμε κατά μέσο όρο 20,5 ώρες κάθε εβδομάδα, ελέγχοντας το email εργασίας μας.

Η ταξινόμηση, η ανάγνωση και η ανταπόκριση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια πολύ κοινή μορφή επικοινωνίας και επιτρέπει την ανταλλαγή αρχείων και εμφανίσεων που σχετίζονται με οποιοδήποτε έργο ή οργανωτική διαδικασία.

Παρόλο που οι εταιρείες αναζητούν συνεχώς πιο αποτελεσματικές μορφές διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπάρχουν και εφαρμογές όπως οι έξυπνες ετικέτες του Gmail..

Ένας άλλος τρόπος για την εξομάλυνση αυτού του καθήκοντος είναι η ενσωμάτωση τυποποιημένων προτύπων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή κειμένων που μπορούν να σταλούν με ελάχιστες τροποποιήσεις σε διαφορετικούς παραλήπτες και σε διαφορετικές ευκαιρίες..

6- Χρηματοοικονομική διαχείριση

Στο έργο αυτό πρέπει να διασφαλιστεί ότι τα χρήματα πληρούν τον κύκλο ζωής της κατά την αγορά και την πώληση προϊόντων και υπηρεσιών. ότι όλα τα τιμολόγια αποστέλλονται, καταχωρούνται, πληρώνονται και αποστέλλονται. Φυσικά υπάρχουν γραφεία όπου είναι αποκλειστικά αφιερωμένα σε αυτό.

Η δραστηριότητα αυτή περιλαμβάνει επίσης τη διατήρηση των χρηματοπιστωτικών λογαριασμών και των νομικών εγγράφων με τρόπο ώστε να μην υπάρχουν προβλήματα με το νομικό πλαίσιο που αφορά τον εν λόγω οργανισμό.

7- Logistics

Αυτή η λειτουργία εγγυάται ότι όλα τα αγαθά που σχετίζονται με το έργο της εταιρείας, μεταφέρονται από και προς αποθήκες και πελάτες. Περιλαμβάνει επίσης τη σύνδεση με τους προμηθευτές για την απόκτηση πρώτων υλών για την κατασκευή νέων προϊόντων.

Ο στόχος αυτής της λειτουργίας είναι να εξασφαλίσει ότι η εταιρεία έχει όλα όσα είναι απαραίτητα για να διατηρήσει την παραγωγή του αγαθού ή της υπηρεσίας που εμπορεύεται.

8- Δώστε προσοχή

Σε ένα γραφείο απαιτείται επίσης να απαντάει στο τηλέφωνο, καθώς είναι ένα μέσο επικοινωνίας με πελάτες, προμηθευτές και μεταξύ συναδέλφων. 

Αν και φαίνεται ένα απλό έργο, απαιτεί ένα συγκεκριμένο πρωτόκολλο, καθώς μπορεί να είναι η φωνή που κάποιος εκτός της εταιρείας συνδέει με την εικόνα του. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να σέβονται τους κανόνες ευγένειας, να διατηρούν έναν θεσμικό τόνο, να μετριάζουν τον όγκο της φωνής και το χρησιμοποιούμενο λεξιλόγιο.

Ένα άλλο σημαντικό γεγονός, το οποίο μερικές φορές παραβλέπεται κατά την εκτέλεση αυτής της λειτουργίας, είναι η καταγραφή όσο το δυνατόν περισσότερων δεδομένων του ατόμου στην άλλη πλευρά του τηλεφώνου. Αυτό θα τροφοδοτήσει τη βάση δεδομένων επαφών της εταιρείας και θα σας επιτρέψει να παρακολουθήσετε σωστά το θέμα που συζητήθηκε κατά τη διάρκεια της τηλεφωνικής συνομιλίας.

9- Οργάνωση αρχείων

Τα περισσότερα από τα καθήκοντα που εκτελούνται σε ένα γραφείο παράγουν κάποιο έγγραφο: τιμολόγια, σημειώσεις, λεπτά, λεπτά, εκθέσεις πωλήσεων κλπ..

Σε ψηφιακή ή σε χαρτί, είναι μια ποσότητα πληροφοριών που απαιτεί κάποιος να είναι υπεύθυνος για την καταλογογράφηση, την αρχειοθέτηση και τη διαφύλαξή του σύμφωνα με το επίπεδο σπουδαιότητάς του για την επιχείρηση..

Ακριβώς αυτό το τελευταίο σημείο, εκείνο της προστασίας των πληροφοριών, είναι ένα ζήτημα που έχει γίνει ένας πονοκέφαλος για πολλούς οργανισμούς, έτσι ώστε όλο και περισσότερα εργαλεία, πρωτόκολλα και διαδικασίες να προκύψουν που παρέχουν ασφάλεια στην αρχειοθέτηση και μετάδοση πληροφοριών. ευαίσθητα δεδομένα σε έναν οργανισμό.

Σε ορισμένες περιπτώσεις χρησιμοποιούνται εξωτερικοί σκληροί δίσκοι, ενώ σε άλλες υπάρχουν ειδικοί διακομιστές για αυτές τις περιπτώσεις ή πλατφόρμες αποθήκευσης στο "cloud" όπως το Microsoft OneDrive, το Google Drive ή το Apple iCloud.

10- Διανομή ταχυδρομείου εταιρείας

Ένα καθήκον που, παρά το γεγονός ότι δεν απαιτεί πολύ υψηλή ακαδημαϊκή κατάρτιση, απαιτεί καλή οργάνωση, ευθύνη και αίσθηση επείγουσας ανάγκης, είναι η διανομή αλληλογραφίας εντός του γραφείου.

Ένα σχέδιο σχεδίου, η πιστωτική κάρτα που στέλνει η τράπεζα, τα τιμολόγια ενός προμηθευτή ή η επιστολή απάντησης μιας κυβερνητικής οντότητας είναι μερικά από τα έγγραφα που μπορεί να περιμένει ένας υπάλληλος και από τον οποίο μπορεί να εξαρτώνται πολλές άλλες διαδικασίες. της εταιρείας.

11- Εξυπηρέτηση πελατών

Αυτή η λειτουργία συνίσταται στην παροχή βοήθειας στους πελάτες με ερωτήσεις ή παράπονα σχετικά με τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που προσφέρει η εταιρεία.

12- Εκτύπωση και αντιγραφή εγγράφων

Συνίσταται στην εκτύπωση των εγγράφων που πρέπει να αποθηκευτούν φυσικά ή να δημιουργηθούν αντίγραφα αυτών που πρέπει να φυλάσσονται εις διπλούν ή να παραδίδονται στους εργαζομένους της εταιρείας.

Αναφορές

1. Audra Bianca (s / f). Συμβουλές διοργάνωσης και προγραμματισμού γραφείων. Ανακτήθηκε από: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 εργασίες γραφείου που μπορείτε και πρέπει να αυτοματοποιήσετε. Ανακτήθηκε από: www.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Πόσες ώρες της ζωής σου ήσασταν στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εργασίας; Δοκιμάστε την καταθλιπτική μας αριθμομηχανή. Ανακτήθηκε από: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Κατάλογος εργασιών που εργάζονται σε ένα γραφείο. Ανακτήθηκε από: work.chron.com.
5. Τι κάνει ένας βοηθός γραφείου. Ανακτήθηκε από το learn.org.
6. Τι ακριβώς κάνουν οι άνθρωποι στις εργασίες γραφείου. Ανακτήθηκε από: reddit.com.