Το Γραφείο στις Λειτουργίες, Εξοπλισμό και Υλικό του Επιχειρηματικού Κόσμου

Το γραφείο στον επιχειρηματικό κόσμο Αντιπροσωπεύει το τμήμα της εταιρείας, όπου επεξεργάζονται και εκδίδονται τα ληφθέντα δεδομένα, προκειμένου να παράσχει τις πληροφορίες που απαιτούνται από τον οργανισμό για τη φυσιολογική ανάπτυξη των εργασιών και δραστηριοτήτων του.

Η σημασία του είναι δεδομένη, γιατί κάθε επιχείρηση που παράγει αγαθά ή τις υπηρεσίες, ανεξάρτητα από τον κλάδο στον οποίο ειδικεύονται, θα πρέπει να έχετε μια ομάδα ανθρώπων που διαχειρίζονται τη λειτουργία και το χειρισμό άλλα διοικητικά καθήκοντα. Οι περισσότεροι από αυτούς εργάζονται σε γραφεία.

Ο αριθμός του προσωπικού σε ένα γραφείο μπορεί να ποικίλλει, αλλά όλοι οι οργανισμοί, ανεξάρτητα από τον τύπο ή το μέγεθος τους, χρειάζονται υπαλλήλους γραφείου για να φροντίζουν καθημερινές εργασίες. Οι εργαζόμενοι γραφείου διαχειρίζονται πολλές διαφορετικές πτυχές μιας επιχείρησης.

Αυτές οι πτυχές περιλαμβάνουν τη λογιστική, την επεξεργασία κειμένων και δεδομένων, τις τηλεπικοινωνίες και άλλες δραστηριότητες. Απαιτούνται σε όλους τους τομείς της οικονομίας, από τη μεταποίηση μέχρι τη μεταφορά. 

Η τεχνολογία αποτελεί βασική συνεισφορά στο γραφείο: επιτρέπει μια μεγαλύτερη εργασία που πρέπει να γίνει σε μικρότερο χρονικό διάστημα.

Ευρετήριο

• 1 Λειτουργίες
• 2 Εξοπλισμός και υλικό
  • 2.1 Εμπορικό τηλεφωνικό σύστημα και τηλέφωνα γραφείου
  • 2.2 Υπολογιστές
  • 2.3 Δίκτυο υπολογιστών και σύνδεση στο Internet
  • 2.4 Πολυλειτουργικοί εκτυπωτές
  • 2.5 Τεμαχιστές χαρτιού
  • 2.6 Φωτοαντιγραφικά
  • 2.7 Προβολείς βίντεο και οθόνες
  • 2.8 Εξοπλισμός για εμπόρους
  • 2.9 Έπιπλα
  • 2.10 Προμήθειες και είδη γραφείου
• 3 Παραδείγματα εργασιών σε ένα γραφείο
  • 3.1 Συγγραφείς / συντάκτες σε ιστοτόπους και εφημερίδες 
  • 3.2 Ρεσεψιόν
  • 3.3 Λογιστές
  • 3.4 Διευθυντές
  • 3.5 Κλήση προσοχής-Κέντρα κλήσεων
• 4 Αναφορές

Λειτουργίες

- Οι σημαντικές υπηρεσίες που παρέχει το γραφείο περιλαμβάνουν τόσο διοικητικές όσο και άλλες υπηρεσίες προς τις άλλες υπηρεσίες του οργανισμού, οι οποίες δεν μπορούν να λειτουργήσουν χωρίς το γραφείο.

- Το γραφείο είναι εξίσου σημαντικό σε μια οργάνωση όπως ο εγκέφαλος στο ανθρώπινο σώμα. Ως εκ τούτου, το γραφείο είναι ο εγκέφαλος της εταιρείας. Συλλέγει πληροφορίες από διάφορες εσωτερικές και εξωτερικές πηγές, τις καταχωρεί, τις οργανώνει και τις αναλύει για να τις θέσει στη διάθεση της διοίκησης. Όλες οι πληροφορίες, τόσο παλιές όσο και παρούσες, είναι διαθέσιμες στο γραφείο.

- Το γραφείο λειτουργεί επίσης ως μεσάζων. Συνδέστε τον έξω κόσμο με τα διάφορα τμήματα και αντίστροφα. Όλες οι παραγγελίες παραλαμβάνονται μέσω του γραφείου. Συνδέστε τον οργανισμό με τους πελάτες, τους προμηθευτές, την κυβέρνηση και το ευρύ κοινό. Οι δημόσιες σχέσεις είναι πολύ σημαντικές στα σύγχρονα γραφεία.

- Είναι η καρδιά όλων των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Είναι σαν ένα διοικητικό κέντρο νεύρων. Από το γραφείο κυκλοφορεί πληροφορίες σχετικά με τις αγορές, τις πωλήσεις, τη χρηματοδότηση και τις επικοινωνίες.

- Πρόκειται για κέντρο ελέγχου. είναι το μέσο για την ανάληψη δράσης από την πολιτική της εταιρείας. Όταν μεγαλώνει η επιχείρηση, κάθε ηγέτης μεταβιβάζεται στην εξουσία να λαμβάνει τις δικές του αποφάσεις και ενέργειες. Έτσι, κάθε τμήμα θα έχει δικό της γραφείο, ώστε να διευκολύνει τη διοίκηση να περιγράψει τα σχέδιά της και τις πολιτικές της.

Ορισμένες βασικές ενέργειες που πραγματοποιούνται στα γραφεία είναι:

• Συνεδριάσεις.
• Δώστε προσοχή.
• Συμφωνώ με τη στρατηγική της εταιρείας.
• Συμφωνώ με τους στόχους.
• Οργάνωση φυσικών και ηλεκτρονικών αρχείων.
• Εξυπηρέτηση πελατών.
• Εκτύπωση και αντιγραφή εγγράφων.

Εξοπλισμός και υλικό

Ο εξοπλισμός γραφείου έχει εξελιχθεί για να επιτρέψει μεγαλύτερη αυτοματοποίηση. Ο αυτοματισμός γραφείου σημαίνει τη χρήση μηχανών για την εκτέλεση επαναλαμβανόμενων και κουραστικών εργασιών που κάνουν οι άνθρωποι. Οι ομάδες βοηθούν επίσης τους εργαζόμενους να κάνουν τις δουλειές τους πιο γρήγορα και αποτελεσματικά.

Μεταξύ του εξοπλισμού που μπορούμε να βρούμε σε ένα γραφείο είναι:

Εμπορικό τηλεφωνικό σύστημα και τηλέφωνα γραφείου

Είναι τα κύρια μέσα που χρησιμοποιούνται για την άμεση επικοινωνία με τους πελάτες και τους προμηθευτές.

Υπολογιστές

Για την επεξεργασία των πληροφοριών, η οποία είναι σήμερα η ψυχή οποιουδήποτε γραφείου. Είναι επίσης απαραίτητες για την επικοινωνία, χάρη στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Δίκτυο υπολογιστών και σύνδεση στο Internet

Εάν οι πληροφορίες είναι η ψυχή της εταιρείας, τότε τα δίκτυα υπολογιστών είναι οι αρτηρίες που διοχετεύουν αυτές τις πληροφορίες σε όλους τους τομείς της επιχείρησης. Καλώδια Ethernet, δρομολογητές και ένα μόντεμ είναι απαραίτητα για τη σύνδεση του τοπικού δικτύου με το Internet.

Πολυλειτουργικοί εκτυπωτές

Όταν οι πληροφορίες είναι ψηφιακές, θέλουμε να τις εκτυπώσουμε και αν είναι τυπωμένες, θέλουμε να τις σαρώσουμε. Από την άλλη πλευρά, θέλουμε να το λάβουμε ή να το στείλουμε με φαξ. Αυτές οι ομάδες το κάνουν όλα.

Διαλυτικά χαρτιού

Όταν δημιουργείτε τυπωμένο χαρτί, πολλές φορές πρέπει να το καταστρέψετε. Το γραφείο είναι υπεύθυνο για τις πληροφορίες που έχει.

Φωτοαντιγραφικά

Βασικές αρχές για την αντιγραφή εγγράφων.

Βιντεοπροβολείς και οθόνες

Χρησιμοποιείται για παρουσιάσεις στην αίθουσα συνεδριάσεων.

Εξοπλισμός για εμπόρους

Μηχανήματα σημείων πώλησης και ταμειακές μηχανές.

Έπιπλα

Μέσα στα έπιπλα σε ένα γραφείο μπορούμε να βρούμε τα εξής:

• Καρέκλες
• Γραφεία
• Κουζίνες
• Αρχειοθήκες αρχείων
• Χαλιά
• Πίνακες συνάντησης

Είδη και είδη γραφείου

Ορισμένα από τα υλικά και προμήθειες που απαιτούνται για τη λειτουργία ενός γραφείου είναι:

- Φύλλα λευκού χαρτιού: Χρησιμοποιούνται για εκτύπωση και φωτοτυπία, για τη σύνταξη μικρών σημειώσεων και για παρουσιάσεις σε flipcharts.

- Τυποποιημένο χαρτί: θερμικό χαρτί για φαξ, ταινία ετικέτας, χαρτί για σημείο πώλησης.

- Προτυπωμένα έντυπα: τιμολόγια, φορολογικές δηλώσεις, αποδείξεις πληρωμής, ημερολόγια γραφείου.

- Ετικέτες και αυτοκόλλητο χαρτί: ετικέτες για φακέλους, ετικέτες τιμών και σημειώσεις μετά την τοποθέτηση.

- Αναλώσιμα για εκτύπωση: δοχεία μελανιού και κασέτες γραφίτη.

- Φορητά μέσα αποθήκευσης: USB sticks και κάρτες μνήμης.

- Μηχανικά συνδετικά στοιχεία: συνδετήρες τύπου χαρτιού και πεταλούδας, συνδετήρες.

- Χημικά συνδετικά στοιχεία: διαφανή κολλητική ταινία, κόλλα.

- Καθαρισμός προϊόντων: σφουγγαρίστρες, κάδοι, κάδοι ανακύκλωσης, σκούπες, σαπούνια, αποσμητικά χώρου, απολυμαντικά, χαρτί κουζίνας και χαρτί τουαλέτας.

- Μικρές μηχανές: χαρτοκόπτες, συρραπτικά, συρραπτικά, σφραγίδες από καουτσούκ, μηχανές αρίθμησης και ακόνισμα μολυβιών.

- Φυσική αποθήκευση: φάκελοι, φάκελοι, κιβώτια, ράφια και διοργανωτές γραφείου.

- Είδη γραφής και διορθωτικά: μολύβια, στυλό, δείκτες, ταινία διόρθωσης, διορθωτικό υγρό και γόμες.

Παραδείγματα θέσεων εργασίας σε ένα γραφείο

Συγγραφείς / συντάκτες σε ιστότοπους και εφημερίδες 

Οι συγγραφείς και οι εκδότες, αν ανήκουν στην ομάδα εργασίας ή εργάζονται από το σπίτι, εργάζονται σε ένα γραφείο. Οι συγγραφείς δημιουργούν περιεχόμενο για δημοσιεύσεις εκτύπωσης, ιστοσελίδες και ιστολόγια. Οι συντάκτες διορθώνουν το περιεχόμενο που έχει γραφτεί.

Ρεσεψιόν

Μια ρεσεψιονίστ σε ένα γραφείο ασχολείται πάρει τους πελάτες και τους προμηθευτές, γράφοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η απάντηση κλήσεων, τη λήψη μηνυμάτων, αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την επικοινωνία τηλεφωνικές κλήσεις σε συγκεκριμένους εργαζόμενους και αρχειοθέτηση.

Ο εκπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών θα πρέπει να είναι καλά ενημερωμένος για την επιχείρηση για την οποία εργάζεται, καθώς και για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες του, προκειμένου να βοηθήσει τους πελάτες. Πρέπει να απαντάτε σε κλήσεις και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να λαμβάνετε εντολές και να επιστρέφετε επιστροφές χρημάτων.

Λογιστές

Οι λογιστές ή οι λογιστές εργάζονται σε περιβάλλον γραφείου. Τα καθήκοντά τους περιλαμβάνουν την προετοιμασία των φόρων, την πληρωμή λογαριασμών, τη λήψη πληρωμών, μεταξύ άλλων.

Διευθυντές

Οι διευθυντές γραφείων διαχειρίζονται το έργο του γραφείου. Οι υποχρεώσεις σας μπορεί να διαφέρουν από προσλήψεις, απολύσεις ή να προγραμματίσετε την εργασία του προσωπικού, να αναθέτουν καθήκοντα, την κατάρτιση νέων εργαζομένων, τη δημιουργία και την επιβολή των πολιτικών του Office, την επίβλεψη της ομάδας, την επίλυση θεμάτων και να συντηρεί συστήματα πληροφορικής.

Τηλεφωνικά κέντρα κλήσεων

Τα άτομα που εργάζονται σε τηλεφωνικό κέντρο απαιτούν τηλεφωνικές κλήσεις από πελάτες της εταιρείας για την οποία εργάζονται. Πρέπει να τους δώσετε απαντήσεις στις ερωτήσεις σας, να λαμβάνετε καταγγελίες και να επεξεργάζεστε παραγγελίες.

Αναφορές

1. Ο Rob Waugh (2017). Τι θα ακολουθήσει για την τεχνολογία γραφείου; Το Telegraph. Σύνδεση μικρών επιχειρήσεων. Από: telegraph.co.uk.
2. ΚράτοςUniversity (2018). Επιχειρήσεις που αναζητούν σε υπολογιστές και γραφείο - Η ΓΡΑΦΗ ΤΟΥ ΣΗΜΕΡΑ, Η ΕΡΓΑΣΙΑΚΗ ΔΥΝΑΜΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ, ΤΑΣΕΙΣ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ, Ο ΚΟΣΜΟΣ ΤΗΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ. Λαμβάνεται από: careers.stateuniversity.com.
3. Η Lucy Kellaway (2013). Πώς ο υπολογιστής άλλαξε το γραφείο για πάντα. BBC News Από το bbc.com.
4. Wikipedia, η ελεύθερη εγκυκλοπαίδεια (2018). Διαχείριση γραφείου Λαμβάνεται από: en.wikipedia.org.
5. Yajaira Gutierrez (2012). Βασικές έννοιες του γραφείου. Από: pedageducomercial.blogspot.com.
6. James Bucki (2018). Βασικός εξοπλισμός γραφείου για την εκκίνηση μιας επιχείρησης. Η λειτουργία του ισοζυγίου και η τεχνολογία. Λαμβάνεται από: thebalance.com.