Θετικά και αρνητικά σχόλια Πώς να τα δώσετε σε 9 βήματα (με παραδείγματα)

Δώστε θετικά ή αρνητικά σχόλια είναι η χρήση μεθόδων επικοινωνίας για τη μετάδοση και λήψη πληροφοριών σχετικά με την επάρκεια ή την ανεπάρκεια της εργασίας μας. Σε μια πρώτη προσέγγιση αυτής της έννοιας, μπορείτε να σκεφτείτε ότι πρόκειται για αρνητικές πτυχές που τα αφεντικά επικοινωνούν με τους υπαλλήλους μιας επιχείρησης.

Θετική ανατροφοδότηση λέγεται ότι κάτι έχει γίνει καλά. Για παράδειγμα: "Η εργασία έχει διεξαχθεί με συνοπτικό τρόπο και είναι κατανοητή. Αρνητική ανάδραση συμβαίνει όταν κάτι έχει γίνει λάθος. Για παράδειγμα: "Η εργασία δεν είναι καλά κατανοητή, έχει σύγχυση πληροφορίες".

Τόσο το θετικό όσο και το αρνητικό συμβάλλουν στη βελτίωση της απόδοσης του ατόμου στον οποίο δίνεται η ανατροφοδότηση. Ωστόσο, η έννοια της ανατροφοδότησης της εργασίας είναι πολύ πιο εκτεταμένη, είναι θετική ή αρνητική και απευθύνεται σε έναν υπάλληλο, έναν διευθυντή ή έναν συνάδελφο.

Όπως αναφέρει ο Farr (1993), στο περιβάλλον εργασίας υπάρχουν πολλές πληροφορίες που μας λένε πώς εκτελούμε το έργο μας. Ωστόσο, είναι απαραίτητο να κατανοήσουμε αυτές τις πληροφορίες, προκειμένου να επιτύχουμε τους στόχους και τους στόχους μας. Μεταξύ άλλων, η ανατροφοδότηση από την εργασία θα σας επιτρέψει:

• Διορθώστε τα σφάλματα απόδοσης.
• Μειώστε την αβεβαιότητά σας σχετικά με την επάρκεια της δουλειάς σας.
• Ξέρτε πώς οι άλλοι σας αντιλαμβάνονται και αξιολογούν.

Επιπλέον, μερικά από τα πλεονεκτήματα που θα αποκτήσετε κατά την πραγματοποίηση μιας εποικοδομητικής ανατροφοδότησης στο περιβάλλον εργασίας σας θα είναι:

• Αποφύγετε τις συγκρούσεις με τους συναδέλφους, τους υπαλλήλους ή τους διαχειριστές.
• Να έχετε μεγαλύτερη ικανοποίηση στο χώρο εργασίας.
• Προωθήστε την ομαδική εργασία και να είστε πιο αποτελεσματικοί.
• Να αποκτήσετε συναισθήματα αυτοπεποίθησης στην εργασία.

9 βήματα για να δώσετε θετικά ή αρνητικά σχόλια

Για να το εφαρμόσουμε αποτελεσματικά, περιγράφουμε τα 9 βήματα που πρέπει να λάβετε υπόψη για την ανάπτυξη αυτής της μεθόδου επικοινωνίας:

1 - Επιλέξτε την ώρα και τον τόπο καλά πριν δώσετε ανατροφοδότηση

Θα πρέπει να ξεκινήσετε ζητώντας το άλλο άτομο εάν είναι διαθέσιμο εκείνη τη στιγμή. Αν είστε απασχολημένοι, θα πρέπει να προσπαθήσετε να αρχίσετε τη συζήτηση αργότερα.

Με αυτόν τον τρόπο, το άτομο στο οποίο δίνετε τα σχόλιά σας θα σας δώσει την προσοχή που πρέπει να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά. Από την άλλη πλευρά, για να επιλέξετε το σενάριο, πρέπει να εξετάσετε το είδος των πληροφοριών που πρόκειται να παράσχετε:

Όταν πρόκειται για θετική ανατροφοδότηση, θα πρέπει να επιλέξετε να το κάνετε δημόσια, έτσι ώστε το άτομο να έχει ακόμη μεγαλύτερη κοινωνική αναγνώριση της επάρκειας της εργασίας του.

Σε περίπτωση που θέλετε να επικοινωνήσετε με κάποιες αρνητικές πτυχές, επιλέξτε έναν ιδιωτικό ιστότοπο έτσι ώστε ο εργαζόμενος να μην αντιληφθεί ότι είναι μπερδεμένος μπροστά στους συναδέλφους του.

2 - Μην περιμένετε πάρα πολύ για να δώσετε τη γνώμη σας

Εάν υπάρχει κάποια πτυχή για την οποία θέλετε να δώσετε ανατροφοδότηση σε έναν συνάδελφο, έναν υπάλληλο ή έναν προϊστάμενό σας, μην περιμένετε πολύ. Διαφορετικά, το άτομο δεν θα θυμάται πολύ καλά για το τι είναι.

Για παράδειγμα, αν πείτε σε κάποιον ότι η συμπεριφορά που είχατε πριν από 3 μήνες δεν ήταν κατάλληλη, το άτομο πιθανότατα δεν περιέχει τα συμφραζόμενα που συνέβησαν, οπότε τα σχόλιά σας δεν θα έχουν το επιθυμητό αποτέλεσμα.

Ωστόσο, αν αναφέρετε μια θετική ή αρνητική πτυχή για κάτι που κάνατε κατά τις τελευταίες ημέρες, μπορείτε να λάβετε υπόψη τη γνώμη σας και να διορθώσετε - εάν είναι απαραίτητο - επειδή δεν θα έχετε αποκλίνει πολύ από το στόχο σας ακόμα..

Επιπλέον, αυτό το σημείο είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε σχέση με την αρνητική ανατροφοδότηση, διότι αν δεν δώσετε αμέσως τη γνώμη σας, θα συγκεντρώσετε καταγγελίες σε ένα άτομο και μπορεί μία ημέρα να σας συγκλονιστεί και να επικοινωνήσετε όλα όσα σας ενοχλούν με μια επιθετική συμπεριφορά.

Αυτό είναι συνηθισμένο σε κάθε είδους σχέση - φίλους, ζευγάρια, γονείς κλπ. - Εάν δεν πείτε στο άλλο άτομο τι σας ενοχλεί, δύσκολα θα αλλάξει τη συμπεριφορά του.

3 - Εμφανίζει μια ενσυναίσθητη στάση

Βάλτε τον εαυτό σας στη θέση του άλλου με ενσυναίσθηση και σκεφτείτε πώς θα θέλατε να σας δώσουν πληροφορίες για το έργο σας και την απόδοσή σας.

Σίγουρα θα θέλατε το άτομο που πρόκειται να σχολιάσει κάποια πτυχή της δουλειάς σας να είναι καταρτισμένο, προσπαθώντας να μην βλάψει τα συναισθήματά σας όταν πρόκειται για αρνητικές πληροφορίες.

Εάν η δουλειά σας έχει επηρεάσει με κάποιο τρόπο, προσπαθήστε να μην χάσετε το δροσερό σας και να εξηγήσετε πώς αισθάνεστε.

4 - Ακούστε το άλλο και να είστε ευέλικτοι

Σε αυτή τη διαδικασία επικοινωνίας, θα πρέπει να έχετε τη δυνατότητα να ακούτε ενεργά - και όχι μόνο να μιλάτε. Αυτό περιλαμβάνει την παροχή της δυνατότητας στον άλλο να μας πει για τις δυσκολίες που αντιμετώπισε στο δρόμο του σε σχέση με αυτό το καθήκον.

Αντιμετωπίστε τους λόγους που οδήγησαν το άλλο άτομο να δράσει με αυτόν τον τρόπο. Ίσως όταν γνωρίζετε τις περιστάσεις σας, καταλαβαίνετε ότι ενεργήσατε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

Έχετε τη δυνατότητα να διορθώσετε αν νομίζετε ότι κάνετε λάθος. Μετά από όλα, τα σχόλια που παρέχετε βασίζονται στην προσωπική σας γνώμη, δεν είναι απόλυτη αλήθεια.

5 - Μην χρησιμοποιείτε γενικά και μη ειδικά σχόλια

Είναι σημαντικό να είστε συγκεκριμένοι με τα σχόλιά σας, αντί να δώσετε ανατροφοδότηση με αόριστες και γενικές πληροφορίες. Δεν είναι το ίδιο να πούμε: "καλή δουλειά" ότι "η τελευταία σας έκθεση συλλέγει πολύ ακριβείς πληροφορίες για την πρόοδο της εταιρείας".

Με το δεύτερο σχόλιο, το άλλο άτομο θα αισθάνεται πιο εκτιμημένο και θα έχει μεγαλύτερη γνώση της αποτελεσματικότητάς του στην εργασία.

Οι πιο συγκεκριμένες και συγκεκριμένες πληροφορίες που παρέχετε, οι καλύτερες επιπτώσεις που θα έχει στην απόδοση του άλλου προσώπου - όπως ακριβώς είναι και η ακριβέστερη πυξίδα, τόσο ευκολότερο είναι να κατευθυνθούμε ένα πλοίο-.

6 - Χρησιμοποιήστε την "Τεχνική σάντουιτς"

Η τεχνική αυτή συνίσταται στην συμβολή:

1. - Μια θετική κριτική, για τις πτυχές που κάνετε ικανοποιητικά ή για την προσπάθεια που κάνετε για την επίτευξη του στόχου.
2. - Μια αρνητική κριτική, για το τι νομίζετε ότι θα πρέπει να βελτιωθεί για να κάνει μια αποτελεσματική δουλειά.
3. - Μια θετική κριτική, για τη γενική του επάρκεια.

Με αυτόν τον τρόπο, αποφεύγετε την αρχική δυσφορία να ξεκινήσετε με ένα αρνητικό σχόλιο, έτσι ώστε το άτομο να είναι πιο δεκτικό στη γνώμη σας. Επιπλέον, μπορείτε να αφήσετε μια καλή γεύση στο στόμα σας που κορυφώνει τη συζήτηση με μια άλλη θετική πτυχή.

Το άτομο που λαμβάνει τα σχόλια δεν θα αισθάνεται προκλητά, αλλά θα το δεχτεί πιο θετικά και θα είναι πρόθυμο να αλλάξει την αρνητική πλευρά που αναφέρατε.
Ένα παράδειγμα αυτής της τεχνικής θα ήταν να πούμε σε έναν συνάδελφο:

"Η έκθεση σας στις προηγούμενες πωλήσεις μου έδωσε πολύτιμες πληροφορίες. Ήταν λίγο μακρύ, αλλά πολύ ενδιαφέρον ".

7 - Χρησιμοποιήστε την ανατροφοδότηση που επικεντρώνεται στη συμπεριφορά, όχι στο άτομο

Είναι πολύ σημαντικό να επιλέγετε τις λέξεις που πρόκειται να χρησιμοποιήσετε καλά, ώστε να μην επικρίνετε τον εν λόγω άνθρωπο, αλλά τη συμπεριφορά που έχει πραγματοποιηθεί σε συγκεκριμένο χρόνο.

Για να το καταλάβετε καλύτερα, δεν είναι το ίδιο να πείτε "το έργο δεν παραδόθηκε εγκαίρως" παρά να πει κανείς "να παραδώσουν πάντα τα έργα αργά". Στη δεύτερη περίπτωση, το άτομο μπορεί να αισθάνεται ότι αυτός ή αυτή χαρακτηρίζεται ως ανεύθυνος και μια δυσάρεστη και δυσάρεστη κατάσταση θα συμβεί..

Επίσης, εστιάστε σε απομονωμένες συμπεριφορές, έτσι ώστε οι συμπεριφορές να μην γενικεύονται. Ας δούμε ένα παράδειγμα σε σχέση με αυτή την πτυχή: Είναι καλύτερο να πούμε: "Σήμερα το πρωί έχετε φτάσει 15 λεπτά καθυστέρηση, θα ήθελα να μάθω αν είχατε κάποιο πρόβλημα": "Είστε πολύ άπταιος".

Όπως μπορείτε να δείτε, το πρώτο παράδειγμα επικεντρώνεται στη συμπεριφορά της καθυστέρησης - εκτός από την εμφάνιση μιας εμφατικής στάσης γι 'αυτό-.

Στη δεύτερη φράση, αντίθετα, είναι επιθετική, καταγράφοντας το πρόσωπο βάσει ορισμένων γεγονότων που μερικές φορές αποτελούν την εξαίρεση, όχι τον κανόνα.

8 - Σε αρνητική ανατροφοδότηση, δίνει επιλογές για το πώς θα μπορούσε να γίνει καλύτερα η εργασία

Όταν τα σχόλια που κάνετε είναι αρνητικά, προσθέστε σχόλια που στοχεύουν στη βελτίωση της εργασίας. Αυτό θα βοηθήσει το άλλο πρόσωπο να ξέρει πώς θα πρέπει να διεξάγει το έργο του με παραγωγικό τρόπο.

Για παράδειγμα, αν δεν σας άρεσε ο τρόπος με τον οποίο ένας εργαζόμενος αντιμετώπισε έναν πελάτη, θα μπορούσατε να πείτε κάτι όπως: "Σήμερα το πρωί παρατήρησα ότι ο πελάτης δεν ήταν ικανοποιημένος από την εξήγησή σας σχετικά με την πληρωμή μέσω χρηματοδότησης. Σε άλλη περίπτωση, μπορείτε να προσφέρετε ένα επεξηγηματικό φυλλάδιο για να το καταλάβετε καλύτερα ".

9 - Ενθαρρύνετε τους άλλους να εκφράσουν τις απόψεις τους για το έργο σας

Ειδικά εάν είναι υπάλληλός σας, θα πρέπει να ενθαρρύνετε αυτή τη δυναμική και την ανταλλαγή πληροφοριών, έτσι ώστε να μπορείτε επίσης να επωφεληθείτε από τα πλεονεκτήματα της άμεσης και συγκεκριμένης ενημέρωσης σχετικά με την εργασία σας..

Η γνώση των απόψεων των εργαζομένων γύρω σας θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε το σκάφος σας, πώς σχολιάσαμε στην αρχή αυτού του άρθρου.

Ελπίζουμε ότι όλες αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε την επικοινωνία σας με τους συναδέλφους σας και να επιτύχετε μεγαλύτερη εργασιακή ικανοποίηση..

Και εσείς, ποιες άλλες συμβουλές για θετική ή αρνητική ανατροφοδότηση θα προσθέσετε?

Αναφορές

1. Ana I. García Álvarez και Anastasio Ovejero Bernal. Το Μέτρο Εργασιακών Ανατροφοδοτήσεων σε Οργανισμούς: Προσαρμογή του ερωτηματολογίου της Έρευνας Εμπιστευτικότητας Εργασίας. Psicothema, 1998. Τόμος 10, nº 2, σελ. 241-257.
2. Ο Carlos Eduardo Román Maldonado. Σχετικά με την ανατροφοδότηση ή την ανατροφοδότηση στην ηλεκτρονική ανώτερη εκπαίδευση "Καθολικό Πανεπιστήμιο του Βορρά" του Virtual Magazine. Νο.26, (Φεβρουάριος - Μάιος 2009, Κολομβία).
3. Ιγκνάσιο Μποφ. Γιατί να δώσετε Σχόλια; Πώς να το κάνετε αποτελεσματικά; (2001) Πανεπιστήμιο CEMA.
4. Μ. Ι. Ferrero και Μ. Martín. Η σημασία της εποικοδομητικής ανάδρασης στην αξιολόγηση των ομαδικών μουσικών παραστάσεων.
5. Sherry E. Moss, Enzo R. Valenzi, William Taggart. Κρύβετε από το αφεντικό σας; Η ανάπτυξη μιας ταξινόμησης και ενός μέσου για την αξιολόγηση της συμπεριφοράς διαχείρισης των σχολίων των καλών και κακών επιθεωρητών. Εφημερίδα της Διοίκησης (2003).