Πώς να κάνετε μια προσωπική επιστολή σύστασης σε 5 βήματα

Τα βήματα για κάνει μια προσωπική επιστολή σύστασης πρέπει να είναι πολύ σχολαστικοί λόγω της σημασίας που μπορεί να φέρει στον αιτούντα.

Μια προσωπική επιστολή συστάσεων είναι ένα έγγραφο που συνήθως εκτελείται από τον διευθυντή ή τον επικεφαλής του υποψηφίου για δουλειά. Έχει μια επίσημη γλώσσα που μεταφέρει τις θετικές ιδιότητες και τις εμπειρίες που έχει κάνει ο εργαζόμενος σε μια δουλειά.

Η ανάπτυξη και σύνταξη μιας καλής επιστολής συστάσεως είναι σημαντική επειδή μπορεί να σημαίνει μίσθωση σε μια νέα εταιρεία, η οποία προωθείται εσωτερικά σε μια νέα κοινωνική θέση ή είναι αποδεκτή σε ένα πανεπιστήμιο.

Η πραγματική παρουσίαση μιας συστατικής επιστολής δεν σημαίνει ότι ένας υποψήφιος είναι καλύτερο - και αυτό είναι γνωστό από τους καλούς επιλογείς - αν και δίνουν εμπιστοσύνη στον ανάδοχο και μπορούν να λειτουργήσουν ως απόδειξη ότι μια επαγγελματική εμπειρία είναι αληθινή.

Σύμφωνα με την έρευνα, αυτές οι γραπτές προσωπικές συστάσεις δεν προβλέπουν ότι ένας υποψήφιος θα είναι καλός σε μια θέση. Επομένως, είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικές σε στελέχη ή διαχειριστές προσλήψεων χωρίς πολύ θεωρητική γνώση - αν και ίσως εμπειρική - στους ανθρώπινους πόρους. Έτσι επωφεληθείτε από αυτό το γεγονός!

Για να το κάνετε πιο εύκολα και χωρίς πολλούς πονοκεφάλους, σας έχουμε αφήσει στο τέλος του άρθρου ένα παράδειγμα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως μοντέλο.

Αυτός ο τύπος επιστολής μπορεί να ζητηθεί από έναν συνεργάτη με τον οποίο ήσασταν στο σχολείο, ένας επιχειρηματικός συνεργάτης ή συνάδελφος, ένας προϊστάμενος ή ακόμα και ένας διευθυντής. Αυτά τα γράμματα μπορούν να επηρεάσουν βαθιά το ακαδημαϊκό και το επαγγελματικό μέλλον κάποιου.

Αντί να μιλάτε απλά για την ικανότητα του ατόμου να κάνει μια δουλειά, πρέπει να αντιμετωπίσετε την ικανότητά του να αναλάβει μια πρόκληση και να επιτύχει.

Σε μια προσωπική επιστολή σύστασης - σε γενικές γραμμές - πρέπει να περιγραφεί η ικανότητα του ατόμου να κάνει δουλειά και / ή να αναπτυχθεί σε περιβάλλον εργασίας..

Μην μιλάτε για τις δεξιότητες του ατόμου με τον οποίο δεν είστε εξοικειωμένοι, αλλά επισημάνετε τις επαγγελματικές δεξιότητες που έχει αποδείξει το άτομο.

Κάθε επιστολή προσωπικής σύστασης, είτε είναι γραμμένη από διαχειριστή ενός τρέχοντος υπαλλήλου ή πρώην υπαλλήλου είτε από έναν δάσκαλο για έναν πρώην φοιτητή, θα περιέχει πολλαπλά βασικά στοιχεία που θα εξηγήσουμε παρακάτω.

Τα 5 βήματα για να κάνετε μια προσωπική επιστολή σύστασης

1- Προσδιορίστε τον σκοπό της επιστολής

Τις περισσότερες φορές, η επιστολή σύστασης αποστέλλεται ως μέρος ενός πακέτου εφαρμογής. Εντούτοις, μπορεί να υπάρχουν φορές που η επιστολή αποστέλλεται ταχυδρομικώς ή αποστέλλεται ξεχωριστά στον υπεύθυνο προσλήψεων ή στην επιτροπή εισδοχής..

Σε κάθε περίπτωση, δεν πρέπει να υποθέσετε ότι ο αναγνώστης θα γνωρίζει γιατί λάβατε αυτήν την επιστολή από εσάς. συνεπώς, πρέπει να συμπεριλάβετε τις ακόλουθες πληροφορίες στην αρχική παράγραφο.

Στην πρώτη ή τη δεύτερη σειρά της επιστολής σύστασης, πρέπει να προσδιορίσετε γιατί γράφετε την επιστολή, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος του ατόμου που υποστηρίζετε και της ευκαιρίας στην οποία το χορηγείτε, είτε για δουλειά, προώθηση είτε για ευκαιρία. μελέτη.

Εκτός από τον προσδιορισμό του σκοπού της επιστολής, είναι απαραίτητο να εισαγάγετε τον εαυτό σας στον αναγνώστη και να εξηγήσετε τη σχέση σας με τον αιτούντα.

Είναι επίσης απαραίτητο να πληρούν τις προϋποθέσεις πριν από τον αναγνώστη για να τον πείσουν ότι η άποψή σας είναι σημαντική και να τον κάνει να ενδιαφέρεται για αυτό που έχετε να πείτε.

2- Θυμηθείτε την αξία της εντιμότητας

Αφού εισάγετε τον εαυτό σας και εξηγείτε τα προσόντα σας, θυμηθείτε τον πιο πολύτιμο κανόνα για τη σύνταξη προσωπικής επιστολής συστάσεως: τιμιότητα. Δεν χρειάζεται να υπερβάλλετε ή να παραποιήσετε πληροφορίες για την προώθηση του ατόμου που υποστηρίζετε.

Ο διαχειριστής μίσθωσης ή η επιτροπή εισδοχής δεν θα μπορούσε ποτέ να ανακαλύψει την εξαπάθειά σας, αλλά αν το κάνουν, εσείς και ο υποψήφιος θα φαινόταν κακός.

Εκτός από την κακή εμφάνιση της εξαπάτησης, στη συνέντευξη ο υποψήφιος μπορεί να παρασυρθεί από τη φρουρά αν βάλεις στην επιστολή κάτι που δεν μπορεί να περιγράψει ή να υπερασπιστεί τον εαυτό του.

Είναι απαραίτητο να συμπεριληφθούν ακριβείς πληροφορίες ότι εάν το άτομο καλείται να μπει σε λεπτομέρεια, μπορεί να το κάνει με ευκολία.

3- Συμπεριλάβετε τα επιτεύγματα και τα αποτελέσματα

Όταν αναφέρουν τα επιτεύγματα και τα προσόντα του ατόμου, υπογραμμίζουν συγκεκριμένα επιτεύγματα μπορεί να είναι πολύτιμη για να δώσει βάρος στις δηλώσεις τους. Μπορείτε να περιγράψετε μια εργασία και την ενέργεια που λαμβάνετε σε σχέση με την κατάσταση, και στη συνέχεια να αναφέρετε το αποτέλεσμα.

Τόσο οι εργοδότες όσο και τα εκπαιδευτικά ιδρύματα επιθυμούν να επενδύσουν σε δημιουργικά και καινοτόμα άτομα, αναφέροντας έτσι αυτό το σύνολο δεξιοτήτων, θα βοηθούσε πολύ τον υποψήφιο, καθώς και τις διαδηλώσεις ηγεσίας και προαγωγής..

Εάν εσείς προσωπικά ορίσατε τον υποψήφιο για ένα ειδικό βραβείο ή τιμή για την οποία ήσασταν ο νικητής, πρέπει να το αναφέρετε στην επιστολή σας. Περιλάβετε πληροφορίες σχετικά με το βραβείο για το οποίο το ορίσατε, γιατί το ορίσατε και άλλες λεπτομέρειες της αναγνώρισης.

Αν γνωρίζετε μόνο ένα βραβείο που έλαβε το άτομο ή εάν και οι δύο κέρδισαν την αναγνώριση μαζί, μπορείτε να συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με αυτό.

Θυμηθείτε ότι είναι σημαντικό να διατηρήσετε την προσωπική επιστολή συστάσεων σχετικά σύντομη, ώστε να μην χάσετε την προσοχή του αναγνώστη.

4- Απαντήστε στις ερωτήσεις που θέλει να μάθει ο αναγνώστης

Στην επιστολή της σύστασης αναμένεται να μιλήσετε για τον υποψήφιο, αλλά είναι σημαντικό να εστιάσετε σε αυτό που μπορεί να κάνει αυτό το άτομο αντί για αυτό που θα κερδίσετε από την εταιρεία ή το σχολείο στο οποίο επιλέγετε.

Ως εκ τούτου, πρέπει να τοποθετήσετε τον εαυτό σας στο μυαλό του αναγνώστη και να αναρωτηθείτε τι θα θέλατε να μάθετε για αυτόν τον υποψήφιο αν είστε ο υπεύθυνος για τη λήψη της απόφασης.

Ορισμένες ερωτήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν: Τι θα κάνει αυτό το άτομο για μένα; Πώς αυτό το πρόσωπο ευθυγραμμίζεται με την οργάνωσή μου; Μήπως η πρόσληψη ή η αποδοχή αυτού του προσώπου θα βελτιώσει την εταιρεία μου ή το μακροπρόθεσμο εκπαιδευτικό ίδρυμά μου?

Ανεξάρτητα από το πόσο καιρό είναι η σύστασή σας, οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις θα πρέπει να δηλώνονται με σαφήνεια και να είναι κατανοητές για τον αναγνώστη.

5- Παρέχετε ένα μέσο παρακολούθησης

Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι ο αναγνώστης γνωρίζει ότι μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας εάν έχουν επιπλέον ερωτήσεις σχετικά με τον υποψήφιο.

Το γεγονός ότι προσφέρετε να μιλήσετε λεπτομερέστερα για τον υποψήφιο, λέει στον αναγνώστη ότι είναι πλήρως αφοσιωμένος στην υποστήριξη αυτού του προσώπου.

Άλλες συμβουλές

-Αναφέρετε τι ενδιαφέρει ο ανάδοχος. Τι είναι ο Διευθυντής / Διαχειριστής επιλογής που ψάχνει ποιος θα σας προσλάβει; Αν ψάχνετε να πουλήσετε περισσότερα και είστε πωλητής και έχετε καταφέρει πραγματικά να αυξήσετε τις πωλήσεις στις προηγούμενες θέσεις εργασίας σας, αναφέρετε το.

-Ποτέ μην υπερβάλλετε ή ψέματα: Ένας έμπειρος διαχειριστής επιλογής θα ξέρει γρήγορα εάν είστε ψέματα ή όχι. Αν έχετε αμφιβολίες εμβαθύνουν και σίγουρα αναρωτιούνται θέλεις να φέρει το πόδι.

-Προσαρμόστε τη γλώσσα στην εταιρεία στην οποία προορίζεται το γράμμα: μελετήστε τον ιστότοπο της εταιρείας, το στυλ που χρησιμοποιούν όταν γράφετε, αν χρησιμοποιούν μια λέξη, κάποια έκφραση ή πόρο. Η χρήση του θα κάνει επίσης την επιστολή σας σύσταση οικεία.

-Μην επεκτείνετε πάρα πολύ: Μια επιλογή προπονητής θα έχει χίλια πράγματα που πρέπει να κάνετε για να περνούν πολύ χρόνο διαβάζοντας. Στην ιδανική περίπτωση, το γράμμα θα πρέπει να μπορεί να διαβάζεται σε 10 δευτερόλεπτα. Σκεφτείτε ένας εργαζόμενος στην επιλογή μπορεί εύκολα να δει 100 συνεχίζει την ημέρα.

-Μπορείτε να προσπαθήσετε να το κάνετε εντυπωσιακό, δημιουργικό.

Παράδειγμα επιστολής σύστασης

Όπως είπαμε, η επιστολή πρέπει να είναι σύντομη και εντυπωσιακή:

Αγαπητέ Διευθυντή,

Μαίρη έχει εργαστεί μαζί μου τα τελευταία 5 χρόνια ως Διευθυντής Πωλήσεων και έχω μόνο θετικά λόγια.

Από την είσοδό της κατάφερε να αυξήσει τις πωλήσεις της κατά 20%, πρώτα ως άμεσος πωλητής και αργότερα ως διευθυντής και διαχειρίζοντας μια ομάδα δέκα ατόμων.

Η στάση τους ήταν πάντα θετική, συνεργατική, φιλική και πρόθυμη να δημιουργήσει ένα καλό περιβάλλον εργασίας.

Παραμένω στη διάθεσή σας εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες.

Με εκτίμηση,,

Antonio Pérez, Διευθυντής Επιχειρήσεων της Λατινικής Αμερικής.

Όπως μπορείτε να δείτε, αυτή η συστατική επιστολή είναι απλή, σύντομη, κατανοητή και αναφέρει τι μπορεί να ενδιαφέρει το συμβαλλόμενο μέρος. Δεν φέρει και αν φαίνεται σε χαρτί ή σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν φαίνεται σαν κάτι που θα διαρκέσει πολύ για να διαβάσει.

Παραλλαγή για προηγμένες διαδικασίες επιλογής

Αν προχωρήσει η διαδικασία επιλογής, θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί κάτι πιο εκτεταμένο.

Αγαπητέ Διευθυντής:

Γράφω για να συστήσω τον John στη θέση του Διευθυντή Εξυπηρέτησης Πελατών στο τμήμα του. Ο John έχει εργαστεί για μένα για δύο χρόνια ως Account Executive που αποδεικνύει ότι είναι εξαιρετικά παραγωγικός. Νομίζω ότι θα αποδειχθεί πλεονέκτημα ως διαχειριστής στο τμήμα του, γι 'αυτό τον υποστηρίζω πλήρως για τη θέση.

Θεωρώ ότι ο Ιωάννης είναι σκληρή, ενεργητική και γεμάτη πρωτοβουλία. Όταν προσλήφθηκε, ο John διατέθηκε σταθεροί λογαριασμοί - αλλά όχι ανάπτυξη - ως εκπαιδευτικό εργαλείο μέχρι να εξοικειωθεί με τα προϊόντα και τις υπηρεσίες μας.

Σε έξι μήνες, ο John πέτυχε αύξηση των λογιστικών δαπανών κατά 10%, με τρεις πελάτες που δεν είχαν αλλάξει τις δραστηριότητές τους μαζί μας μέσα σε πέντε χρόνια. Ως αποτέλεσμα, ανέθεσα τον Ιωάννη σε μερικές παρουσιάσεις πελατών και τους πήρε όλους.

Παρόλο που ο λογαριασμός του αποτελείται από παλιούς λογαριασμούς, ο John είναι ένας από τους υψηλότερους εισοδήματα στην ομάδα μου. Πιστεύω ότι το κλειδί του για την επιτυχία είναι το πάθος του για τα προϊόντα μας και το εξαιρετικό του ταλέντο για εξυπηρέτηση πελατών.

Αυτός είναι ο λόγος που το συνιστώ ιδιαίτερα για τη δουλειά που προσφέρετε. Ξέρω ότι αν μπορείτε να εκπαιδεύσετε μια ομάδα να κάνει ό, τι κάνετε, θα παρατηρήσετε μια σημαντική μείωση των παραπόνων πελατών και τριβής..

Αν μπορώ να βοηθήσω περισσότερο στη διαδικασία αξιολόγησης, ενημερώστε μας. Η απευθείας γραμμή μου είναι 555-55-55 ή μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο [προστατευμένο με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο] Φυσικά, μπορείτε να σταματήσετε από το γραφείο μου για να απαντήσετε σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις.

Με εκτίμηση,,

(Υπογραφή).

Αναφορές

1. Bodine P. Φράσεις των συστατικών επιστολών (2010). McGraw Hill.
2. Fawcett S. Στιγμιαίο κιτ επιστολών σύστασης: πώς να γράφετε επιστολές σύστασης (2005). Μόντρεαλ.
3. Kuther T. 7 βήματα για τη σύνταξη επιστολής σύστασης ενός φοιτητή για το σχολείο grad (2016). Ανακτήθηκε από: www.thoughtco.com.
4. MacPherson L. Πώς να γράψω μια μεγάλη επιστολή αναφοράς (2009). Βιβλιοπωλείο ANB.
5. Νάζαρη Γ. 100 νικητές επιστολές σύστασης: για υποψήφιο μεταπτυχιακό και διδακτορικό (2012). Δημιουργία ανεξάρτητης πλατφόρμας εκδόσεων.
6. Sarmiento K. Πώς να γράψετε επιτυχημένες συστατικές επιστολές (2014). Φλώριδα: Atlantic Publishing Group, Inc.
7. Schall J. Συγγραφή επιστολών συστάσεων (1997). Penn State.