Πώς είναι ο Οργανόγραμμα ενός Ξενοδοχείου; (και οι λειτουργίες του)

Το οργανόγραμμα ενός ξενοδοχείου αντιπροσωπεύει τις θέσεις εργασίας που ένα ξενοδοχείο πρέπει να πραγματοποιήσει τις διαδικασίες εργασίας, την αποστολή, το όραμα και τις αξίες του.

Κάθε ξενοδοχείο, είτε μικρό, μεσαίο είτε μεγάλο, χρειάζεται μια οργανωτική δομή για να πραγματοποιεί τις καθημερινές του λειτουργίες. Χρησιμοποιείται για να βοηθήσει στον διαχωρισμό των καθηκόντων, να καθορίσει τις εργασίες για κάθε υπηρεσία και την εξουσιοδοτημένη αρχή εντός και μεταξύ των τμημάτων.

Το παραπάνω οργανόγραμμα είναι χαρακτηριστικό ενός ξενοδοχείου 5 αστέρων, αν και ένα ξενοδοχείο 4 αστέρων μπορεί να έχει τον ίδιο αριθμό διαμερισμάτων ή και περισσότερο. Ο αριθμός των αστεριών μπορεί να κατεβαίνει ή να ανεβαίνει ανεξάρτητα από τον αριθμό των τμημάτων.

Για παράδειγμα, το ξενοδοχείο "NY King" θα μπορούσε να κρατήσει όλα τα διαμερίσματα και να ανέβει από 4 έως 5 αστέρια. Ή αντίστροφα. κατεβείτε από 5 έως 4 αστέρια και κρατήστε όλα τα τμήματα.

Ο αριθμός των διαμερισμάτων ποικίλει ανάλογα με τις υπηρεσίες που προσφέρει το ξενοδοχείο. Ίσως ένα πολυτελές ξενοδοχείο -5 αστέρων - έχει τουριστικές υπηρεσίες για πελάτες, γυμναστήριο, πισίνα, γήπεδα τένις, SPA, ντίσκο ... Ένα άλλο ξενοδοχείο μικρότερου μεγέθους δεν θα έχει αυτές τις πρόσθετες υπηρεσίες και συνεπώς δεν θα χρειαστεί τόσοι πολλοί υπάλληλοι, μειώνοντας τον αριθμό των τμήματα.

Οι πιο κοινές ανώτερες θέσεις σε ένα ξενοδοχείο είναι ο διευθυντής, μάρκετινγκ, λογιστική διευθυντής, διευθυντής προσωπικού, διευθυντής μηχανολογίας, διευθυντής αγορών, διευθυντής του δωμάτια και διευθυντής εστιατόριο.

Από αυτές τις θέσεις δημιουργούνται και άλλες που είναι κατώτερες αλλά όχι λιγότερο σημαντικές για την εκπλήρωση της κύριας λειτουργίας του ξενοδοχείου. φιλοξενούν επισκέπτες που δίνουν την υψηλότερη δυνατή ποιότητα, ανάλογα με τον αριθμό των αστέρων σε κάθε ξενοδοχείο.

Ποιος είναι υπεύθυνος για την οργάνωση ενός ξενοδοχείου;?

Κανονικά, ο διευθυντής του οργανωτικού χάρτη σε μια εταιρεία είναι ο διευθυντής του ανθρώπινου δυναμικού.

Εκτός από το οργανόγραμμα, θα πρέπει να έχετε καλά καθορισμένες θέσεις εργασίας στην "περιγραφή θέσεων εργασίας" έτσι ώστε οι λειτουργίες του κάθε υπαλλήλου να είναι καλά καθορισμένες. Αυτό θα είναι απαραίτητο για την πρόσληψη νέων υπαλλήλων και για κάθε εργαζόμενο να γνωρίζει τι πρέπει να κάνει.

Από την άλλη πλευρά, υπάρχουν ξενοδοχεία που έχουν αναθέσει εξωτερικές λειτουργίες ανθρώπινου δυναμικού, ειδικά μικρότερα ξενοδοχεία που δεν αποτελούν μέρος ξενοδοχειακών αλυσίδων.

Κοινές θέσεις εργασίας σε ένα ξενοδοχείο και τις λειτουργίες του

1- Γενικός Διευθυντής / Διευθυντής Ξενοδοχείου 

Είναι η θέση της μεγαλύτερης ευθύνης:

• Είναι υπεύθυνη για τη διοίκηση, τον έλεγχο και την ανάπτυξη του ξενοδοχείου, επιβεβαιώνοντας ότι όλοι οι υπόλοιποι χώροι λειτουργούν με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.
• Ορίζει τις πολιτικές της εταιρείας και τους στόχους που πρέπει να πληρούνται.
• Βεβαιωθείτε ότι κάθε τμήμα πληροί τους καθορισμένους στόχους, παρέχοντας άριστη ποιότητα εξυπηρέτησης.
• Διαχειρίζεται τη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, το μάρκετινγκ, την ασφάλεια, την ποιότητα και τον συντονισμό όλων των πτυχών που απαιτούνται για την καλή λειτουργία του ξενοδοχείου.

2 - Διευθυντής πωλήσεων

Εκτός από τη συμπλήρωση των άλλων κύριων τμημάτων, η κύρια λειτουργία του είναι η συμμετοχή σε πωλήσεις και διαφήμιση:

• Βρείτε πελάτες.
• Παρουσιάστε στην εταιρεία.
• Προσφέρετε τις υπηρεσίες.
• Κλείσιμο συναλλαγών με τους πελάτες.
• Ανάπτυξη στρατηγικών διαφήμισης.
• Προώθηση ξενοδοχειακών υπηρεσιών.
• Αναζητήστε πιθανούς πελάτες.
• Αναφέρετε τα αποτελέσματα των πωλήσεων στο τμήμα λογιστικής και οικονομικών.

Βοηθός πωλήσεων

Ο κύριος στόχος αυτής της θέσης είναι να στηρίξει το έργο της ανώτερης, το κεφάλι του ή / και διευθυντή πωλήσεων, την παρακολούθηση, την ταξινόμηση και την ταξινόμηση των πωλήσεων, εκτός από την είσπραξη λογαριασμών για την εκτέλεση λόγω της διαδικασίας της διοικητικής τάξης.

Το τμήμα δωμάτια είναι αυτή που θα είναι υπεύθυνη για τη συλλογή των αιτήσεων για κρατήσεις και πελατών για το σκοπό αυτό, εκτός από τον έλεγχο των ελέγχων και των πληρωμών του ίδιου.

Θα πρέπει επίσης να εποπτεύετε ότι τα δωμάτια είναι καθαρά, δουλεύοντας σε στενό συντονισμό με τους ρεσεψιονίστ και τους νοικοκυριού.

Έχουν το καθήκον να καθορίζουν τη διαθεσιμότητα των δωματίων και να λαμβάνουν και να επιβεβαιώνουν τις κρατήσεις.

Ο επιβλέπων ή διαχειριστής των κρατήσεων είναι υπεύθυνος για την καλή εκτέλεση του τμήματος και οι πράκτορες κρατήσεων εκτελούν τις λειτουργίες της κράτησης θέσεων με όλα τα διαφορετικά μέσα που φθάνουν (μέσα επικοινωνίας, κρατήσεις ομάδων, online, εκδρομές, χειριστές, κ.λπ.), να διαχειρίζονται τα χρήματα από τις αντίστοιχες καταθέσεις και να εγγυώνται τις κρατήσεις.

Εκτελεστικό Πωλήσεων

Είναι μια από τις πιο σημαντικές θέσεις εργασίας, επειδή είναι υπεύθυνη για ένα χαρτοφυλάκιο πωλητών στους οποίους πρέπει να υποδείξουν τι πρέπει να κάνουν.

Είναι υπεύθυνος για το τι κάνει ο καθένας από τους υπαλλήλους του, πρέπει να γνωρίζει την κίνηση όλων των λογαριασμών και εάν υπάρχει κάποιο πρόβλημα με αυτούς, πρέπει να αναλάβει την ευθύνη γι 'αυτό.

Πρέπει να παράσχετε λεπτομερή ευρετήριο των λογαριασμών, να αναλάβετε πρωτοβουλία για να αποκτήσετε σημαντικούς λογαριασμούς για την εταιρεία σας.

Η επιτυχία ή η αποτυχία της εταιρείας εξαρτάται από αυτές, είναι μια πολύ περίπλοκη θέση που απαιτεί ένα ακραίο επίπεδο δέσμευσης και ευθύνης.

3- Διαχειριστής υπηρεσιών

Είναι υπεύθυνη για την εποπτεία του τμήματος υπηρεσιών:

• Έλεγχο κόστους.
• Αποκτήστε μια πιστή πελατεία.
• Προώθηση καλών σχέσεων μεταξύ των εργαζομένων.
• Επίλυση των αμφιβολιών και των ανησυχιών των υπηρεσιών όλων των πελατών.
• Εκπλήρωση των στόχων πωλήσεων.
• Ορίστε ένα παράδειγμα εφαρμόζοντας δεοντολογικά πρότυπα.
• Βεβαιωθείτε ότι προσφέρεται υψηλό επίπεδο ποιότητας και ότι η επιχείρηση είναι κερδοφόρα.

Διοίκηση και χρηματοδότηση

Είναι μια σημαντική θέση επειδή έχετε τον έλεγχο των διοικητικών θεμάτων, πρέπει να συμφωνήσετε με τον Γενικό Διευθυντή πώς θα διανεμηθούν τα θέματα και θα σας ενημερώσουμε για τα διάφορα στάδια και τα γεγονότα που σχετίζονται με αυτά.

Πρέπει να διαχειρίζεστε τους οικονομικούς πόρους, τους προϋπολογισμούς, τα έξοδα, τις δαπάνες και τις επενδύσεις σε συνεργασία με τις Διευθύνσεις και τις Μονάδες της εταιρείας.

Επιτηρεί τη διαχείριση των οικονομικών πόρων, συντονίζει τις εμπιστοσύνη που ρυθμίζονται από την κυβέρνηση, εποπτεύει τις διαδικασίες που σχετίζονται με τη διοίκηση του προσωπικού.

Είναι εγγεγραμμένος και διατηρεί την προμήθεια και απόκτηση υλικών πόρων, κληρονομιών και γενικών υπηρεσιών της εταιρείας.

Επιχειρηματικές στρατηγικές

Όπως λέει και το όνομά του, είναι υπεύθυνο για τη δημιουργία στρατηγικών και σχεδίων για να ενταχθούν σε νέες αγορές και να ενισχύσει τα δυνατά σημεία της εταιρείας, καθώς και να βελτιώσει την εμπειρία και τις γνώσεις κάθε μέλους του σωματείου ή του οργανισμού..

Η κύρια λειτουργία της επικεντρώνεται στην άμεση ευθύνη στις δραστηριότητες πωλήσεων της εταιρείας, στη διαχείριση μάρκετινγκ, στην προώθηση και διανομή, στον προγραμματισμό των πωλήσεων, στην οργάνωση των διαφόρων διανομών.

Αναθέστε τους στόχους για να ανταποκριθείτε στις πωλήσεις ανάλογα με τα προϊόντα και τις περιοχές, να δημιουργήσετε στρατηγικά σχέδια για τη βελτίωση της επιτυχίας της επιχείρησης, να μελετήσετε τους πελάτες και τις τοποθεσίες που ίσως είναι πιο κατάλληλες για την προώθηση.

Προωθεί ένα περιβάλλον ομαδικής εργασίας, προωθώντας το πνεύμα πωλήσεων του υπεύθυνου προσωπικού.

Αναλύστε τις πιθανές αιτίες των προβλημάτων και των παραπόνων του πελάτη.

Πολιτικές σχεδιασμού για τον καθορισμό των τιμών και των όρων πώλησης.

Δημιουργήστε σχέδια για να αυξήσετε την πρόοδο της εκπαίδευσης των ανθρώπων στο τμήμα σας.

Είναι υπεύθυνη για τη λήψη, το φιλτράρισμα και τη διανομή των διαφόρων διαδικασιών και βελτιώσεων όσον αφορά την ποιότητα των υπηρεσιών.

Διαχειριστής και λογιστής

Τμήμα υπεύθυνο για την ανάλυση και τον έλεγχο των οικονομικών και λογιστικών πράξεων.

, Οι προβλέψεις των εσόδων, των οικονομικών καταστάσεων, την υποβολή εκθέσεων σχετικά με την οικονομική κατάσταση, αντιμετωπίζοντας ελέγχων από τον ελεγκτή, είναι επίσης αφιερωμένη στην προετοιμασία των ετήσιων προϋπολογισμών κ.λπ..

Αγορές

Είναι ένα πολύ σημαντικό μέρος για την σωστή ανάπτυξη των εργασιών στην εταιρεία, επειδή είναι υπεύθυνοι για την αλυσίδα εφοδιασμού και την προμήθεια όλων των αγαθών αναγκαίων για τη λειτουργία εγκατάστασης αποτελεσματικά.

Μπορεί να είναι αγορές για τη χρήση της εταιρείας ως μεταπώλησης ή / και πρώτων υλών για την παραγωγή των δικών της προϊόντων.

Η θέση αυτή περιλαμβάνει επίσης την αγορά υπηρεσιών μεταφοράς ή εμπορίας.

Είναι υπεύθυνοι για τη χρήση πληροφοριών και συστημάτων πληροφορικής για τη διοίκηση του οργανισμού.

Σχεδιάζουν και κατευθύνουν όλες τις δραστηριότητες που σχετίζονται με την επιστήμη των υπολογιστών και την τεχνολογία στην εταιρεία για την οποία εργάζονται.

Προσδιορίστε τους επιχειρηματικούς στόχους για το σχεδιασμό των σχεδίων για την επίτευξη των στόχων που είχαν τεθεί προηγουμένως.

4- Βοηθός διαχειριστή

Είναι υπεύθυνος για την εκπλήρωση όλων των καθηκόντων του διαχειριστή όταν αυτός απουσιάζει.

Σε γενικές γραμμές, δεν παίρνει σημαντικές αποφάσεις χωρίς πρώτα να συμβουλευτεί τον διευθυντή, αλλά εάν έχει μια απόφαση για τα συνήθη και κοινά θέματα που μπορεί να προκύψουν κατά την κανονική ανάπτυξη του ξενοδοχείου.

Πρέπει να εκπαιδεύεται με όλες τις πληροφορίες και τις γνώσεις που απαιτούνται για να αναλάβει μια τόσο σημαντική θέση, να γνωρίζει όλες τις λειτουργίες, το προσωπικό, τα καθήκοντά του, τις αντικαταστάσεις κ.λπ..

Επιπλέον, η γνώση των νομικών κανόνων είναι κάτι που δεν μπορεί να λείψει για να αποφύγει να αντιμετωπίσει προβλήματα με το νόμο.

Πρέπει να λύσετε γρήγορα και να έχετε ένα σχέδιο Β για τα πάντα σε περίπτωση που τα πράγματα δεν πάνε σύμφωνα με τις προσδοκίες.

Διαχειριστής τμήματος τριμήνου

Η δουλειά σας είναι να προγραμματίζετε, να εποπτεύετε και να ελέγχετε ότι εκτελούνται όλες οι λειτουργικές πολιτικές που σχετίζονται με την περιοχή σας:

• Σχεδιάστε και εποπτεύστε τη λειτουργία ομάδων και συμβάσεων.
• Αναλύστε μηνιαίες στατιστικές.
• Καθιέρωση προτύπων και κανόνων για την παροχή υπηρεσιών στην περιοχή σας.
• Λάβετε παράπονα σχετικά με την περιοχή σας.
• Συντονίζει με τον επικεφαλής της συντήρησης τη σωστή απόδοση της εργασίας τους.

Επικεφαλής της υποδοχής

Οργανώστε και ελέγξτε τα καθήκοντα του τμήματος υποδοχής:

• Προετοιμάστε το χρονοδιάγραμμα του προσωπικού υπό την ευθύνη σας.
• Διαχείριση καταγγελιών.
• Επικοινωνήστε με άλλες υπηρεσίες εάν είναι απαραίτητο.
• Ασχολούνται με την εξυπηρέτηση των πελατών και επιλύουν τυχόν ερωτήσεις ή ανησυχίες.
• Είναι ο κύριος υπεύθυνος για την επαφή με τον πελάτη.

Οικονόμος

Το τμήμα αυτό έχει το μεγαλύτερο αριθμό υπαλλήλων που είναι υπεύθυνοι για ολόκληρο το ξενοδοχείο και είναι κυρίως υπεύθυνος για τον καθαρισμό ολόκληρης της μονάδας: τόσο οι κοινόχρηστοι χώροι του ξενοδοχείου όσο και οι διάδρομοι, τα γραφεία, τα δωμάτια κλπ..

Αυτή η θέση είναι εξαιρετικά σημαντική επειδή η καθαριότητα είναι η επιστολή εισαγωγής ενός ξενοδοχείου, αυτό εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την επιτυχία ή την αποτυχία.

Πρέπει να λαμβάνουν εκπαίδευση, οι εργαζόμενοι πρέπει να είναι φιλικοί και να μεταδίδουν ζεστασιά στους επισκέπτες.

Διευθυντής τροφίμων και ποτών

Είναι υπεύθυνη για την εποπτεία της προετοιμασίας και της διακόσμησης κάθε πιάτων και ποτών που παρασκευάζονται στην κουζίνα του ξενοδοχείου ακολουθώντας τις συνταγές και τα πρότυπα που είχε θεσπίσει προηγουμένως το ξενοδοχείο..

Εξασφαλίστε τη σωστή ανάπτυξη των λειτουργιών των άλλων εργαζομένων, τον καλό χειρισμό των προμηθειών, την αποφυγή υλικών αποβλήτων, την προετοιμασία του μενού, την παρακολούθηση της περιοχής επιδορπίων, υγρών, γενικού αποθέματος κλπ..

Πρέπει να κάνει τις απαραίτητες εξαγορές και να ελέγξει τα οινοποιεία.

Ελέγξτε όλο το υπεύθυνο προσωπικό.

Καπετάνιος της προσοχής στο κοινό

Υπεύθυνη για τον υπεύθυνο της ορθής λειτουργίας των υπηρεσιών που προσφέρονται από το εστιατόριο ή την καφετέρια.

• Λάβετε τον πελάτη.
• Τον συνοδεύει στο τραπέζι.
• Λάβετε προτάσεις.
• Φωτιά το δείπνο.
• Ελέγξτε ότι όλοι κάνουν τις δουλειές τους.
• Ελέγξτε τα αναλώσιμα.
• Βοηθήστε τους σερβιτόρους, αν είναι απαραίτητο.

Είναι υπεύθυνος για τον έλεγχο του προσωπικού, τη δημιουργία μενού, την παρακολούθηση της ορθολογικής χρήσης πρώτων υλών και άλλων αγαθών, τον έλεγχο της παραγωγής και της ποιότητας των πιάτων, τον καθορισμό των ωραρίων εργασίας των άλλων εργαζομένων που βρίσκονται υπό τη φροντίδα τους.

Γενικός Διευθυντής Υπηρεσιών

Είναι υπεύθυνη για την ανάπτυξη ετήσιου προγράμματος συντήρησης και πρόληψης μηχανημάτων και εξοπλισμού.

Λάβετε όλα τα απαραίτητα μέτρα για να διατηρήσετε και να βελτιώσετε τις αρχιτεκτονικές συνθήκες του ακινήτου.

Διαχείριση βασικών υπηρεσιών, υποστήριξη των περιοχών που την ενσωματώνουν, διασφάλιση της ασφάλειας του ακινήτου και των επιβατών του, λειτουργία της επιτροπής ασφάλειας και υγιεινής.

Διαχειριστής συντήρησης

• Πρέπει να επιλύσει όλα τα προβλήματα που συμβαίνουν σε χρόνο ρεκόρ, έτσι ώστε να μην διακόπτεται η παραγωγή.
• Πρέπει να οργανώσετε και να συντονίσετε τις παραγγελίες εργασίας συντήρησης για όλο το προσωπικό που σας έχει ανατεθεί.
• Συντονίζει την παράδοση και τη λήψη των απαραίτητων υλικών για την εκτέλεση εργασιών συντήρησης.
• Επαληθεύστε τη σειρά και την ποιότητα της εργασίας που έχετε κάνει.
• Εξουσιοδοτήστε την απομάκρυνση των υλικών που αποθηκεύονται στην αποθήκη.
• Εάν είναι απαραίτητο, παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με τον εξοπλισμό, τα υλικά και τα εργαλεία που υπάρχουν στις εγκαταστάσεις.

Επικεφαλής ασφαλείας

Είναι υπεύθυνη για την πρόληψη των επαγγελματικών κινδύνων.

• Αναλύστε τις πιθανές καταστάσεις κινδύνου.
• Καταρτίστε σχέδια ασφάλειας.
• Επιθεωρήστε την ομάδα.
• Επιτηρεί τα συστήματα.
• Εξασφαλίζει την ασφάλεια των πελατών και των εργαζομένων.
• Προετοιμάστε αναφορές σχετικά με όλα όσα έχουν γίνει και τι συνέβη.
• Έλεγχος στάθμευσης.

Επικεφαλής της κηπουρικής

Υπεύθυνος για όλα όσα σχετίζονται με τον κήπο και τη συντήρησή του.

Διοικητικός διαχειριστής

Η λειτουργία του είναι να προγραμματίζει και να κατευθύνει τη διοικητική διαχείριση της εταιρείας.

• Διαχειριστείτε σχέσεις με προμηθευτές.
• Πειθαρχικό έλεγχο προσωπικού.
• Δημιουργία στρατηγικών παραγωγής κ.λπ..

Επικεφαλής του ανθρώπινου δυναμικού

Είναι υπεύθυνος για όλα όσα σχετίζονται με τον έλεγχο του ανθρώπινου δυναμικού και εργάζεται σε άμεση επαφή με τη Γενική Διεύθυνση και άλλους διευθυντές.

• Πρέπει να διατηρήσει ένα ευνοϊκό περιβάλλον εργασίας.
• Οργανώστε τα υποσυστήματα ΥΕ.
• Αντιμετώπιση συγκρούσεων μεταξύ εργαζομένων.
• Εξασφάλιση της ευημερίας των σχέσεων εργαζομένων-εταιρειών.

Διαχειριστής αποθήκης

Ελέγχει τις εισροές και τις εκροές όλων των υλικών, του εξοπλισμού, των προϊόντων, των εργαλείων και γενικά όλων των ακινήτων που ανήκουν στην εταιρεία.

Εκτελεί επίσης ελέγχους και απογραφές για τον σωστό και αποτελεσματικό έλεγχο.

Λογιστικός βοηθός

Τα καθήκοντά τους σχετίζονται με τα λογιστικά καθήκοντα, ανάμεσα σε μερικές από τις πολλές λειτουργίες του, μπορούμε να βρούμε:

• Διαχείριση αποθεμάτων.
• Πληρωμή υπηρεσιών.
• Φορολογικές δηλώσεις.

Διοικητικός βοηθός

Οι κύριες λειτουργίες του είναι:

• Διαδικασία αλληλογραφίας, λήψη εγγράφων, απαντήσεις σε κλήσεις, επίσκεψη, αρχειοθέτηση εγγράφων, επεξεργασία αρχείων, ενημέρωση της ατζέντας κλπ..

Ένα άλλο σχήμα είναι: