Τι είναι η διατήρηση βιβλίων;

Το λογιστική είναι η συστηματική καταγραφή και οργάνωση χρηματοοικονομικών συναλλαγών σε μια εταιρεία ή σε μια μη κερδοσκοπική οργάνωση. Αυτή η λογιστική πρακτική είναι απαραίτητη για την ανάπτυξη και τη διατήρηση μιας επιχείρησης.

Μερικές οικονομικές συναλλαγές εμπλέκονται με την τήρηση βιβλίων περιλαμβάνουν τιμολόγηση των αγαθών ή των υπηρεσιών που παρέχονται στους πελάτες, την καταγραφή των εισπράξεων των πελατών, τον έλεγχο και την καταγραφή των τιμολογίων προμηθευτή, η πληρωμή των προμηθευτών, την επεξεργασία των πληρωμών των εργαζομένων και τις κυβερνητικές εκθέσεις και τη δημιουργία οικονομικών εκθέσεων.

Η πιο σημαντική πτυχή της λογιστικής είναι η διατήρηση ακριβούς και ενημερωμένου αρχείου όλων των πληροφοριών. Η ακρίβεια είναι το πιο σημαντικό μέρος αυτής της διαδικασίας.

Το στοιχείο αυτό είναι έτοιμο να παρέχει τις προκαταρκτικές πληροφορίες που απαιτούνται για τη σύνταξη των οικονομικών καταστάσεων. Κάθε συναλλαγή πρέπει να καταχωρείται στα βιβλία και όλες οι αλλαγές πρέπει να ενημερώνονται συνεχώς.

Σήμερα, τα περισσότερα βιβλία βιβλίων σε όλο τον κόσμο γίνονται με τη βοήθεια λογισμικού.

Απαιτεί γνώση των χρεώσεων και πιστώσεων, καθώς και μια βασική γνώση της χρηματοοικονομικής λογιστικής, συμπεριλαμβανομένης της γενικής ισορροπίας και της κατάστασης λογαριασμού αποτελεσμάτων.

Κύρια χαρακτηριστικά της λογιστικής

Η λογιστική είναι το αρχείο, ενημερωμένο καθημερινά, των χρηματοοικονομικών συναλλαγών και των πληροφοριών που σχετίζονται με μια επιχείρηση.

Εξασφαλίζει ότι το ιστορικό των επιμέρους χρηματοοικονομικών συναλλαγών είναι σωστό, ενημερωμένο και πλήρες. Για το λόγο αυτό, η ακρίβεια είναι ζωτικής σημασίας για αυτή τη διαδικασία.

Αυτό το στοιχείο παρέχει τις πληροφορίες από τις οποίες οι λογαριασμοί και τα τιμολόγια είναι προετοιμασμένα. Αυτή η διακριτική διαδικασία συμβαίνει μέσα στο ευρύ φάσμα λογιστικής. Κάθε συναλλαγή, είτε πρόκειται για αγορά είτε για πώληση, πρέπει να καταγράφεται στα βιβλία.

Υπάρχουν συνήθως δομές που δημιουργούνται για τη λογιστική, που ονομάζονται ποιοτικοί έλεγχοι, οι οποίοι συμβάλλουν στην εξασφάλιση ακριβών και επαρκών αρχείων.

Εγγραφή συναλλαγών

Ως αρχή τήρησης λογιστικών βιβλίων, όλες οι συναλλαγές που πραγματοποιούνται εντός του οργανισμού πρέπει να καταγράφονται καθημερινά στα βιβλία ή στο λογιστικό σύστημα.

Για κάθε συναλλαγή πρέπει να υπάρχει ένα έγγραφο που περιγράφει την επιχειρηματική συναλλαγή. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τιμολόγιο πωλήσεων, πληρωμές σε προμηθευτή, απόδειξη πώλησης, τιμολόγιο προμηθευτή, πληρωμές στην τράπεζα και πρακτικά.

Τα έγγραφα αυτά παρέχουν συνοδεύουν το αρχείο καταγραφής ελέγχου (οποιοδήποτε στοιχείο που δίνει την τεκμηριωμένη ιστορία μιας συναλλαγής σε μια επιχείρηση) για κάθε συναλλαγή και είναι ένα σημαντικό μέρος να διατηρήσει επαρκή στοιχεία σε περίπτωση που προκύψει ένας έλεγχος.

Σύστημα διπλής εκκίνησης

Το σύστημα διπλής εισόδου είναι το λογιστικό σύστημα στο οποίο κάθε συναλλαγή έχει αντίστοιχη καταχώρηση τόσο θετική όσο και αρνητική (χρεώσεις και πιστώσεις). Αυτό το σύστημα είναι το πιο δημοφιλές στη λογιστική.

Αυτό το σύστημα διπλής εισόδου λογιστικής βασίζεται στο γεγονός ότι κάθε συναλλαγή έχει δύο μέρη, επηρεάζοντας έτσι δύο βιβλία λογιστικής.

Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι κάθε συναλλαγή περιλαμβάνει μια χρεωστική εγγραφή σε έναν λογαριασμό και μια εγγραφή πίστωσης στην άλλη.

Αυτό σημαίνει ότι κάθε συναλλαγή πρέπει να καταχωρηθεί σε δύο λογαριασμούς. ένας λογαριασμός θα χρεωθεί επειδή μια τιμή καταργείται και ο άλλος λογαριασμός θα πιστώνεται επειδή λαμβάνει μια τιμή. Ο βασικός κανόνας αυτής της αρχής είναι να χρεώνει τον παραλήπτη και να πιστώνει τον δωρητή.

Προέλευση

Το σύστημα διπλής εισόδου μπορεί να πιστωθεί με την ανάπτυξη της σύγχρονης λογιστικής. Καθορίστηκε βασικά οι μέθοδοι για την απόκτηση ακριβών αρχείων σε κάθε κλάδο.

Ιστορικά αρχεία δείχνουν ότι το σύστημα διπλής εισόδου παρατηρήθηκε για πρώτη φορά από τους εμπόρους κατά τον Μεσαίωνα. Αυτό σήμαινε μεγάλη βελτίωση του άβακτου και των μοναδικών συστημάτων αναχώρησης που χρησιμοποιήθηκαν κατά την Αρχαία Εποχή.

Δεδομένου ότι το διπλογραφικό σύστημα άρχισε να διαδώσει, άρχισε να επεκταθεί ώστε να περιλαμβάνει λεπτομερείς περιγραφές των προϊόντων και υπηρεσιών, τα έσοδα, τα έξοδα, τις πιστώσεις, οφειλές και άλλες.

Βιβλίο λογαριασμών

Τα λογιστικά βιβλία μπορούν να είναι γραμμένα με το χέρι ή να μηχανογραφούνται. Περιέχουν στοιχεία για κάθε περιουσιακό στοιχείο και για κάθε υποχρέωση της επιχείρησης και το κεφάλαιο (το επενδυμένο ποσό) του κατόχου. Διαχωρίζεται χωριστό αρχείο για κάθε στοιχείο που εμπλέκεται στις επιχειρηματικές συναλλαγές.

Το σύστημα διπλής εισόδου απαιτεί δύο καταχωρήσεις για κάθε συναλλαγή: χρέωση και πίστωση. Οποιαδήποτε αγορά, όπως πρώτες ύλες ή αγαθά, καθώς και οποιαδήποτε πληρωμή από τους πελάτες πρέπει να καταχωρούνται σε δύο θέσεις του λογιστικού βιβλίου στο πλαίσιο αυτού του συστήματος.

Παραδείγματα

Η επιχείρηση του Marcelino πραγματοποιεί αγορά 3.000 δολαρίων σε πρώτες ύλες από προμηθευτή. Αυτά τα υλικά είναι απαραίτητα για την παραγωγή προϊόντων που θα πουλήσετε στους πελάτες σας.

Όταν εγγραφείτε κάτω από το σύστημα διπλής εισόδου, πρέπει να χρεώσετε το αρχείο απογραφής σας ως καλό και να πιστώσετε το λογαριασμό μετρητών σας.

Η Marcelino έχει μια επιχείρηση υφάσματος και εκδίδει ένα λογαριασμό σε έναν πελάτη για μια κουβέρτα $ 800. Η συναλλαγή αυτή θα καταχωρηθεί ως εξής:

• Μια χρέωση των $ 800 στους λογαριασμούς σας.
• Μια πίστωση $ 800 στον λογαριασμό κερδών σας.

Οι λεπτομερέστερες εγγραφές θα μπορούσαν επίσης να περιλαμβάνουν ένα σύστημα διπλής εισόδου για τη διαχείριση του αποθέματος και του κόστους των πωληθέντων αγαθών (COGS για το ακρωνύμιό του στα αγγλικά):

• Μια χρέωση $ 400 στο λογαριασμό COGS.
• Μια πίστωση $ 400 στο λογαριασμό αποθέματος. Αυτά τα εισιτήρια θα επέτρεπαν στον Marcelino να έχει καλύτερη εικόνα του συνολικού του κέρδους.

Η λογιστική εξίσωση

Η λογιστική εξίσωση πρέπει να ισορροπήσει τα σύνολα που βρέθηκαν στους χρεωστικούς και τους πιστωτικούς λογαριασμούς. Αυτό μπορεί να παρουσιαστεί ως εξής:

Ενεργητικό + Έξοδα = Υποχρεώσεις + Ίδια Κεφάλαια + Κέρδη.

Ως εκ τούτου: Χρεωστικές Λογαριασμοί (Ενεργητικό + Έξοδα) = Credit Λογαριασμοί (Παθητικό + Ίδια Κεφάλαια Εισόδημα +).

Οι χρεώσεις βρίσκονται στην αριστερή πλευρά και αυξάνουν τον χρεωστικό λογαριασμό και μειώνουν τον πιστωτικό λογαριασμό. Επίσης, οι πιστώσεις είναι στα δεξιά και αυξάνουν τον πιστωτικό λογαριασμό και μειώνουν τον χρεωστικό λογαριασμό.

Το σύστημα διπλής εισόδου απαιτεί την ύπαρξη καταχώρησης στην αριστερή πλευρά κάθε λογαριασμού και μιας καταχώρισης που αντιστοιχεί στη δεξιά πλευρά. Σε ένα λογιστικό βιβλίο πρέπει να υπενθυμίσουμε ότι:

• Τα έξοδα είναι πάντα χρεώσεις.
• Τα κέρδη είναι πάντα πιστώσεις.
• Χρεώνεται από τον λογαριασμό μετρητών όταν εισπράττονται τα χρήματα.
• Πιστεύεται στον λογαριασμό μετρητών όταν πιστώνονται τα χρήματα.

Αναφορές

1. Λογιστική διπλής λογιστικής. Ανακτήθηκε από το debitoor.com
2. Τι είναι η λογιστική; Ανάκτηση από το accountingcoach.com
3. Λογιστική 101- Ένα εκπαιδευτικό ξεκίνημα (2016). Ανακτήθηκε από thebalance.com
4. Λογιστική - τι είναι η λογιστική; Ανακτήθηκε από το debitoor.com
5. Τι είναι η λογιστική. Ανακτήθηκε από το reviso.com
6. Έλεγχο διαδρομής. Ανακτήθηκε από το debitoor.com