Τα 10 χαρακτηριστικά ενός πιο σημαντικού τυπικού γράμματος

Η επίσημη επιστολή είναι γραμμένη ανάμεσα σε δύο ανθρώπους που μπορούν να καλύψουν ή να επικοινωνούν, αλλά σε κάθε περίπτωση έχουν ένα μακρινό και με σεβασμό σχέση που τους αναγκάζει να διατηρούν μια επίσημη γλώσσα.

Αυτός που γράφει την επιστολή ονομάζεται αποδέκτης ή εκδότης. ο οποίος το λαμβάνει, είναι ο παραλήπτης ή ο παραλήπτης. Η επίσημη επιστολή χρησιμοποιείται συνήθως για επικοινωνίες μεταξύ εταιρειών, ανώτατων ιδρυμάτων και κυβερνητικών φορέων, μεταξύ άλλων..

Χρησιμοποιείται επίσης για να συμμετέχει στην απονομή διεθνών βραβείων, δημοσίων διορισμών ή αναγνωρίσεων.

Στις επίσημες επιστολές, η γλώσσα, η εξοικείωση, οι ιδιωματισμοί και το tuteo πρέπει να παραμείνουν εντελώς. Οι γενικώς αποδεκτοί τύποι ευγένειας πρέπει να είναι παρόντες και πρέπει να πληρούν μια προκαθορισμένη δομή.

Με πολύ τυπική της, τα γράμματα αυτού του τύπου πρέπει να είναι χειρόγραφες ή τυπωμένες σε χαρτί και να αποσταλούν σε σφραγισμένο φάκελο στον αποδέκτη, αν και είναι αλήθεια ότι στη σημερινή ψηφιακή εποχή, η δομή της επίσημης επιστολής επικοινωνίας που χρησιμοποιούνται αποσταλεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, το τελευταίο δεν είναι το πιο κοινό ούτε το ενδεδειγμένο.

Τα 10 κύρια χαρακτηριστικά των επίσημων γραμμάτων

1- Τυπική γλώσσα

Η επίσημη γλώσσα απαιτεί σωστή χρήση λεξιλογίου και άψογη γραμματική και ορθογραφία. Η θεραπεία πρέπει να είναι απομακρυσμένη και σεβαστή.

Η μεταχείριση του αποστολέα από τον αποστολέα πρέπει να είναι δική σας. ποτέ δεν πρέπει να είναι στρατιώτης, ανεξάρτητα από την ηλικία ή το εύρος του παραλήπτη, ή αν είναι ή δεν είναι γνωστό από τον αποστολέα.

Ενώ η γλώσσα πρέπει να είναι σεβαστή, αυτό δεν σημαίνει ότι η καλοσύνη και η ευγένεια πρέπει να παραμεριστούν..

2- Πρόθεση συγκεκριμένης

Δεν υπάρχει γραπτή επιστολή χωρίς συγκεκριμένη πρόθεση και καθορισμένο στόχο. Με αυτό το είδος επιστολής προορίζεται να επικοινωνήσει κάτι στον παραλήπτη ή να ζητήσει πληροφορίες που ο αποστολέας το απαιτεί.

Αναζήτησε σε καμία περίπτωση θετικά εντυπωσιάσει τον παραλήπτη και ευνοϊκά προδιαθέτουν να συνεχίσουν τη ροή της επικοινωνίας, μέχρι οι στόχοι επιτυγχάνονται αποστολέα. Οι παρεχόμενες πληροφορίες θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν σαφέστερες και πληρέστερες.

3 - Το μήκος

Το επίσημο γράμμα είναι συνήθως σύντομο και συγκεκριμένο, επισημαίνοντας άμεσα τον στόχο, μετά τους αντίστοιχους κανόνες χαιρετισμού και ευγένειας.

Όπως συμβαίνει συχνά σε θεσμικούς, εταιρικούς, κυβέρνηση ή ανάμεσα σε δύο ανθρώπους που δεν έχουν στενή σχέση πεδίο, δεν έχει νόημα ήττα γύρω από το θάμνο, βόλτα ή να εξηγήσουν θέματα που δεν είναι κεντρική. Με αυτόν τον τρόπο, οι τυπικές επιστολές δεν πρέπει να υπερβαίνουν τις 2 σελίδες.

4- Η επικεφαλίδα

Το επίσημο γράμμα πρέπει να είναι γραμμένο στην επίσημη επιστολή της οντότητας ή του ατόμου που το γράφει. Συνήθως γίνεται με επιστολόχαρτα στα οποία μπορεί να εμφανιστεί μόνο το όνομα του ιδρύματος ή του αποστολέα, αν και μπορεί να περιλαμβάνει και τη διεύθυνση του ιδίου..

Μετά από αυτό πρέπει να εμφανιστεί η ημερομηνία, που προηγείται από τον τόπο (πόλη) όπου γράφετε.

Είναι πιο έξυπνο να γράφετε την ημερομηνία χωρίς συντομογραφίες, δηλαδή το μήνα που γράφεται με γράμματα και το έτος με τέσσερα ψηφία. Πρέπει να ευθυγραμμιστεί προς τα δεξιά του φύλλου.

5- Θεραπεία και χαιρετισμό

Η θεραπεία πρέπει να είναι επίσημη και πρέπει να περιλαμβάνει τη θέση, το επάγγελμα ή το εύρος του παραλήπτη. Για παράδειγμα: Πρόεδρος, Γιατρός, Καθηγητής, Γενικός Διευθυντής κλπ., Ακολουθούμενος ή όχι από το επώνυμο. Αποφύγετε χαιρετισμούς με το όνομα, τα ψευδώνυμα ή τα ψευδώνυμα.

Όταν ο παραλήπτης είναι ζευγάρι, πρέπει να συμπεριφέρεσαι στον εαυτό σου ως Λόρδος και Κυρία. Οι βουλευτές και οι γερουσιαστές αντιμετωπίζονται ως "Αξιότιμοι" σε κάποιες χώρες, σε άλλους μπορεί να είναι "Λαμπερό Λόρδος".

Το ίδιο συμβαίνει και με άλλες κυβερνητικές θέσεις ή τίτλους ευγενών, οπότε είναι σημαντικό να γνωρίζουμε το πρωτόκολλο κάθε χώρας.

Αν δεν γνωρίζετε συγκεκριμένο παραλήπτη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε απρόσωπους τύπους όπως "Σε ποιους μπορεί να αφορά" ή απλά "Αγαπητέ κύριε" ή "Αγαπητή κυρία".

Για το χαιρετισμό πρέπει να προσθέσετε κάποιον κανόνα ευγένειας όπως "Αγαπητέ", "Εμπιστευμένος", κλπ. Η φόρμα "Αγαπητέ Κύριε" χρησιμοποιείται επίσης ως επίσημος χαιρετισμός.

6- Το Σώμα

Το περιεχόμενο της επιστολής θα πρέπει να ξεκινήσετε με ένα κανόνα ευγένειας, όπως: «Μέσα από αυτό ...» «Σας γράφω για να σας ...», «Πολύ σεβασμό, σας γράφω για να σας με την ευκαιρία της ...», «Σερβίρετε αυτό για ... "ή μερικά λιγότερα πρωτόκολλα όπως" Πρώτα απ 'όλα λάβετε ένα εγκάρδιο χαιρετισμό ... ".

Η επιστολή θα πρέπει να έχει σύντομες και καλά δομημένες παραγράφους. Το μήνυμα πρέπει να είναι ακριβές, συγκεκριμένο και αδιαμφισβήτητο.

Αν πρόκειται για αίτημα, πρέπει να γίνει άμεσα. αν πρόκειται για ενημερωτική επιστολή, πρέπει να πάτε κατευθείαν στο σημείο. Πάντα να έχετε κατά νου ότι ο παραλήπτης είναι ένα πολυάσχολο άτομο που δεν θέλει να χάσει χρόνο με περιττές ομιλίες ή δύσκολο να καταλάβει.

7- Η αποχαιρετισμός

Αποχαιρετισμός στον στρογγυλοποιεί προς τα πάνω την κεντρική ιδέα της επιστολής, ενισχύουν το στόχο και την προώθηση της δράσης ότι ο αποστολέας αναμένει ο παραλήπτης ( «Παραμένω περιμένει την απάντησή τους», «ελπίζω ότι οι πληροφορίες είναι χρήσιμες,» κλπ).

Η πιο συνηθισμένη για το κλείσιμο επίσημες επιστολές είναι «Φιλικά» ή «Με εκτίμηση,» προτιμώντας αυτά τα έντυπα σε περισσότερες εκφράσεις όπως «Χαιρετισμοί», «Χαιρετίσματα», «μια αγκαλιά», κ.λπ..

Μετά από αυτό, πρέπει να τοποθετήσετε την εκτυπωμένη υπογραφή (το ονοματεπώνυμο με κεφαλαία γράμματα) και την υπογραφή του αποστολέα. Τ

πίσης θα πρέπει να περιλαμβάνουν τη θέση και την κατάταξη που δείχνει τον αποστολέα, δηλαδή «Δρ», «Ing.», «Καθ» ακολουθούμενο από το όνομα και για χωριστή γραμμή «Πρόεδρος της Επιτροπής Αξιολόγησης», «Πρέσβης της Δημοκρατίας της Αργεντινής "," Γενικός Γραμματέας "κ.λπ..

8- Άλλες πληροφορίες

Στο κάτω μέρος της επιστολής και, στη συνέχεια, η υπογραφή μπορεί να περιλαμβάνεται, εάν είναι απαραίτητο, εξηγώντας τα παραρτήματα ή τα ονόματα των ανθρώπων που λαμβάνουν αντίγραφο της επιστολής (υποδεικνύεται με τη συντομογραφία «CC»).

Κάτω και, τέλος, μπορούν να συμπεριληφθούν τα αρχικά του προσώπου που υπαγόρευσε την επιστολή, δηλαδή τον ίδιο τον αποστολέα (με κεφαλαία γράμματα) και σε εκείνους που μεταγράφονται (πεζά) όπως φαίνεται: ABC / def.

Όντας μια επιστολή που είχε προηγουμένως θεωρηθεί, η χρήση postscripts δεν συνιστάται στην ίδια.

9- Ο φάκελος

Κάθε επίσημη επιστολή πρέπει να αποστέλλεται μέσα σε ένα φάκελο, ακόμη και αν ο αποστολέας και ο παραλήπτης βρίσκονται μέσα στο ίδιο κτίριο (για παράδειγμα, μια επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων του ίδιου ιδρύματος).

Ο φάκελος θα πρέπει να έχουν διαστάσεις σύμφωνα με ό, τι περιέχουν, έτσι ώστε να μην είναι πολύ ογκώδης. Η επιστολή πρέπει να είναι λυγισμένα όσο το δυνατόν λιγότερο (2-4 φορές περισσότερο), δεδομένου ότι είναι πολύ πιο κομψό χαρτί που είναι σχεδόν άθικτο με πάρα πολλές πτυχώσεις.

Το όνομα και τα δεδομένα του παραλήπτη τοποθετούνται πάντα μπροστά από το φάκελο και το κέντρο του. Το όνομα και τα στοιχεία του αποστολέα μπορούν να βρίσκονται στο πίσω μέρος και στο πτερύγιο του φακέλου ή στο μπροστινό, επάνω και αριστερό μέρος του φακέλου.

Το πάνω δεξιό τεταρτημόριο του μπροστινού μέρους του φακέλου προορίζεται πάντα για σφραγίδες ή γραμματόσημα.

Θα πρέπει να κλείσει προσεκτικά αλλά σταθερά για να εγγυηθεί το απαραβίαστο του περιεχομένου. Σε μερικές περιπτώσεις πολύ protocolares ή κομψό, μπορεί να σφραγιστεί με ένα κερί σφράγισης.

10- Η απάντηση

Κάθε επίσημη επιστολή πρέπει να έχει μια απάντηση. Το ίδιο πρέπει να είναι έγκαιρο, συνοπτικό και να διατηρεί την ίδια περίληψη της επίσημης επιστολής που έλαβε.

Μια επίσημη επιστολή χωρίς απάντηση θεωρείται ως αμέλεια και περιφρόνηση από τον αποδέκτη, η οποία μπορεί να προκαλέσει εντελώς αντίθετο αποτέλεσμα σε σχέση με τον αρχικά επιδιωκόμενο στόχο.

Αναφορές

1. Επίσημο γράμμα Ανακτήθηκε από το es.wikipedia.org
2. 10 Χαρακτηριστικά μιας επίσημης και άτυπης επιστολής. Ανακτηθεί από características.co
3. Το γράμμα και τα στοιχεία του. Ανάκτηση από το portaleducativo.net
4. Χαρακτηριστικά μιας επίσημης επιστολής. Ανακτήθηκε από το clubensayos.com
5. Χαρακτηριστικό και λειτουργία των επίσημων γραμμάτων. Ανακτήθηκε από estudiaraprender.com