Παραγγελία των τύπων αγορών, πώς γίνεται, σημασία και παραδείγματα

Η μορφή του εντολή αγοράς είναι το έγγραφο που δημιουργείται από ένα τμήμα χρήστη ή από το προσωπικό της αποθήκης για να ειδοποιήσει το τμήμα προμηθειών για τα αντικείμενα που πρέπει να παραγγελθούν, την ποσότητα και το χρονικό πλαίσιο παράδοσης. Η αγορά σε μια εταιρεία αρχίζει με τη συλλογή των απαιτήσεων.

Αφού καταρτιστούν, πρέπει να ενημερώσετε το τμήμα αγοράς. Η αίτηση αγοράς είναι το έγγραφο που θα περιέχει τον κατάλογο αυτών των απαιτήσεων. Για να αποφευχθεί η απάτη, οι διευθυντές των τμημάτων δεν επιτρέπεται συνήθως να πραγματοποιούν παραγγελίες απευθείας με προμηθευτές ή να αγοράζουν για λογαριασμό της εταιρείας..

Αντ 'αυτού, εκείνο που πράγματι τοποθετεί παραγγελίες σε εξωτερικούς προμηθευτές είναι ένα διαφορετικό τμήμα που ονομάζεται τμήμα αγοράς. Οι διευθυντές των διαφόρων τμημάτων χρησιμοποιούν τις μορφές της απαίτησης αγοράς για να ενημερώσουν το τμήμα αυτό ποια υλικά πρέπει να αποκτηθούν.

Οι αιτήσεις αγοράς και οι εντολές αγοράς είναι βασικά έγγραφα στη διαδικασία απόκτησης των στοιχείων που χρειάζεται η επιχείρηση για τη λειτουργία της, τυποποιώντας τη διαδικασία παραγγελίας εσωτερικά και εξωτερικά.

Ευρετήριο

• 1 Τύποι
  • 1.1 Τυπική
  • 1.2 Υπεργολαβία
  • 1.3 Αποστολές
  • 1.4 Μεταφορά αποθέματος
  • 1.5 Εξωτερική υπηρεσία
• 2 Πώς είναι επεξεργασμένο?
  • 2.1 Διαδικασία απαίτησης αγοράς
• 3 Σημασία
  • 3.1 Ξεκινήστε τη διαδικασία αγοράς
  • 3.2 Είναι ένα εργαλείο ελέγχου
  • 3.3 Προστατεύστε την επιχείρηση
  • 3.4 Κεντρική διαχείριση της διαδικασίας αγοράς
• 4 Παραδείγματα
  • 4.1 Παράδειγμα 1
  • 4.2 Παράδειγμα 2
• 5 Αναφορές

Τύποι

Τα βασικά σημεία σχετικά με την απαίτηση αγοράς είναι τα εξής:

- Είναι ένα αίτημα που απευθύνεται στο τμήμα προμηθειών να αποκτήσει έναν συγκεκριμένο κατάλογο υλικών.

- Χρειάζεται την έγκριση του οργανισμού αγορών.

- Είναι ένα εσωτερικό έγγραφο. δηλαδή, παραμένει εντός της οργάνωσης.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια απαίτηση αγοράς για τους ακόλουθους τύπους παροχής:

Πρότυπο

Για την απόκτηση προμηθειών και υλικών από τους προμηθευτές, τόσο για τις διαδικασίες παραγωγής όσο και για τα αναλώσιμα γραφείου και άλλα περιουσιακά στοιχεία.

Υπεργολαβία

Να προμηθεύετε πρώτες ύλες σε έναν προμηθευτή και στη συνέχεια να έχετε ένα τελικό προϊόν.

Φορτίο

Η απόκτηση υλικού που αποθηκεύεται στις εγκαταστάσεις της εταιρείας και του προμηθευτή πληρώνεται γι 'αυτό.

TransfΑποδοτικότητα αποθεμάτων

Για να αποκτήσετε υλικά από άλλο τμήμα ή περιοχή που ανήκει στον ίδιο οργανισμό.

Εξωτερική υπηρεσία

Για να αποκτήσετε τις υπηρεσίες ενός εξωτερικού προμηθευτή, όπως η εκτέλεση εργασιών συντήρησης στο εργοστάσιο.

Πώς γίνεται αυτό?

Τα βασικά συστατικά που αποτελούν μια απαίτηση αγοράς είναι:

- Αριθμός αιτήματος, ο οποίος επιτρέπει την αναγνώριση του εγγράφου. Πρέπει να εκτυπωθεί εκ των προτέρων.

- Τμήμα αιτημάτων.

- Ημερομηνία της παραγγελίας και ημερομηνία παραγγελίας.

- Όνομα του προσώπου που προετοιμάζει την αίτηση και την υπογραφή του προσώπου που κάνει την αντίστοιχη εξουσιοδότηση.

- Τα στοιχεία που ζητούνται πρέπει να περιγράφονται λεπτομερώς, ώστε να αποφεύγονται ανακριβή δεδομένα. Το ποσό πρέπει να είναι ακριβές. είναι πολύ σημαντικό να τοποθετήσετε την απαιτούμενη μονάδα (κιλά, λίτρα, μονάδες κ.λπ.).

- Υπογραφή του διαχειριστή του τμήματος προμηθειών που εγκρίνει ή δεν εγκρίνει την αγορά.

- Εάν έχουν ήδη ζητηθεί από τους προμηθευτές προσφορές, πρέπει να επισυνάπτονται στην αίτηση.

Διαδικασία απαίτησης αγοράς

Η διαδικασία απαίτησης αγοράς χρησιμοποιείται από οργανισμούς για την εκτέλεση και παρακολούθηση παραγγελιών προμήθειας. Αυτά μπορεί να είναι οτιδήποτε από την πρώτη ύλη έως τα έπιπλα γραφείου και άλλα.

Όταν ένας υπεύθυνος τμήματος διαπιστώσει ότι τα υλικά είναι χαμηλά, συμπληρώστε τη φόρμα αιτήματος, η οποία περιλαμβάνει τα πεδία που αναφέρονται παραπάνω..

Μια απαίτηση αγοράς είναι η μορφή που ένα τμήμα της εταιρείας στέλνει στο τμήμα προμηθειών, αναφέροντας τα στοιχεία που θέλετε να ζητήσετε από έναν εξωτερικό προμηθευτή.

Αυτή η διαδικασία επιτρέπει στους χρήστες να πραγματοποιούν παραγγελίες, να λαμβάνουν έγκριση εποπτών και, το σημαντικότερο, να επιτρέπουν σε εξωτερικούς προμηθευτές να υποβάλλουν προσφορές τιμών..

Όταν ο διαχειριστής αγορών λάβει την αίτηση αγοράς σε αυτή τη διαδικασία, μπορεί να ελέγξει όλες τις πληροφορίες που αποστέλλονται από τον χρήστη. Ο διαχειριστής επιλέγει απλώς εάν η αίτηση είναι εγκεκριμένη ή όχι.

Εάν δεν εγκριθεί, υπάρχει ένα τετραγωνίδιο για να τεθεί ο λόγος για την απόφαση και η αιτούσα υπηρεσία θα ενημερωθεί για την απόφαση αυτή. Ωστόσο, εάν ο διαχειριστής δώσει την έγκρισή του, το επόμενο βήμα θα είναι να ζητήσετε ένα απόσπασμα από τους προμηθευτές.

Σημασία

Ξεκινήστε τη διαδικασία αγοράς

Κάθε τόσο συχνά, τα τμήματα μιας εταιρείας θα χρειαστούν υλικά. Η εντολή αγοράς ξεκινά τη διαδικασία αγοράς. Το τμήμα αγορών θα ενεργεί σύμφωνα με τη σταθερότητα του εγγράφου.

Εάν υπάρχει κάποιο πρόβλημα, το έγγραφο θα χρησιμεύσει ως απόδειξη ότι ένα τμήμα ζήτησε από τις προμήθειες κάποια επικοινωνία.

Είναι ένα εργαλείο ελέγχου

Όταν δεν υπάρχουν κατάλληλοι έλεγχοι, το προσωπικό μπορεί να συμμετέχει στην απάτη, καθώς μπορεί να ζητήσει υλικό για προσωπική χρήση.

Με μια απαίτηση αγοράς υπάρχουν θεσπισμένα μέτρα για να διασφαλιστεί ότι δεν θα υπάρξει απάτη. Το αίτημα πρέπει να περάσει από πολλά χέρια για να εξασφαλιστεί η ακρίβεια και η ανάγκη του.

Προστατέψτε την επιχείρηση

Με τις εκτελεστικές εντολές που εφαρμόζονται, αποφεύγονται οι δυνατότητες απάτης. Τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας προστατεύονται επίσης.

Κεντρικοποίηση της διαδικασίας αγοράς

Όταν ένας οργανισμός απαιτεί όλες τις απαιτήσεις να γίνονται κεντρικά μέσω του τμήματος αγοράς, είναι εύκολο να διαχειριστεί ολόκληρη τη διαδικασία.

Οι αγοραστές επωφελούνται επίσης, δεδομένου ότι μπορούν τώρα να ομαδοποιήσουν τις αγορές και να επωφεληθούν από την αγοραστική δύναμη του οργανισμού για να διαπραγματευτούν καλύτερους όρους.

Παραδείγματα

Παράδειγμα 1

Αριθμός αίτησης: 00455

Ημερομηνία: 15 Μαΐου 2018

Όνομα του αιτούντος: Annaliese Corvo

Θέση: υπεύθυνος εκπαίδευσης

Τμήμα: Εκπαίδευση προσωπικού

Αιτιολόγηση του αιτήματος: Τα ακόλουθα στοιχεία πρέπει να χρησιμοποιούνται στο εκπαιδευτικό πρόγραμμα «Διασφάλιση ποιότητας», το οποίο θα δοθεί κατά την εβδομάδα από τις 16 έως τις 20 Ιουλίου 2018.

- 01 περίπτωση δεικτών flipchart.

- 12 μολύβια.

- 01 με 20 λευκά φύλλα: πλάτος 1 μέτρου x 1,5 μέτρα.

- 12 κανονικές σημειώσεις φορητών γραμμών.

- 06 έγχρωμοι δείκτες για πίνακα.

- 12 λάστιχα για διαγραφή.

- 12 στυλό μπλε μελάνης.

2 αποσπάσματα παραληφθέντα από τους προμηθευτές χαρτικών επισυνάπτονται.

Εξουσιοδοτημένος από: Alberto Moreno

Θέση: Διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού

Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού

Παράδειγμα 2

Το τμήμα παραγωγής του Confecciones Tely, S.A. Πρέπει να παραγγείλετε διάφορα υλικά και να συμπληρώσετε το έντυπο αιτήματος. Αυτό το έντυπο ενημερώνει το τμήμα προμηθειών ότι χρειάζονται αυτές οι προμήθειες.

Το τμήμα προμηθειών μπορεί να εγκρίνει ή να αρνηθεί την παραλαβή που έχει λάβει. Εάν εγκριθεί, θα δημιουργηθεί μια εντολή αγοράς.

Η εντολή αγοράς αποστέλλεται στον προμηθευτή για να αγοράσει τα προϊόντα. Ο προμηθευτής παράγει και παραδίδει τα προϊόντα με τιμολόγιο.

Το τμήμα υποδοχής λαμβάνει τα προϊόντα και παραδίδει την αναφορά παραλαβής στη λογιστική υπηρεσία.

Σε περίπτωση συμμόρφωσης όλων των εγγράφων, η λογιστική υπηρεσία εκδίδει την έγκριση του τιμολογίου στο ταμείο, αναφέροντας ότι η πληρωμή μπορεί να γίνει στον προμηθευτή..

Αναφορές

1. Επιχειρηματικό Λεξικό (2018). Απαίτηση αγοράς. Από: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Τι είναι μια αίτηση αγοράς; Από: myaccountingcourse.com.
3. Δασική ώρα. Η διαφορά ανάμεσα σε μια παραγγελία και μια εντολή αγοράς. Μικρές Επιχειρήσεις - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Τι είναι μια αίτηση αγοράς και γιατί είναι σημαντική για την επιχείρησή σας. Πρόκριση. Λαμβάνεται από: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - Αίτηση αγοράς. Από: tutorialspoint.com.