Οι 11 αρχές του κύριου διοικητικού ελέγχου

Το αρχές διοικητικού ελέγχου είναι οι γενικοί κανόνες που πρέπει να ακολουθούνται κατά τη διαδικασία ανάλυσης εάν οι δράσεις διεξάγονται όπως έχει προγραμματιστεί και λαμβάνουν τα απαραίτητα διορθωτικά μέτρα για να επιβεβαιώσουν τον προγραμματισμό.

Η διαχείριση σημαίνει να προσπαθήσουμε να αξιοποιήσουμε όσο το δυνατόν καλύτερα τους διαθέσιμους πόρους για την επίτευξη του στόχου της εταιρείας. Ως εκ τούτου, η διοίκηση περιλαμβάνει όλες τις λειτουργίες της εταιρείας.

Οι διοικητικοί έλεγχοι αποτελούν το σύνολο διαδικασιών που απαιτούνται για διοικητική και οικονομική αποτελεσματικότητα. Ως αναπόσπαστο μέρος του συστήματος εσωτερικού ελέγχου ενός οργανισμού, στόχος του είναι να εξασφαλίσει την πλήρη και έγκαιρη εφαρμογή των πολιτικών και των σχεδίων της διοίκησης.

Ορισμένα παραδείγματα διοικητικών ελέγχων περιλαμβάνουν διαδικαστικές αλλαγές, εκπαίδευση εργαζομένων και εγκατάσταση προειδοποιητικών πινακίδων.

Οι βασικές αρχές του διοικητικού ελέγχου μπορούν να ομαδοποιηθούν σε έντεκα κατηγορίες, οι οποίες αντικατοπτρίζουν τον σκοπό και τη φύση, τη δομή και τη διαδικασία τους. Αυτές οι αρχές διοικητικού ελέγχου περιγράφονται λεπτομερώς παρακάτω.

Βασικές αρχές διοικητικού ελέγχου

Αρχή της εξασφάλισης του στόχου

Ο βασικός στόχος του διοικητικού ελέγχου είναι η επίτευξη των στόχων. Αυτό γίνεται με την ανίχνευση ελαττωμάτων στα σχέδια.

Οι πιθανές ή πραγματικές αποκλίσεις των σχεδίων πρέπει να εντοπίζονται επαρκώς ώστε να επιτρέπουν αποτελεσματικές διορθωτικές ενέργειες.

Αρχή της αποτελεσματικότητας των ελέγχων

Ένα σύστημα διοικητικού ελέγχου πρέπει να εντοπίζει και να επισημαίνει τις αιτίες των αποκλίσεων από τα σχέδια με το ελάχιστο δυνατό κόστος.

Η αρχή της αποτελεσματικότητας είναι ιδιαίτερα σημαντική στον έλεγχο, επειδή οι τεχνικές τείνουν να είναι δαπανηρές και δύσκολες.

Ένας διαχειριστής μπορεί να απορροφηθεί έτσι ώστε να μπορεί να δαπανήσει περισσότερα από όσα είναι απαραίτητα για να ανιχνεύσει μια απόκλιση. Οι έλεγχοι που παρεμβαίνουν σοβαρά στην εξουσία των υφισταμένων ή με τα κίνητρα εκείνων που εκτελούν τα σχέδια είναι αναποτελεσματικοί.

Αρχή της ευθύνης ελέγχου

Η κύρια ευθύνη για την άσκηση του ελέγχου ανήκει στον υπεύθυνο για την εκτέλεση των σχεδίων. Η ευθύνη σας δεν μπορεί να καταργηθεί ή να ακυρωθεί χωρίς να αλλάξει η δομή του οργανισμού.

Η ευθύνη για τον έλεγχο πρέπει να παρέχεται σε συγκεκριμένους ανθρώπους σε κάθε στάδιο της επιχείρησης.

Αυτή η απλή αρχή διευκρινίζει τον πολύ σπάνιο κατανοητό ρόλο των ελεγκτών και των μονάδων ελέγχου.

Αυτοί οι οργανισμοί λειτουργούν ως υπηρεσία που παρέχει πληροφορίες ελέγχου. Ωστόσο, δεν μπορούν να ασκούν έλεγχο εκτός εάν τους χορηγηθεί διαχειριστική εξουσία και ευθύνη για ελεγχόμενα πράγματα..

Αρχή της πρόληψης

Ο έλεγχος, όπως ο σχεδιασμός, πρέπει να προσβλέπει και να είναι προληπτικός. Συχνά, αυτή η αρχή έχει παραμεληθεί, κυρίως επειδή ο έλεγχος βασίστηκε περισσότερο στα στατιστικά και λογιστικά στοιχεία, αντί να βασίζεται σε προβλέψεις και προβλέψεις.

Αν και οι προβλέψεις δεν είναι ακριβείς, είναι καλύτερες από τις ιστορικές εγγραφές. Στην ιδανική περίπτωση, ένα σύστημα ελέγχου θα πρέπει να παρέχει άμεση ανατροφοδότηση για να διορθώσει, μόλις εμφανιστούν, αποκλίσεις από την επιθυμητή απόδοση.

Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, ο έλεγχος θα πρέπει να βασίζεται στις προβλέψεις, προκειμένου να προβλεφθούν αποκλίσεις στο χρόνο. Πρέπει να δοθεί μεγαλύτερη προσοχή στην πρόληψη των ελλείψεων παρά στην αποκατάστασή τους μετά την εμφάνισή τους.

Για παράδειγμα, οι προβλέψεις σε μετρητά συμβάλλουν στη διατήρηση της φερεγγυότητας των επιχειρήσεων, στην πρόβλεψη της έλλειψης μετρητών και στην πρόληψή τους.

Αρχή του άμεσου ελέγχου

Η συντριπτική πλειοψηφία των ελέγχων που χρησιμοποιούνται σήμερα βασίζεται στο γεγονός ότι τα ανθρώπινα όντα κάνουν λάθη. Συχνά χρησιμοποιούνται ως έμμεσοι έλεγχοι για την ανίχνευση σφαλμάτων, συχνά μετά το γεγονός.

Όποτε είναι δυνατόν, πρέπει να χρησιμοποιηθούν άμεσοι έλεγχοι για την αποφυγή σφαλμάτων. Η βελτίωση της ποιότητας των διαχειριστών μπορεί να ελαχιστοποιήσει την ανάγκη χρήσης έμμεσων ελέγχων. Οι διαχειριστές υψηλής ποιότητας κάνουν πολύ λίγα λάθη και εκτελούν όλες τις λειτουργίες τους με το καλύτερο όφελος.

Αρχή της αντανάκλασης των σχεδίων

Ο έλεγχος είναι το καθήκον να διασφαλιστεί ότι τα σχέδια εκτελούνται αποτελεσματικά. Επομένως, οι τεχνικές ελέγχου πρέπει να αντικατοπτρίζουν την ειδική φύση και τη δομή των σχεδίων.

Τα σαφέστερα και περιεκτικότερα σχέδια του οργανισμού και οι περισσότεροι έλεγχοι σχεδιάζονται για να αντικατοπτρίζουν αυτά τα σχέδια, τόσο αποτελεσματικότεροι θα είναι οι έλεγχοι για την κάλυψη των αναγκών.

Για παράδειγμα, ο έλεγχος του κόστους πρέπει να βασίζεται σε προγραμματισμένο κόστος συγκεκριμένου και συγκεκριμένου τύπου.

Priκεφάλαιο της πυραμίδας

Τα δεδομένα ανάδρασης πρέπει να αναφέρονται πρώτα στο κάτω μέρος της πυραμίδας. δηλαδή στους επιβλέποντες και ακόμη και στο προσωπικό εκμετάλλευσης που βρίσκεται στα χαμηλότερα επίπεδα.

Αυτό θα δώσει στους εργαζόμενους την ευκαιρία να ελέγξουν τις δικές τους καταστάσεις, πέρα ​​από την επιτάχυνση των διορθωτικών ενεργειών.

Αρχή της καταλληλότητας του οργανισμού

Ένα διοικητικό σύστημα ελέγχου συμμορφώνεται με τον τομέα της διοικητικής αρχής και πρέπει να αντικατοπτρίζει τη δομή του οργανισμού.

Όταν το σύστημα διοικητικού ελέγχου προσαρμόζεται στη δομή του οργανισμού, προσδιορίζει την ευθύνη της δράσης και διευκολύνει τη διόρθωση της απόκλισης των σχεδίων.

Ομοίως, οι πληροφορίες θα πρέπει να προσαρμοστούν ώστε να αξιολογούνται οι επιδόσεις σε σχέση με τα σχέδια με τη θέση του διαχειριστή που θα το χρησιμοποιήσει. Με άλλα λόγια, όλοι οι αριθμοί και οι εκθέσεις που χρησιμοποιούνται για σκοπούς ελέγχου πρέπει να είναι από την άποψη της οργάνωσης.

Αρχή της ατομικότητας των ελέγχων

Οι έλεγχοι είναι αποτελεσματικοί όταν είναι συνεπείς με τη θέση, την επιχειρησιακή ευθύνη, την ικανότητα και τις ανάγκες του ενδιαφερόμενου ατόμου.

Το πεδίο εφαρμογής και οι απαιτούμενες λεπτομερείς πληροφορίες ποικίλλουν ανάλογα με το επίπεδο και τη λειτουργία της διοίκησης.

Ομοίως, οι διαφορετικοί διαχειριστές προτιμούν διαφορετικές μορφές και μονάδες αναφορών πληροφοριών. Επομένως, οι έλεγχοι πρέπει να πληρούν τις ιδιαίτερες απαιτήσεις κάθε διαχειριστή.

Αρχή ελέγχου των κρίσιμων σημείων

Όλες οι λειτουργίες έχουν ορισμένες ευπάθειες ή κρίσιμα σημεία. Αυτά είναι αυτά που προκαλούν τα περισσότερα προβλήματα και οδηγούν σε μεγάλες αποκλίσεις.

Ένας διευθυντής, ενώ ασκεί έλεγχο, πρέπει να επικεντρωθεί στους παράγοντες που είναι θεμελιώδους σημασίας για την εκτίμηση της απόδοσης.

Θα ήταν περιττό και αντιοικονομικό για έναν διαχειριστή να επαληθεύει κάθε λεπτομέρεια της απόδοσης. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να εστιάσετε την προσοχή σας στα κρίσιμα σημεία της απόδοσης.

Αρχή της δράσης

Ο έλεγχος αποδεικνύεται χάσιμο χρόνου αν δεν ληφθούν διορθωτικά μέτρα. Μεταξύ των διορθωτικών ενεργειών μπορεί να είναι η επανεξέταση των σχεδίων, η αναδιοργάνωση, η αντικατάσταση ή η εκπαίδευση υποδεέστερου, κίνητρο προσωπικού κλπ..

Ο έλεγχος είναι δικαιολογημένος μόνο όταν οι ενδεικνυόμενες αποκλίσεις από τα σχέδια διορθώνονται μέσω κατάλληλου σχεδιασμού, οργάνωσης, στελέχωσης και διαχείρισης.

Αναφορές

1. Βάση Γνώσης MBA (2018). Αρχές Ελέγχου Διαχείρισης. Από: mbaknol.com.
2. Επιχειρηματικό Λεξικό (2018). Σύστημα διοικητικού ελέγχου. Από: businessdictionary.com.
3. Wikiquote (2016). Αρχές χορήγησης. Λαμβάνεται από: en.wikiquote.org.
4. Arthita Banerjee (2018). 6 πιο σημαντικές αρχές του ελέγχου στη διαχείριση. Διατηρήστε άρθρα. Λαμβάνεται από: preservearticles.com.
5. Diksha (2018). Έλεγχος: Σημασία, Φύση και Αρχές. Επιχειρηματικές ιδέες διαχείρισης. Από: businessmanagementideas.com.