Τμήμα αγορών Χαρακτηριστικά, Λειτουργίες και Σημασία

Το εμπορικό τμήμα είναι το τμήμα μιας εταιρείας υπεύθυνης για όλες τις δραστηριότητες για την απόκτηση πρώτων υλών, ανταλλακτικών, υπηρεσιών κ.λπ., όπως απαιτείται από τον οργανισμό. Παρέχει μια υπηρεσία που αποτελεί τη ραχοκοκαλιά πολλών βιομηχανικών, λιανικών και στρατιωτικών οργανώσεων.

Εξασφαλίζει ότι οι προμήθειες που απαιτούνται για τη λειτουργία της επιχείρησης ταξινομούνται και διατηρούνται σε απογραφή. Το τμήμα αυτό βρίσκεται στο επίκεντρο της επιτυχημένης διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας και είναι υπεύθυνο για την ελαχιστοποίηση του κόστους των παραγγελθέντων προϊόντων, τον έλεγχο των αποθεμάτων και την εδραίωση ισχυρών σχέσεων με προμηθευτές.

Ένα καλό τμήμα αγοράς θα απαιτήσει ποιότητα από τους προμηθευτές και θα ακολουθήσει τις παραγγελίες από την αρχή μέχρι τη λήψη. Βοηθήστε σε άλλα τμήματα να προσδιορίσουν τις ανάγκες, να διαχειριστούν τη διαδικασία απαίτησης και να αποκτήσουν ανταγωνιστικές τιμές. Συνήθως λειτουργούν ως ελεγκτές για να εξασφαλίσουν τη συμμόρφωση με τους προϋπολογισμούς.

Ευρετήριο

• 1 Χαρακτηριστικά
  • 1.1 Λειτουργούν ως έμπιστοι σύμβουλοι στα ανώτερα διοικητικά στελέχη
  • 1.2 Προώθηση της καινοτομίας των προμηθευτών
  • 1.3 Παροχή γνώσεων σχετικά με τα βασικά δεδομένα προμηθευτών
  • 1.4 Διαχείριση και εξομάλυνση του κινδύνου της αλυσίδας εφοδιασμού
  • 1.5 Προώθηση του ευέλικτου προσωπικού και της ανάπτυξης ταλέντων
• 2 Λειτουργίες
  • 2.1 Λήψη υλικών
  • 2.2 Αξιολόγηση των τιμών
  • 2.3 Προέγκριση των προμηθευτών
  • 2.4 Παραγγελίες παρακολούθησης
  • 2.5 Εργασίες γραφείου
  • 2.6 Συμμόρφωση με την πολιτική
• 3 Σημασία
  • 3.1 Λάβετε χαμηλότερο κόστος
  • 3.2 Αποτρέψτε την ανεπάρκεια των υλικών
  • 3.3 Βελτίωση της ποιότητας
  • 3.4 Διαχείριση σχέσεων
  • 3.5 Αναζητήστε καινοτομία
• 4 Αναφορές

Χαρακτηριστικά

Λειτουργούν ως έμπιστοι σύμβουλοι στα ανώτερα διοικητικά στελέχη

Το τμήμα αγοράς ασχολείται με τον εταιρικό σχεδιασμό και τον προϋπολογισμό σε υψηλό επίπεδο. Αυτό επιτρέπει τον σχεδιασμό των αντίστροφων μηχανικών δαπανών και τη διερεύνηση εναλλακτικών λύσεων που είναι δυνητικά λιγότερο δαπανηρές ή / και υψηλότερης ποιότητας..

Οδηγείτε την καινοτομία από τους προμηθευτές

Πέρα από την απλή διεκδίκηση της χαμηλότερης τιμής, το τμήμα προμηθειών συνεργάζεται με προμηθευτές για να μειώσει το υποκείμενο κόστος των προϊόντων και των υπηρεσιών τους.

Ασχολούνται στενά με τον «κύκλο ζωής της καινοτομίας», από την αρχική ιδέα έως την κατασκευή και τη συνεχή βελτίωση.

Παροχή γνώσεων σχετικά με τα βασικά δεδομένα προμηθευτών

Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτές τις πληροφορίες για τη δημιουργία προγνωστικών αναλύσεων, παρέχοντας μια βαθύτερη εικόνα των αγορών.

Διαχειριστείτε και εξομαλύνετε τον κίνδυνο της αλυσίδας εφοδιασμού

Οι οικονομικές κρίσεις έχουν διδάξει την αξία της επαγρύπνησης όσον αφορά τη σταθερότητα των προμηθευτών. Το τμήμα αγορών έχει ένα πολύ πιο έντονο όραμα για αυτήν την περιοχή από οποιοδήποτε άλλο μέρος του οργανισμού.

Προωθήστε την ευέλικτη στελέχωση και την ανάπτυξη ταλέντων

Είναι απαραίτητο να διασταυρωθούν τα λειτουργικά και γεωγραφικά όρια για να βρεθούν οι κατάλληλοι υποψήφιοι στο τμήμα προμηθειών.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, η απάντηση έγκειται στην εξωτερική ανάθεση ή τη χρήση οργανισμών κοινής εξυπηρέτησης.

Λειτουργίες

Λήψη υλικών

Για μια κατασκευαστική εταιρεία, αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει πρώτες ύλες, αλλά θα μπορούσε επίσης να περιλαμβάνει εργαλεία, μηχανήματα ή ακόμα και τα απαραίτητα αναλώσιμα γραφείου για την ομάδα πωλήσεων και τους γραμματείς.

Σε μια επιχείρηση λιανικής πώλησης, το τμήμα αγοράς πρέπει να εξασφαλίσει ότι υπάρχουν πάντα αρκετά προϊόντα στα ράφια ή στα καταστήματα για να διατηρηθεί το κατάστημα καλά αποθηκευμένο.

Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να διατηρηθεί η αποθήκη αποθέματος σε λογικό επίπεδο. Η επένδυση μεγάλων χρηματικών ποσών στο αποθεματικό θα μπορούσε να προκαλέσει προβλήματα στα αποθέματα και έλλειψη κεφαλαίου για άλλα είδη δαπανών, όπως η έρευνα και ανάπτυξη ή η διαφήμιση.

Αξιολογήστε τις τιμές

Το Τμήμα Προμηθειών είναι υπεύθυνο για τη συνεχή αξιολόγηση του εάν λαμβάνετε τα υλικά στην καλύτερη δυνατή τιμή, προκειμένου να μεγιστοποιήσετε την κερδοφορία.

Θα πρέπει να συγκρίνετε τις τιμές, προκειμένου να βρείτε τους καλύτερους προμηθευτές με τις πιο λογικές τιμές για παραγγελίες συγκεκριμένου μεγέθους της εταιρείας.

Το τμήμα προμηθειών μπορεί να επικοινωνήσει με εναλλακτικούς προμηθευτές, να διαπραγματευτεί καλύτερες τιμές για παραγγελίες υψηλότερου όγκου ή να ανακαλύψει τη δυνατότητα απόκτησης προϊόντων με χαμηλότερη τιμή από άλλες ποικίλες πηγές.

Προεγκρίσεις προμηθευτών

Το τμήμα αγορών αξιολογεί τους προμηθευτές όσον αφορά την τιμή, την ποιότητα, τις απόψεις των πελατών και τον χρόνο ολοκλήρωσης των παραγγελιών, δημιουργώντας κατάλογο εγκεκριμένων προμηθευτών.

Παρακολούθηση εντολών

Οι παραγγελίες τεκμηριώνονται με τα έντυπα παραγγελίας αγοράς. Αυτά ορίζουν σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τα παραγγελθέντα υλικά, καθώς και την ποσότητα που ζητήθηκε.

Αυτά τα έντυπα χρησιμοποιούνται για να διασφαλιστεί η παραλαβή των παραγγελθέντων προϊόντων και για τον εντοπισμό του χρόνου που απαιτείται για την ολοκλήρωση των παραγγελιών.

Εργασίες γραφείου

Το τμήμα αγορών χειρίζεται όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με την αγορά και την παράδοση των υλικών.

Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να συνεργαστείτε στενά με τη λογιστική υπηρεσία, προκειμένου να διασφαλίσετε ότι υπάρχουν αρκετά χρήματα για την αγορά των στοιχείων, ότι οι ταμειακές ροές εκτελούνται ομαλά και ότι όλες οι πληρωμές πραγματοποιούνται εγκαίρως..

Συμμόρφωση με την πολιτική

Πριν από την αγορά, το τμήμα αγορών πρέπει να σιγουρευτείτε για να συμμορφωθούν με τις διατυπώσεις από την απόκτηση και την έγκριση του προϋπολογισμού και πρέπει να εξασφαλίζουν ότι τα υλικά που αγοράζονται σύμφωνα με τη γενική πολιτική της οργάνωσης.

Σημασία

Πάρτε χαμηλότερο κόστος

Το τμήμα προμηθειών διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στη μεγιστοποίηση των επιχειρηματικών κερδών. Συγκρίνετε τις τιμές και διαπραγματευτείτε με τους προμηθευτές έτσι ώστε η εταιρεία να αποκτήσει την καλύτερη δυνατή τιμή στα απαραίτητα προϊόντα.

Μπορεί επίσης να προσφέρει εξοικονόμηση αξιοποιώντας τις εγγυήσεις και τις εκπτώσεις που συνήθως ξεχνούν οι μη ειδικοί.

Βοηθάει στην εξοικονόμηση, παρέχοντας μια καλύτερη διαφάνεια σε βάρος της εταιρείας. Αυτό θα επιτρέψει τη διαπραγμάτευση καλύτερων συμβάσεων και την απελευθέρωση της ταμειακής ροής.

Αποφύγετε την ανεπάρκεια των υλικών

Το τμήμα αγορών πρέπει να προσδιορίσει ποια προϊόντα είναι κρίσιμα για την εταιρεία και να λάβει τα κατάλληλα μέτρα για την προστασία της αλυσίδας εφοδιασμού της.

Για να διασφαλιστεί ότι τα ανεπαρκή υλικά δεν επηρεάζουν την παραγωγικότητα, το τμήμα αγορών χρησιμοποιεί τεχνικές όπως η πολλαπλή προσφορά.

Έχοντας πολλαπλές πηγές σημαίνει ότι χρησιμοποιείτε αρκετούς προμηθευτές που προσφέρουν τα ίδια προϊόντα. Αν υπάρχει πρόβλημα με έναν προμηθευτή, οι παραγγελίες μπορούν να αυξηθούν σε άλλο για να αντισταθμιστεί η αποτυχία.

Βελτιώστε την ποιότητα

Το τμήμα αγορών βοηθά στη βελτίωση της ποιότητας καθορίζοντας τους στόχους επιδόσεων. Στη συνέχεια, παρακολουθεί την πραγματική απόδοση σε σχέση με αυτούς τους στόχους.

Είναι κρίσιμο να μετράτε ποιοτικά χαρακτηριστικά χρησιμοποιώντας δείκτες για χαρακτηριστικά, όπως ανθεκτικότητα, εμφάνιση του προϊόντος ή έγκαιρη παράδοση.

Συνεργαζόμαστε στενά με τους προμηθευτές για να αναπτύξουμε τις διαδικασίες τους και να τους βοηθήσουμε να βελτιώσουν την ποιότητα.

Διαχείριση σχέσεων

Η πρόκληση του τμήματος αγορών είναι να κάνει τον προμηθευτή να ενδιαφέρεται να συνεργαστεί με την εταιρεία. Κάντε τον προμηθευτή να επενδύσει σε μια μακροπρόθεσμη σχέση.

Το τμήμα πρέπει επίσης να διαχειρίζεται τις σχέσεις εντός της εταιρείας. Πρέπει να συνεργαστείτε με τους εσωτερικούς ενδιαφερόμενους, όπως το μάρκετινγκ, τη χρηματοδότηση, την εφοδιαστική και τη διανομή, για να εξασφαλιστεί ότι όλοι είναι ευθυγραμμισμένοι.

Αναζήτηση για καινοτομία

Επειδή το τμήμα προμηθειών είναι πάντα σε επαφή με μια ποικιλία εξωτερικών επιχειρήσεων, είναι σε ιδανική θέση να αποκτήσει καινοτόμα προϊόντα που μπορούν να προσφέρουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην επιχείρηση όσον αφορά την τιμή, την ποιότητα ή την ευκολία..

Αναφορές

1. Ο Αλέξης γράφει (2018). Ποιες είναι οι λειτουργίες ενός Τμήματος Προμηθειών σε έναν Οργανισμό; Μικρές Επιχειρήσεις - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, η ελεύθερη εγκυκλοπαίδεια (2018). Διαχείριση αγορών. Λαμβάνεται από: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Ρόλοι τμήματος αγορών στην επιχείρηση. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 τρόποι με τους οποίους το τμήμα αγοράς μπορεί να βελτιώσει την επιχείρησή σας. Λαμβάνεται από: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). Τα πέντε χαρακτηριστικά των οργανισμών προμηθειών «παγκόσμιας κλάσης». Forbes. Λαμβάνεται από: forbes.com.