Γενικές λειτουργίες του ταμείου, πολιτικές και διαχείριση

Το γενικό κουτί είναι ένα βοηθητικό βιβλίο στο οποίο αποθηκεύονται όλες οι συναλλαγές των εισπράξεων και των πληρωμών σε μετρητά, συμπεριλαμβανομένων των καταθέσεων και των τραπεζικών αποσύρσεων. Είναι το κύριο κατάστημα πληροφοριών σχετικά με τα μετρητά μιας εταιρείας.

Οι εταιρείες χωρίζουν τα γενικά μετρητά σε δύο τομείς: το περιοδικό εκταμίευσης μετρητών, όπου καταγράφονται όλες οι πληρωμές σε μετρητά, όπως τα λειτουργικά έξοδα και οι πληρωτέοι λογαριασμοί, καθώς και το περιοδικό συλλογής μετρητών όπου καταγράφονται όλες οι ταμειακές αποδείξεις. , όπως οι πωλήσεις μετρητών και οι εισπρακτέοι λογαριασμοί.

Μια εταιρεία χρησιμοποιεί το γενικό ταμείο για να παρακολουθεί τις διάφορες εισπράξεις και πληρωμές σε μετρητά που ταξιδεύουν μέσω εταιρείας.

Οι πληροφορίες στο γενικό ταμείο καταχωρούνται περιοδικά στο γενικό βιβλίο. Συγκρίνεται συστηματικά με τα αρχεία της τράπεζας μέσω τραπεζικής συμφιλίωσης, για να διασφαλιστεί ότι οι πληροφορίες στο βιβλίο είναι σωστές.

Εάν δεν είναι σωστό, γίνεται μια εγγραφή προσαρμογής για να τοποθετηθεί το γενικό ταμείο σύμφωνα με τις πληροφορίες της τράπεζας.

Ευρετήριο

• 1 Λειτουργίες του γενικού ταμείου
  • 1.1 Λογιστική εγγραφή
• 2 Πολιτικές
  • 2.1 Κρατήστε χρήματα που εισπράχθηκαν ξεχωριστά από τα χρήματα για πληρωμές
  • 2.2 Δώστε αποδείξεις εισπραχθέντων χρημάτων
  • 2.3 Αποκτήστε αποδείξεις για τα χρήματα που καταβλήθηκαν
  • 2.4 Κατάθεση μετρητών στην τράπεζα
  • 2.5 Διαδικασία λήψης μετρητών
  • 2.6 Ελαχιστοποίηση συναλλαγών σε μετρητά
• 3 Διαχείριση
  • 3.1 Διαδικασία πληροφόρησης
  • 3.2 Καταγραφή συναλλαγών
• 4 Αναφορές

Λειτουργίες του γενικού ταμείου

Οι οικονομικές δραστηριότητες οποιασδήποτε επιχείρησης περιλαμβάνουν τακτική είσοδο και έξοδο μετρητών και ταμιακών ισοδυνάμων. Το γενικό αμοιβαίο κεφάλαιο βοηθάει την ηγεσία μιας εταιρείας να καθορίσει πόσα χρήματα έχει η επιχείρηση ανά πάσα στιγμή.

Με αυτές τις πληροφορίες, η εταιρεία μπορεί να παρουσιάσει την κατάσταση των ταμειακών ροών στους δανειστές και έτσι να διασφαλίσει ότι αντιμετωπίζει αποτελεσματικά την ανταγωνιστική πρόκληση.

Η ταμειακή ροή επικεντρώνεται στα χρήματα που ξοδεύει η εταιρεία για επενδυτικές, λειτουργικές και χρηματοδοτικές δραστηριότητες.

Σε εταιρείες που χειρίζονται μεγάλο αριθμό ταμειακών χρεωστικών και πιστωτικών συναλλαγών, το γενικό ταμείο αντικαθιστά ένα ξεχωριστό λογαριασμό μετρητών στο βιβλίο της εταιρείας.

Οι εταιρείες με λιγότερες πληρωμές και εισπράξεις μετρητών μπορεί να μην απαιτούν γενικά μετρητά και να επιλέξουν να χρησιμοποιούν μόνο ένα λογαριασμό μετρητών.

Λογιστική εγγραφή

Το γενικό πλαίσιο χρησιμοποιείται για την καταγραφή των εισπράξεων και των πληρωμών σε μετρητά. Λειτουργεί σαν βοηθητικό βιβλίο.

Οι καταχωρήσεις σχετικά με την παραλαβή και πληρωμή μετρητών καταγράφονται για πρώτη φορά στο γενικό ταμείο και στη συνέχεια καταχωρούνται στους αντίστοιχους λογαριασμούς του γενικού μητρώου.

Επιπλέον, τα γενικά μετρητά είναι ένα υποκατάστατο του λογαριασμού μετρητών στο βιβλίο. Εάν ένα γενικό κουτί είναι σωστά συντηρημένο, δεν χρειάζεται να ανοίξετε λογαριασμό μετρητών στο ημερολόγιο.

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μια επιχείρηση μπορεί να καταγράφει συναλλαγές χρησιμοποιώντας ένα γενικό ταμείο αντί για λογαριασμό μετρητών.

- Τα ημερήσια υπόλοιπα μετρητών είναι εύκολα προσβάσιμα.

- Μπορείτε να εντοπίσετε εύκολα σφάλματα μέσω επαλήθευσης.

- Τα εισιτήρια ενημερώνονται συνεχώς, επειδή το υπόλοιπο ελέγχεται καθημερινά.

Πολιτικές

Στο επιχειρηματικό πλαίσιο, υιοθετούνται ασφαλείς πολιτικές μετρητών, ιδίως εκείνες που σχετίζονται με την επιταγή του γενικού ταμείου, για την προώθηση ακριβών εκθέσεων και την αποτροπή της κλοπής περιουσιακών στοιχείων.

Κρατήστε τα χρήματα που λαμβάνονται ξεχωριστά από τα χρήματα για πληρωμές

Ποτέ δεν πρέπει να βάζετε τα χρήματα που εισπράττονται στα μικρά μετρητά. Θα προκαλέσει σφάλματα και σύγχυση στα λογιστικά αρχεία.

Όλα τα χρήματα που εισέρχονται στην εταιρεία πρέπει να κατατεθούν γρήγορα στην τράπεζα και να καταχωρηθούν στα αρχεία πριν να πληρωθούν ξανά. Διαφορετικά, μπορεί να προκαλέσει σύγχυση όταν συμβιβάζεται το υπόλοιπο των μετρητών.

Δώστε αποδείξεις για τα εισπραχθέντα χρήματα

Η σωστή έκδοση των αποδείξεων βοηθά στην προστασία της επιχείρησης που κάποιος τροφοδοτεί τα μετρητά αντί να τα καταθέσει. Οι αποδείξεις πρέπει να είναι αριθμημένες με διπλότυπο.

Αποκτήστε αποδείξεις για τα χρήματα που καταβλήθηκαν

Μερικές φορές, ενδέχεται να μην είναι δυνατή η λήψη αποδείξεων. Για παράδειγμα, όταν αγοράζετε αντικείμενα σε μια αγορά.

Στην περίπτωση αυτή, το κόστος κάθε συναλλαγής πρέπει να σημειωθεί αμέσως, ώστε να μην ξεχνάμε τα ποσά. Στη συνέχεια, μπορούν να μεταφερθούν σε μια απόδειξη μετρητών για έναν διαχειριστή που θα τους εξουσιοδοτήσει.

Καταθέστε μετρητά στην τράπεζα

Έχοντας χρήματα στο γραφείο είναι δελεαστικό. Πολλές φορές αρχίζει μια απάτη με αυτόν τον τρόπο.

Τα μετρητά πρέπει να κατατίθενται γρήγορα στην τράπεζα. Το πολύ, εντός τριών ημερών από την παραλαβή.

Διαδικασία για την παραλαβή μετρητών

Προκειμένου να προστατευθούν τα άτομα που χειρίζονται τα χρήματα, πρέπει να υπάρχουν πάντα δύο άτομα όταν ανοίγουν ταμεία, φακέλους και άλλες πηγές χρημάτων. Και οι δύο άνθρωποι πρέπει να μετρήσουν τα μετρητά και να υπογράψουν επίσης την απόδειξη.

Ελαχιστοποίηση συναλλαγών σε μετρητά

Το κουτί πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο για την πραγματοποίηση πληρωμών όταν οι άλλες μέθοδοι είναι αδύνατες. Το ιδανικό είναι να διαμορφώσετε τους λογαριασμούς των προμηθευτών για την πληρωμή των τιμολογίων με επιταγή ή τραπεζικές μεταφορές.

Το πλεονέκτημα της πληρωμής με επιταγές είναι ότι παράγεται ένα σύνολο πρόσθετων αρχείων με τη μορφή τραπεζικής δήλωσης. Επιπλέον, εγγυάται ότι μόνο εξουσιοδοτημένα άτομα πραγματοποιούν πληρωμές, μειώνοντας τη δυνατότητα κλοπής ή απάτης.

Διαχείριση

Τα γενικά μετρητά συνήθως υποδιαιρούνται σε ένα περιοδικό εισπράξεων μετρητών και ένα περιοδικό εκταμίευσης μετρητών όταν υπάρχουν πολλές συναλλαγές.

Σε μια μικρή εταιρεία, με μικρότερο όγκο συναλλαγών που σχετίζεται με μετρητά, όλες οι συναλλαγές σε μετρητά καταγράφονται σε ένα ενιαίο γενικό ταμείο.

Διαδικασία πληροφόρησης

Οι συναλλαγές με μετρητά περνούν από διαφορετικές φάσεις πριν καταλήξουν σε αναφορά ρευστότητας. Γενικά, οι εισροές και οι εκροές μετρητών καταγράφονται με χρέωση και πίστωση του λογαριασμού μετρητών.

Για παράδειγμα, οι χρεώσεις πελατών χρεώνονται στον λογαριασμό μετρητών και πιστώνονται στο λογαριασμό πελάτη εισπρακτέων λογαριασμών. Οι πληροφορίες στο γενικό πλαίσιο εισάγονται με χρονολογική σειρά, προκειμένου να διευκολυνθεί η αναζήτηση συναλλαγών.

Στη συνέχεια, οι εισροές μετρητών εισέρχονται στο ισοζύγιο δοκιμών, γεγονός που βοηθά τους λογιστές να επαληθεύσουν ότι το σύνολο των πιστώσεων είναι ίσο με το σύνολο των χρεώσεων.

Το τρίτο βήμα στη διαδικασία χρηματοοικονομικής αναφοράς οδηγεί στην αποκάλυψη μετρητών στον εταιρικό ισολογισμό.

Εγγραφή συναλλαγών

Η πρώτη εγγραφή των γενικών μετρητών είναι το αρχικό υπόλοιπο στην αρχή μιας λογιστικής περιόδου. Κάθε καταχώριση πρέπει να περιέχει μια ημερομηνία, μια σημείωση σχετικά με το έξοδο ή την απόδειξη και το συνολικό ποσό της συναλλαγής.

Οι γενικές συναλλαγές μετρητών πρέπει επίσης να μεταφέρονται στους αντίστοιχους λογαριασμούς ή τίτλους στο γενικό μητρώο.

Για παράδειγμα, οι πληρωμές που λαμβάνονται σε μετρητά για παρεχόμενες υπηρεσίες παρατίθενται στην ενότητα "Ενεργητικό" του γενικού μητρώου.

Τα ταμειακά έξοδα για προμήθειες και άλλα επιχειρηματικά υλικά παρατίθενται ως έξοδα.

Μια εταιρεία πρέπει να συμβιβάζει το γενικό ταμείο με τις μηνιαίες καταστάσεις τραπεζικού λογαριασμού που λαμβάνει από το χρηματοπιστωτικό ίδρυμα και να λαμβάνει υπόψη τις διαφορές στα κεφάλαια.

Αναφορές

1. Θα Kenton (2019). Ταμείο Investopedia. Λαμβάνεται από: investopedia.com.
2. Λογιστική για τη διαχείριση (2018). Τι είναι το ταμείο; Λαμβάνεται από: accountingformanagement.org.
3. Ashley Adams-Mott (2019). Τι είναι ένα ταμείο και ένα βιβλίο; Μικρές Επιχειρήσεις - Chron.com. Λαμβάνεται από: smallbusiness.chron.com.
4. Ο Steven Bragg (2018). Ταμείο. Λογιστικά εργαλεία. Λαμβάνεται από: accountingtools.com.
5. Μαρκήσιος Κοντζιά (2017). Η σημασία ενός βιβλίου μετρητών στη λογιστική. Απολύτως Από: bizfluent.com.
6. Humentum (2019). Κορυφαίες συμβουλές για τον έλεγχο των μετρητών. Από: humentum.org.