Προφίλ διευθυντή έργου, λειτουργίες και παράδειγμα

Το διευθυντής έργου είναι το πρόσωπο που έχει τη γενική ευθύνη για ένα έργο, έτσι ώστε να ξεκινήσει η εκκίνηση, ο σχεδιασμός, ο σχεδιασμός, η εκτέλεση, η αναθεώρηση, ο έλεγχος και το κλείσιμο του εν λόγω έργου.

Είναι ο υπεύθυνος για τη λήψη αποφάσεων, τόσο μεγάλων όσο και μικρών. Ο διαχειριστής του έργου θα πρέπει να ελέγχει τον κίνδυνο και να ελαχιστοποιεί την αβεβαιότητα. Κάθε απόφαση που κάνετε θα πρέπει να ωφελήσει άμεσα το σχέδιό σας.

Οτιδήποτε έχει μια αρχή και ένα τέλος, που οδηγεί σε ένα προϊόν, είναι ένα έργο και απαιτεί την εποπτεία και την ηγεσία ενός διαχειριστή έργου..

Ως εκ τούτου, οι διαχειριστές έργων εργάζονται σε σχεδόν όλους τους τομείς, από την τεχνολογία έως τους ανθρώπινους πόρους, από τη διαφήμιση και το μάρκετινγκ μέχρι την κατασκευή..

Οι διαχειριστές έργων χρησιμοποιούν λογισμικό διαχείρισης έργων, όπως το Microsoft Project, για να οργανώνουν τα καθήκοντά τους και το εργατικό δυναμικό τους. Αυτά τα πακέτα λογισμικού τους επιτρέπουν να παράγουν αναφορές και γραφικά για το έργο σε λίγα λεπτά.

Ευρετήριο

• 1 Προφίλ
  • 1.1 Δεξιότητες
  • 1.2 Γνώση
  • 1.3 Ευθύνες
• 2 Λειτουργίες
  • 2.1 Διαχείριση κινδύνων
• 3 Παράδειγμα
  • 3.1 Προφίλ του διαχειριστή έργου τεχνολογίας
  • 3.2 Αρμοδιότητες
• 4 Αναφορές

Προφίλ

Ο διαχειριστής του έργου είναι επαγγελματίας στον τομέα της διαχείρισης έργων.

Δεξιότητες

Επικοινωνία

Η ικανότητα της λεκτικής και γραπτής επικοινωνίας είναι το κλειδί για την επιτυχία. Μπορεί να σας ζητηθεί να κάνετε παρουσιάσεις, γι 'αυτό είναι σημαντικό να αισθανθείτε άνετα χρησιμοποιώντας το λογισμικό παρουσίασης και μιλώντας μπροστά σε μεγάλες ομάδες ανθρώπων.

Ηγεσία

Η ικανότητα να οδηγεί και να παρακινεί μια ομάδα είναι απαραίτητη για την πρόοδο οποιουδήποτε σχεδίου. Πρέπει να επιλύσει συγκρούσεις ιδιοσυγκρασίας και να ενισχύσει το ομαδικό πνεύμα.

Διαπραγμάτευση

Οι διαχειριστές έργων θα διαπραγματεύονται με τους πελάτες τόσο το κατάλληλο πεδίο εφαρμογής όσο και το χρονοδιάγραμμα εργασίας, καθώς και ορισμένους πόρους και εργασία.

Η γνώση του τρόπου διαπραγμάτευσης για να επιτευχθεί αυτό που απαιτείται και η ικανοποίηση όλων που είναι ικανοποιημένοι είναι μια ικανότητα που αναπτύσσεται με εμπειρία.

Οργάνωση

Οι διαχειριστές του σχεδίου είναι απίθανο να πετύχουν εάν είναι απρόσεκτοι ή ξεχασμένοι. Επειδή ζυγίζουν πολλές διαφορετικές πτυχές, πρέπει να οργανώνονται τόσο στην επαγγελματική όσο και στην προσωπική τους ζωή.

Αντιμετώπιση προβλημάτων

Οι διαχειριστές έργων αντιμετωπίζουν τακτικά προβλήματα που απαιτούν προσοχή και είναι καθήκον τους να προβλέπουν εκ των προτέρων πιθανά προβλήματα, σκέπτοντας λύσεις σε περίπτωση εμφάνισης αυτών των προβλημάτων.

Προϋπολογισμός

Όλα τα σχέδια έχουν στη διάθεσή τους ένα σταθερό ποσό χρηματοδότησης. Ο διαχειριστής του έργου πρέπει να αναπτύξει έναν προϋπολογισμό για αυτά τα χρήματα και να τον παρακολουθήσει στενά. Αυτή είναι μια ικανότητα που απαιτεί εμπειρία.

Γνώση

Ένας υπεύθυνος έργου είναι ένας εκπρόσωπος του πελάτη και πρέπει να καθορίσει και να υλοποιήσει τις ακριβείς ανάγκες του πελάτη, με βάση τις γνώσεις του οργανισμού που αντιπροσωπεύει.

Απαιτεί να έχετε εμπειρία σε όλους τους τομείς εργασίας των διαχειριστών του έργου, προκειμένου να χειριστείτε αποτελεσματικά όλες τις πτυχές του έργου.

Τα εργαλεία, οι γνώσεις και οι τεχνικές διαχείρισης έργων είναι συνήθως αποκλειστικά για τη διαχείριση του έργου. Για παράδειγμα: δομές για υποδιαίρεση της εργασίας, ανάλυση κρίσιμων διαδρομών και διαχείριση της ληφθείσας τιμής.

Η κατανόηση και η εφαρμογή των εργαλείων και των τεχνικών που γενικά αναγνωρίζονται ως καλές πρακτικές δεν επαρκούν από μόνες τους για την αποτελεσματική διαχείριση του έργου.

Αυτή η αποτελεσματική διαχείριση απαιτεί από τον διαχειριστή του έργου να κατανοεί και να χρησιμοποιεί τόσο τις γνώσεις όσο και τις δεξιότητες τουλάχιστον τεσσάρων τομέων εμπειρογνωμοσύνης.

Για παράδειγμα, η γνώση του τομέα εφαρμογής, τα οποία είναι τα πρότυπα και οι κανονισμοί που έχουν θεσπιστεί από το ISO για τη διαχείριση έργων, τις γενικές δεξιότητες διαχείρισης και τη διαχείριση του περιβάλλοντος του έργου.

Ευθύνες

Ο υπεύθυνος του έργου είναι υπεύθυνος για τον προγραμματισμό, την απόκτηση και την εκτέλεση ενός έργου οποιασδήποτε εταιρείας, ανεξάρτητα από τον κλάδο.

Πρέπει να εξασφαλίζει ότι όλοι στην ομάδα γνωρίζουν και εκτελούν το ρόλο τους, αισθάνεται ενισχυμένος και υποστηρίζεται στο ρόλο τους και ότι γνωρίζουν τους ρόλους των άλλων μελών της ομάδας, ενεργώντας σύμφωνα με κάθε ρόλο.

Άλλες ευθύνες που είναι κοινές σε όλους τους διαχειριστές του έργου είναι οι εξής:

- Καθορίστε και κοινοποιήστε τους στόχους του έργου, οι οποίοι είναι σαφείς, χρήσιμοι και εφικτοί.

- Επίτευξη των απαιτήσεων του έργου: ομάδα εργασίας, απαιτούμενες πληροφορίες, διαφορετικές συμφωνίες και υλικό ή τεχνολογία που είναι απαραίτητες για την επίτευξη των στόχων του έργου.

- Διαχείριση επικοινωνίας.

- Ανάπτυξη σχεδίων έργου και καθορισμός του πεδίου εφαρμογής.

- Σε σχέση με όσους ενδιαφέρονται για το έργο.

- Διαχειριστείτε το χρονοδιάγραμμα του έργου.

- Διαχειριστείτε τον εκτιμώμενο χρόνο για την παράδοση του έργου.

- Διαχειριστείτε τον προϋπολογισμό του έργου.

Λειτουργίες

Οι διαχειριστές του έργου είναι το πρώτο σημείο επαφής για οποιοδήποτε πρόβλημα ή ασυμφωνία που προκύπτει από τους επικεφαλής των διαφόρων τμημάτων ενός οργανισμού, προτού το πρόβλημα φτάσει στις ανώτερες αρχές. Ως εκ τούτου, η διαχείριση του έργου είναι ευθύνη του υπεύθυνου του έργου.

Ο υπεύθυνος του έργου είναι η γέφυρα μεταξύ της ανώτατης διοίκησης και των ομάδων που είναι επιφορτισμένες με την πραγματική εκτέλεση του έργου. Επομένως, διασφαλίζει ότι το εύρος του έργου είναι σωστό, αναφέροντας τακτικά την πρόοδο του έργου και διατηρώντας το στο εγκεκριμένο ημερολόγιο..

Σπάνια συμμετέχει άμεσα στις δραστηριότητες που οδηγούν στο τελικό αποτέλεσμα, αλλά προσπαθεί να παρακολουθεί την πρόοδο, την αλληλεπίδραση και τα καθήκοντα των διαφόρων μερών, έτσι ώστε να μειώνεται ο κίνδυνος γενικής αποτυχίας, μεγιστοποιώντας τα οφέλη και ελαχιστοποιώντας το κόστος.

Διαχείριση κινδύνων

Ένα από τα βασικά καθήκοντα ενός διαχειριστή έργου είναι να αναγνωρίσει ότι ο κίνδυνος επηρεάζει άμεσα την πιθανότητα επιτυχίας τους και ότι ο κίνδυνος αυτός πρέπει να μετρηθεί τόσο επίσημα όσο και ανεπίσημα για τη διάρκεια ενός έργου.

Τα περισσότερα από τα προβλήματα που επηρεάζουν ένα έργο προέρχονται από μια ή άλλη μορφή κινδύνου, η οποία με τη σειρά του προκύπτει από την αβεβαιότητα. Ο επιτυχημένος διαχειριστής του έργου είναι αυτός που επικεντρώνεται σε αυτό ως κύριο μέλημά του.

Ένας επιτυχημένος υπεύθυνος έργου μπορεί να μειώσει σημαντικά τον κίνδυνο συνεργαζόμενος με μια ανοιχτή πολιτική επικοινωνίας, εξασφαλίζοντας ότι κάθε σημαντικός συνεργάτης μπορεί να έχει την ευκαιρία να εκφράσει τις απόψεις και τις ανησυχίες του.

Παράδειγμα

Προφίλ του διαχειριστή έργου τεχνολογίας

Ο υπεύθυνος έργων πληροφορικής είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη και τη διαχείριση τεχνολογικών έργων όσον αφορά το κόστος, το χρόνο και το πεδίο εφαρμογής.

Ευθύνες

- Δημιουργήστε και διαχειριστείτε το σχέδιο του έργου, αναθέστε εργασίες και ορίστε ορόσημα.

- Ευθυγραμμίστε τους στόχους του έργου με τους στόχους της εταιρείας, διασφαλίζοντας ότι η ομάδα του έργου έχει σαφείς στόχους.

- Παράδοση και εγκατάσταση τεχνολογικών λύσεων.

- Βοηθήστε την ομάδα του έργου με τα καθήκοντα σχεδιασμού και ανάπτυξης.

- Οδηγεί τη διαδικασία εντοπισμού και επίλυσης προβλημάτων.

- Διαχειριστείτε τη διαδικασία παρακολούθησης κινδύνου.

- Παρακολουθήστε και διαχειριστείτε το πεδίο εφαρμογής.

- Διαχειριστείτε όλα τα έγγραφα.

- Εργαστείτε ταυτόχρονα σε πολλά έργα.

- Ενθαρρύνετε την επικοινωνία με τους πελάτες ή τους χορηγούς.

Αρμοδιότητες

- Τρία ή περισσότερα χρόνια εμπειρίας στη διαχείριση έργων πληροφορικής.

- Απαιτούνται πιστοποιήσεις διαχείρισης έργου.

- Προσανατολισμένη στη λεπτομέρεια και την επίτευξη των αποτελεσμάτων.

- Καλή δεξιότητα επικοινωνίας, με πελάτες, ομάδες εργασίας και ενδιαφερόμενους.

- Εμπειρία στην επιχειρησιακή στρατηγική και την πληροφορική.

- Η νοοτροπία εστιάστηκε στον πελάτη.

- Γνώση σχετικών εργαλείων λογισμικού.

Αναφορές

1. Wikipedia, η ελεύθερη εγκυκλοπαίδεια (2018). Διευθυντής έργου Λαμβάνεται από: en.wikipedia.org.
2. Ντάνκαν Χάουγκεϊ (2018). Ο ρόλος του διαχειριστή του έργου. Από: projectsmart.co.uk.
3. Τμήμα Οικονομικών Α Roinn Airgeadais (2018). Ρόλοι και ευθύνες του Διευθυντή Έργου. Από: finance-ni.gov.uk.
4. Jason Westland (2017). Περιγραφή έργου Διευθυντής έργου. Διευθυντής έργου Λήψη από: projectmanager.com.
5. Η Σταδιοδρομία Εξισορρόπησης (2018). Λίστα προσόντων και παραδείγματα διαχειριστή έργου. Από: thebalancecareers.com.