Γραφειοκρατική Θεωρία Διοίκησης Κύρια Χαρακτηριστικά

Το γραφειοκρατική θεωρία της διοίκησης καθορίζει ότι για να επιτευχθούν τα βέλτιστα αποτελέσματα κάθε εταιρεία πρέπει να περιλαμβάνει τον καταμερισμό της εργασίας, μια ιεραρχική δομή, τις απρόσωπες σχέσεις μεταξύ των μελών και ορισμένους κανόνες που ρυθμίζουν τη λειτουργία της.

Αυτή η θεωρία προτείνει μια ορθολογική δομή εργασίας διαφορετική από τις προσωπικές, αυταρχικές ή παραδοσιακές μεθόδους, έτσι ώστε η λειτουργία οποιουδήποτε οργανισμού να επιτυγχάνει αποτελεσματική και βέλτιστη απόδοση.

Γεννήθηκε από τον Γερμανό κοινωνιολόγο Max Weber, ο οποίος θεωρεί τον ιδρυτή του. Για αυτόν, η γραφειοκρατία σήμαινε μια σειρά από χαρακτηριστικά που πρέπει να περιλαμβάνουν οποιαδήποτε επίσημη οργάνωση των ανθρώπων.

Το γεγονός ότι η διοίκηση μιας ομάδας διεξάγεται με ορθολογικό τρόπο σημαίνει ότι όλα τα μέσα και τα συστατικά στοιχεία προσαρμόζονται με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, προκειμένου να επιτευχθούν ορισμένοι στόχοι ή στόχοι.

Μιλάμε για τη γραφειοκρατία της διοίκησης, διότι ασχολείται με τον εξορθολογισμό της διοικητικής δομής κάθε ανθρώπινης ένωσης.

Η διοικητική δραστηριότητα που ασκείται σε οποιαδήποτε ομάδα, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης του σπιτιού και της οικογένειας, συγκεντρώνει όλα τα καθήκοντα σχεδιασμού, οργάνωσης, κατεύθυνσης, συντονισμού και ελέγχου των δραστηριοτήτων.

Ευρετήριο

• 1 Weber και η θεωρία της διοικητικής γραφειοκρατίας
• 2 Βασικά χαρακτηριστικά
• 3 Κρίσεις της θεωρίας της γραφειοκρατίας
• 4 Αναφορές

Weber και η θεωρία της διοικητικής γραφειοκρατίας

Η γραφειοκρατία ήταν μια θεωρία που επινόησε ο Weber που πρότεινε ένα είδος οργανωτικής λειτουργίας που δεν υπήρχε για την εποχή του.

Αντίθετα, Weber χρησιμοποιήθηκε η θεωρία του της γραφειοκρατίας να προωθήσει μια αντίληψη της ομαδικής εργασίας σε μεγάλη κλίμακα, η οποία τελικά κατέληξε μεγάλο μέρος του πρωτοτύπου περιβάλλον στο οποίο οι εργατικές οργανώσεις σε πολλές περιοχές έχουν σχεδιαστεί στο σύγχρονο κόσμο.

Για τον Weber, η γραφειοκρατία ήταν η πιο ορθολογική μορφή οργάνωσης και η μόνη που εξασφάλιζε τον υψηλότερο βαθμό πειθαρχίας, συνέχειας, υπολογισμούς, ακρίβειας, αυστηρότητας και εμπιστοσύνης, επιθυμητές ιδιότητες σε κάθε ανθρώπινη επιχείρηση. Το θεωρούσα ως συσκευή με υψηλό βαθμό απόδοσης σε τεχνικό επίπεδο.

Κύρια χαρακτηριστικά

Τομέας εργασίας

Ο καταμερισμός της εργασίας είναι ένα από τα πιο χαρακτηριστικά χαρακτηριστικά της γραφειοκρατικής δομής που πρότεινε ο Weber και επί του παρόντος έχει γίνει ευρέως αποδεκτό και καθιερωμένο σε όλες τις γραφειοκρατικές και διοικητικές δομές.

Είναι η διαδικασία με την οποία όλο το έργο της οργάνωσης οργανώνεται και διανέμεται με ορθολογικό τρόπο, προκειμένου να επιτευχθούν υψηλότερα επίπεδα αποτελεσματικότητας.

Σύμφωνα με αυτό το σχήμα, δημιουργούνται διάφοροι τομείς δράσης ή αρμοδιότητας και οι σύνθετες δραστηριότητες χωρίζονται σε ξεχωριστά και απλά καθήκοντα, έτσι ώστε η δομή της εργασίας να λειτουργεί μέσω ενός συνόλου υποέργων με διαφορετικούς τομείς εργασίας και επίπεδα σπουδαιότητας..

Κάθε εργαζόμενος έχει καθορισμένη θέση, με συγκεκριμένο πεδίο αρμοδιότητας και με αυστηρά καθορισμένα καθήκοντα.

Αυτό βοηθάει την εργασία να γίνει πιο αποτελεσματικά: είναι πιο παραγωγικό να χωρίζονται οι εργασίες μεταξύ πολλών ανθρώπων, για ένα άτομο ή μια μικρή ομάδα να εκτελεί μια σειρά σύνθετων εργασιών.

Από την άλλη πλευρά, χάρη στον καταμερισμό εργασίας, τα καθήκοντα μπορούν να τυποποιηθούν, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να καθοριστεί ο ειδικός τρόπος με τον οποίο πρέπει να γίνουν, χωρίς να αφήνεται χώρος για αυτοσχεδιασμό ή διαταραχή..

Κατά την πρόσληψη περισσότερων εργαζομένων για την οργάνωση, αυτό το χαρακτηριστικό διευκολύνει την εκπαίδευσή τους.

Χάρη στον καταμερισμό της εργασίας, παράγεται επίσης η εξειδίκευση του εργαζομένου, γεγονός που υποδηλώνει ότι η επιλογή του βασίζεται στις ικανότητές του να εκτελεί τη λειτουργία που έχει ανατεθεί στη θέση του. Αυτό επιδιώκει να αυξήσει την αποδοτικότητα και τις επιδόσεις κάθε εργαζομένου.

Ιεραρχική δομή της αρχής

Η ιεραρχική δομή καθορίζει ότι υπάρχουν λειτουργίες χαμηλού επιπέδου υπό τον έλεγχο και την εποπτεία μιας άλλης λειτουργίας της υψηλότερης βαθμίδας, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η ύπαρξη πολλών μονάδων ελέγχου σύμφωνα με τους τομείς της λειτουργίας, όπου οι εργαζόμενοι έχουν μόνο αφεντικό υπεύθυνος για την εγγύηση της εργασίας.

Με άλλα λόγια, η ιεραρχική γραμμή δημιουργεί μια γραμμή διοίκησης και εξουσίας που είναι υπεύθυνη για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τους κανόνες λειτουργίας του οργανισμού, ανταποκρινόμενος στα διαφορετικά επίπεδα επαγγελματικής κατάρτισης των εργαζομένων.

Έτσι, η ιεραρχική δομή της εξουσίας προωθεί και απαιτεί οι υπάλληλοι να είναι υπάκουοι και να ανταποκρίνονται σε ανώτερες παραγγελίες.

Κανόνες λειτουργίας

Οι κανόνες λειτουργίας είναι ένα σύνολο γενικά γραπτών κανόνων που ορίζουν όλα όσα σχετίζονται με την οργάνωση, τον καταμερισμό λειτουργιών και τους τρόπους δράσης μέσα στην εταιρεία..

Είναι το καθιερωμένο πλαίσιο που πρέπει να υπάρχει σε κάθε γραφειοκρατία και μέσα στο οποίο πρέπει να πραγματοποιηθεί η δραστηριότητα της οργάνωσης. Επομένως, στους κανόνες αυτούς καθορίζονται οι ορθολογικοί τρόποι δράσης.

Ένα σαφές παράδειγμα των κανόνων λειτουργίας της γραφειοκρατίας είναι στα οργανικούς νόμους των διαφόρων χωρών όπου είναι εγκατεστημένος όλα τα θέματα που αφορούν την ίδρυση και λειτουργία των δημόσιων θεσμών: στόχοι, δομή, τον καταμερισμό της εργασίας, γενικές λειτουργίες και ειδικά για κάθε μέλος του, μεταξύ άλλων.

Οι κανόνες λειτουργίας της γραφειοκρατίας θεσπίζονται επιδιώκοντας την υπακοή των εργαζομένων ή των υπαλλήλων.

Η εφαρμογή των αφηρημένων κανόνων λειτουργίας, σαφώς καθορισμένα γενικά και βοηθά να αποφευχθεί η ανάγκη για τη δημιουργία οδηγίες για κάθε συγκεκριμένη περίπτωση, έτσι ώστε ένας επίσημος και αντικειμενικός ορθολογισμός διαχωρίζεται από το ατομικότητα του καθενός από αυτούς που απαρτίζουν την οργάνωση είναι εγκατεστημένος.

Απρόσωπες σχέσεις μεταξύ των μελών της

Στην ιδανική μορφή της, οι κανόνες στους οποίους βασίζεται η γραφειοκρατία σημαίνουν ότι οι σχέσεις και οι αλληλεπιδράσεις που προκύπτουν μεταξύ των μελών της είναι σαφώς εκείνες που καθορίζονται στους κανόνες. Για το λόγο αυτό, οι σχέσεις συγγένειας, φιλίας ή χαρισματικής εξουσίας αφήνονται κατά μέρος..

Αυτή η διάσταση της γραφειοκρατίας είναι αποτέλεσμα του εξορθολογισμού της δομής και του εργασιακού περιβάλλοντος, δεδομένου ότι ο στόχος της διοικητικής γραφειοκρατίας ως μορφής οργάνωσης είναι ακριβώς η καθαρά ορθολογική διαχείριση της δομής για τη μέγιστη αποτελεσματικότητά της.

Οι κανόνες εργασίας, μαζί με την ιεραρχική δομή της εξουσίας και την οριοθέτηση της εργασίας, δημιουργούν ότι η εργασιακή σχέση εντός της οργάνωσης είναι απρόσωπη.

Η λειτουργία της εταιρείας δεν υπόκειται στην υποκειμενικότητα και την ατομικότητα των μελών που την απαρτίζουν. αντίθετα, δημιουργείται ένα είδος τυπικής και αντικειμενικής ορθολογικής προσωπικότητας, το οποίο αποσκοπεί στην οργάνωση της εργασίας με την καλύτερη δυνατή μέθοδο.

Η κύρια μορφή αλληλεπίδρασης εντός της γραφειοκρατίας δίνεται μέσω του γραφείου ή του φακέλου. δηλαδή μέσω έγγραφων ειδοποιήσεων, οι οποίες συμβαίνουν μεταξύ των γραφείων και μεταξύ των θεμάτων.

Από την άλλη πλευρά, οι εργαζόμενοι πρέπει να επικεντρωθούν αποκλειστικά στην εκπλήρωση των αντικειμενικών καθηκόντων της θέσης τους, πέρα ​​από τις προσωπικές τους πεποιθήσεις.

Κρίσεις της θεωρίας της γραφειοκρατίας

Υπάρχουν διαφορετικές επικρίσεις στα στοιχεία που αποτελούν τη θεωρία της γραφειοκρατικής λειτουργίας της διοίκησης.

Διάφοροι κριτικοί επιβεβαιώνουν ότι η φορμαλιστική αδυναμία που δημιουργείται από τους προκαθορισμένους κανόνες και συνήθειες μπορεί να δημιουργήσει μια προσκόλληση στη ρουτίνα που εμποδίζει τη δημιουργικότητα και την ικανότητα για καινοτομία

Επιπλέον, η λέξη «γραφειοκρατία» ή «γραφειοκρατικά» έχει έρθει για να υποτιμητικά για να υποδηλώσει ορισμένες διαδικασίες, όπως είναι οι διαδικασίες με τις γραφειοκρατικές διατυπώσεις και η υπερβολική βήματα και ελάχιστα κατανοητή από το κοινό, η υπερβολική τους κανόνες και τους κανονισμούς, μειωμένη ικανότητα να ανταποκρίνεται γρήγορα και αποτελεσματικά προβλήματα, χαμηλή προσαρμοστικότητα, μεταξύ άλλων.

Ωστόσο, παρά τους περιορισμούς των γραφειοκρατικών πρότασης, τα στοιχεία της έχουν επηρεάσει την εξέλιξη των άλλων οργανωτικών θεωριών, όπως η θεωρία στρουκτουραλιστική, το οποίο αναπτύχθηκε από τη δομή που προτείνει Weber με κάποιες αλλαγές και βελτιώσεις.

Ωστόσο, οργανωτικοί θεωρητικοί όπως ο Richard Hall έχουν αποδείξει ότι τα ιδανικά χαρακτηριστικά της γραφειοκρατίας παρουσιάζονται στην πραγματικότητα σε διαφορετικούς βαθμούς σε κάθε οργανισμό.

Κάθε στοιχείο ποικίλει σε συνεχή κλίμακα που κυμαίνεται από ελάχιστο έως μέγιστο, γιατί ο Hall δηλώνει ότι υπάρχουν διαφορετικοί βαθμοί γραφειοκρατισμού σε κάθε εταιρεία ή ένωση.

Μια εταιρεία μπορεί να είναι εξαιρετικά γραφειοκρατική όσον αφορά τον καταμερισμό της εργασίας, αλλά είναι ελάχιστα γραφειοκρατική επειδή δεν έχει σαφείς κανόνες για τη ρύθμιση της λειτουργίας της.

Αναφορές

1. Baca, L.; Bokser, J.; Castañeda, F .; Cisneros, Ι. & Pérez, G. (2000). Λεξικό της Πολιτικής [online]. Πρόσβαση στις 12 Οκτωβρίου 2017 στον παγκόσμιο ιστό: books.google.com
2. Britannica Encyclopaedia. Γραφειοκρατία Πρόσβαση στις 12 Οκτωβρίου 2017 στον παγκόσμιο ιστό: britannica.com
3. Chiavenato, Ι. (2004). Διοίκηση: Διοικητική διαδικασία. Κολομβία: Mc Graw Hill
4. Wikipedia Η ελεύθερη εγκυκλοπαίδεια. Γραφειοκρατία Πρόσβαση στις 12 Οκτωβρίου 2017 στον παγκόσμιο ιστό: wikipedia.org