Οι 7 λειτουργίες ενός πιο εκλεπτυσμένου γραμματέα

Μεταξύ των κύριων λειτουργίες ενός γραμματέα Περιλαμβάνουν τη διαχείριση της ατζέντας, την εξυπηρέτηση του κοινού και τη διαχείριση εμπιστευτικών πληροφοριών. Είναι το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για την εκτέλεση καθηκόντων διοικητικής βοήθειας σε ένα γραφείο.

Αυτή η θέση μπορεί να ασκηθεί από έναν άνδρα ή μια γυναίκα, αν και η συνηθέστερη είναι ότι είναι μια γυναίκα που την ασκεί.

Είναι συνήθως υπεύθυνοι για τα εμπιστευτικά θέματα ατόμων με κάποια ιεραρχία στην εταιρεία, όπως διευθυντές, διευθυντές, πρόεδροι, μεταξύ άλλων. Αυτό γίνεται να τα μετατρέψει στο δεξί χέρι της εκτελεστικής εξουσίας, για την οποία εργάζονται.

Εάν η εταιρεία είναι μικρή, ο μεγαλύτερος φόρτος εργασίας του γραμματέα σχετίζεται με βασικά καθήκοντα γραφείου.

Ορισμένες χώρες του κόσμου αφιερώνουν μια ξεχωριστή μέρα το χρόνο για να ευχαριστήσουν και να γιορτάσουν το έργο τους. Για παράδειγμα, στην Κολομβία, το Περού και το Μεξικό η ημέρα του γραμματέα είναι 26 Απριλίου, ενώ στη Βενεζουέλα είναι η 30η Σεπτεμβρίου.

Οι 7 κύριες λειτουργίες ενός γραμματέα

Η δουλειά ενός γραμματέα είναι να υποστηρίζει και να συνεργάζεται με τον προϊστάμενό της έτσι ώστε να μπορεί να συμμορφωθεί πλήρως με το ρόλο της μέσα στον οργανισμό, χωρίς καθυστερήσεις ή περισπασμούς.

Αν και η φύση της εταιρείας επηρεάζει το είδος της εργασίας που απαιτείται από γραμματέα, θα μπορούσε να ειπωθεί ότι οι κύριες λειτουργίες της είναι:

1- Διαχείριση της ατζέντας

Είναι ευθύνη του γραμματέα να ενημερώνει την ημερήσια διάταξη του προσώπου για το οποίο εργάζεται. Εκεί θα πρέπει να αντανακλάτε όλη την εργασία σας και, κατά καιρούς, προσωπικές δεσμεύσεις.

Πρέπει επίσης να τηρείτε αρχεία δεδομένων όλων των ανθρώπων και των ιδρυμάτων με τα οποία πρέπει να αναφέρεται ο εργοδότης σας.

Η ημερήσια διάταξη γραμματέως συνήθως χρησιμεύει ως λειτουργικό ημερολόγιο του εκτελεστικού οργάνου για τον οποίο εργάζεται.

2- Προσοχή στο κοινό

Η προσοχή στο κοινό είναι ένα από τα πιο θεμελιώδη καθήκοντα που πρέπει να εκτελέσει ο γραμματέας. Πρέπει να απαντήσετε σε κλήσεις και να καταγράψετε τους λόγους για αυτούς, καθώς και όλα τα δεδομένα που θα επιτρέψουν στον εργοδότη σας να παρακολουθήσει το θέμα.

Είναι επίσης το άτομο που δέχεται επισκέπτες στο γραφείο. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό ο γραμματέας να διατηρήσει μια εικόνα σύμφωνη με την εταιρική εικόνα του χώρου εργασίας.

Ο ρόλος σας δεν είναι μόνο να χαιρετίσουμε και να κάνουμε την αναμονή ευχάριστη για τους επισκέπτες, αλλά και να δώσουμε τις πρώτες οδηγίες και κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με την οργανωτική κουλτούρα και τις εσωτερικές διαδικασίες της εταιρείας.

3- Διαχείριση εγγράφων

Εκτός του ότι είναι το πρόσωπο που λαμβάνει και διαχειρίζεται την αλληλογραφία του αφεντικού σας, ένας γραμματέας γράφει, διαβάζει, απαντά και καταγράφει τα περισσότερα γράμματα, ειδοποιήσεις, σημειώματα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον εργοδότη σας.

Για το σκοπό αυτό, είναι βολικό να διαχειρίζεστε ορισμένες εφαρμογές του λογισμικού που σας επιτρέπουν να προετοιμάζετε αυτά τα έγγραφα πιο γρήγορα και γρήγορα.

Η ιδιαιτερότητα αυτών των ικανοτήτων εξαρτάται από το είδος της εργασίας που απαιτείται στην περιοχή στην οποία εργάζονται..

Ο γραμματέας διαχειρίζεται τη βάση δεδομένων επαφών του αφεντικού της και αρχειοθετεί την γραπτή αλληλογραφία, καθώς και τα πρακτικά συναρμολόγησης και άλλα έγγραφα ενδιαφέροντος εντός του γραφείου.

Ο γραμματέας λαμβάνει συνήθως υπόψη τα θέματα που εξετάζονται σε σημαντικές συναντήσεις.

4- Χειρισμός ευαίσθητων πληροφοριών (εσωτερικών και εξωτερικών)

Μεταξύ των λειτουργιών που διακρίνουν έναν καλό γραμματέα σωστά και αποτελεσματικά χειρίζονται όλες τις πληροφορίες εξαιρετικά σημαντικές για τη λειτουργία της εταιρείας ή του ιδρύματος όπου εργάζεστε.

Για παράδειγμα, θα πρέπει να έχετε έλεγχο των νομικών εγγράφων που ενδέχεται να απαιτούνται από κυβερνητικές υπηρεσίες ανά πάσα στιγμή.

Μπορείτε επίσης να έχετε πρόσβαση σε πληροφορίες σχετικά με το περιβάλλον ή οποιονδήποτε από τους παράγοντες που σχετίζονται με την εταιρεία. Οι πληροφορίες αυτές πρέπει να διαχειρίζονται με διακριτικό, αποτελεσματικό και έγκαιρο τρόπο.

5- Οργάνωση του γραφείου

Ο γραμματέας πρέπει να λειτουργεί και να διατηρεί σε λειτουργία τον εξοπλισμό και τα έπιπλα του γραφείου: τηλέφωνα, φωτοτυπικά μηχανήματα, εκτυπωτές, προβολείς, έπιπλα, ντουλάπια, μεταξύ άλλων..

Είναι ο οποίος ελέγχει την απογραφή των προμηθειών και του εξοπλισμού γραφείου. Διατηρεί επίσης φυσικά και ηλεκτρονικά συστήματα αρχείων, έτσι ώστε οι πληροφορίες να είναι άμεσα διαθέσιμες όταν απαιτείται..

Ο γραμματέας πρέπει να έχει ένα καθαρό και οργανωμένο χώρο εργασίας, καθώς είναι συνήθως ένα από τα πρώτα πράγματα που βλέπουν οι άνθρωποι έξω από την εταιρεία όταν μπαίνουν στις εγκαταστάσεις τους..

6- Προετοιμασία παρουσιάσεων

Κανονικά, ένα εκτελεστικό μέλος πρέπει να παρουσιάσει τις εκθέσεις του με τη μορφή παρουσιάσεων που συνοψίζουν και ιεραρχούν τις πληροφορίες. Για αυτό το καθήκον συνήθως ζητάει από τον γραμματέα του βοήθεια.

Το πρόσωπο που είναι στη γραμματεία πρέπει να διασφαλίσει ότι οι πληροφορίες που εμφανίζονται εκεί αντικατοπτρίζουν σωστά τα δεδομένα που το αφεντικό του επιθυμεί να μοιραστεί.

Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε ότι πρόκειται για παρουσίαση χωρίς ορθογραφικά λάθη και ότι είναι σύμφωνη με τη γραφική ταυτότητα της εταιρείας.

7- Διοικητική επιτήρηση

Είναι επίσης υπεύθυνος ένας γραμματέας να γνωρίζει την τήρηση των πολιτικών και των διαδικασιών που είναι απαραίτητες για την εξυπηρέτηση των περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας ή του ιδρύματος στο οποίο εργάζεται..

Σύμφωνα με το ιεραρχικό επίπεδο του προϊσταμένου σας, ο γραμματέας μπορεί να επικυρώσει την ακρίβεια των δεδομένων που αντικατοπτρίζει τις λεπτομέρειες των πράξεων του προϋπολογισμού.

Ο γραμματέας πρέπει να ασχολείται με τον έλεγχο της διαχείρισης και την ορθή διαχείριση των πόρων εντός του γραφείου.

Ο εικονικός γραμματέας

Με την άνοδο των θέσεων εργασίας στο διαδίκτυο, εμφανίζεται ο αριθμός των γραμματέων σε απευθείας σύνδεση ή εικονικών βοηθών.

Αυτοί οι γραμματείς πραγματοποιούν τα περισσότερα από τα καθήκοντα που περιγράφονται παραπάνω αλλά εξ αποστάσεως. Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι γραμματείς χρεώνουν τις υπηρεσίες τους ανά ώρα ή ανά έργο.

Αναφορές

1. Τα χρήματα του πολιτισμού (2015). Οι τέσσερις κύριες λειτουργίες του γραμματέα. Ανακτήθηκε από: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Κατάλογος των καθηκόντων γραμματέα. Ανακτήθηκε από: work.chron.com
3. Pymex (2016). Λειτουργίες και αρμοδιότητες του διοικητικού γραμματέα. Ανακτήθηκε από: pymex.pe
4. Εθελοντής τώρα (s / f). Ποιος είναι ο ρόλος του γραμματέα; Ανακτήθηκε από: diycom.orgguide.org
5. Windermere, Άννα (s / f). Ποιες είναι οι λειτουργίες ενός γραμματέα ως βοηθός διευθυντή; Ανακτήθηκε από: pyme.lavoztx.com