Τα 6 μέρη ενός σημαντικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τα μέρη ενός κύριου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το θέμα, ο παραλήπτης, το σώμα, τα συνημμένα, η CC ή η CCO και η υπογραφή.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail) είναι μια ηλεκτρονική υπηρεσία ανταλλαγής μηνυμάτων που προσφέρεται από διάφορους παροχείς δικτύων όπως το Google και η Microsoft.

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιούνται ευρέως σε όλο τον κόσμο, δεν έχει σημασία ότι η επικοινωνία έγινε ταχύτερα με τις συνομιλίες.

Η αιτία είναι απλή, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν χρησιμοποιούνται μόνο για την αποστολή γραπτών μηνυμάτων, είναι μια πλατφόρμα που σας επιτρέπει να στέλνετε συνημμένα όλων των ειδών σε οποιοδήποτε μέρος του κόσμου.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι επίσης σημαντικό επειδή απαιτείται να χρησιμοποιήσει πολλές υπηρεσίες από άλλους ιστότοπους, όπως τα κοινωνικά δίκτυα και τα τραπεζικά ιδρύματα. Είναι το πρώτο βήμα του χρήστη να μπορεί να χρησιμοποιεί πολλές υπηρεσίες που προσφέρονται στο δίκτυο.

Για πολύ καιρό έχει αποδειχθεί ότι ο άνθρωπος είναι ένα κοινωνικό ον. Όλοι οι άνθρωποι χρειάζονται αλληλεπίδραση για να παραμείνουν ψυχολογικά υγιείς, γι 'αυτό και η τεχνολογία επικοινωνίας είναι μία από τις πιο προηγμένες.

Στην πραγματικότητα, οι άνθρωποι έχουν εξελιχθεί για να διατηρήσουν την κοινωνική μας αλληλεπίδραση. Από τις σπηλιές, ένας απομονωμένος άνθρωπος δεν επιβίωσε.

Έτσι, από εκεί έχουν περάσει από πίνακες ζωγραφικής, ομιλία, γραπτή γλώσσα, το ταχυδρομείο, ο τηλέγραφος, το τηλέφωνο και πολλά χρόνια αργότερα, τώρα με το διαδίκτυο? σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σε ποια μέρη είναι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαιρεμένο?

Διεύθυνση του παραλήπτη / αποστολέα

Είναι το κύριο στοιχείο ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό είναι το ταχυδρομείο του ατόμου που θα λάβει το μήνυμα, χωρίς αποδέκτη το ταχυδρομείο δεν θα πάρει οπουδήποτε.

Όταν φτάσει το μήνυμα, ο δέκτης διεύθυνσης παραλήπτη θα είναι ο παραλήπτης της διεύθυνσης του αποστολέα, αφού θα εμφανιστεί η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου που στέλνει το μήνυμα..

Θέμα

Για να αποτρέψετε τη φιλτραρίσματος αλληλογραφίας ως ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, πρέπει να θέσετε ένα θέμα. Αυτός είναι ο τίτλος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και είναι το πρώτο πράγμα που θα δει ο παραλήπτης πριν ανοίξει το μήνυμα.

Ως εκ τούτου, θα πρέπει να έχετε συνοπτικές και σημαντικές πληροφορίες σχετικά με το προοίμιο σχετικά με το περιεχόμενο της ληφθείσας αλληλογραφίας.

CC ή CCO

Είναι το αντίγραφο που αποστέλλεται σε άλλους παραλήπτες. Ακολουθούν οι άλλες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις οποίες αποστέλλεται το αντίγραφο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται.

DC, με copy- επιλογή θα εμφανίσει όλες τις κατευθύνσεις σε όλους τους παραλήπτες, ωστόσο, η CCO, με αντίγραφο δυνατότητα απόκρυψης στείλετε το αντίγραφο με περισσότερη ιδιωτικότητα.

Χρησιμοποιώντας το BCC, οι διευθύνσεις κάθε παραλήπτη αποκρύπτονται. Δηλαδή, οι παραλήπτες δεν θα δουν σε ποιον άλλον το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει σταλεί.

Σώμα

Είναι η ουσία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εδώ εκφράζεται ό, τι επικοινωνείται, το σώμα είναι το ίδιο το μήνυμα.

Δεν έχει όρια λέξεων και μπορείτε να επεκτείνετε ό, τι θέλετε, αλλά συνιστάται να μην περιέχει τόσο πολλές πληροφορίες και αν το περιέχει, είναι καλύτερο να επισυνάψετε τα πάντα σε ένα αρχείο.

Συνημμένα αρχεία

Αυτά είναι τα αρχεία που προστίθενται στο μήνυμα προς λήψη από τον παραλήπτη. Αυτά μπορεί να είναι πολλά και διαφορετικά είδη.

Σε ένα e-mail μπορείτε να επισυνάψετε φωτογραφίες, βίντεο, έγγραφα, φακέλους, παρουσιάσεις, υπολογιστικά φύλλα κλπ. Όλα αυτά τα αρχεία πρέπει να αποθηκεύονται στον υπολογιστή του εκδότη.

Υπογραφή

Αυτό βρίσκεται στο κάτω μέρος της αλληλογραφίας. Πρόκειται για μια προ-προγραμματισμένη και αυτόματη υπογραφή από τη στιγμή αυτή για όλα τα μηνύματα.

Εάν πρόκειται για μια προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να προσθέσετε προσαρμοσμένες υπογραφές με φράσεις και emoticons.

Ωστόσο, αν πρόκειται για διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας, η επιχείρηση πρέπει να φέρει πληροφορίες σχετικά με το πρόσωπο που στέλνει το μήνυμα.

Συνιστάται να χρησιμοποιήσετε τη μορφή που θα χρησιμοποιηθεί σε μια επαγγελματική κάρτα. Βάλτε το όνομα, τον τηλεφωνικό αριθμό επικοινωνίας, την εταιρεία για την οποία εργάζεστε και τη θέση σας, κλπ..

Πώς οργανώνεται ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο;?

Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να έχει μια καλή διατύπωση για να γίνει κατανοητή από τον παραλήπτη. Υπάρχουν ορισμένες πτυχές που πρέπει να ληφθούν υπόψη όταν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα πράγματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη πριν το στείλετε.

Χαιρετισμός

Πρέπει να είναι το πρώτο μέρος του μηνύματος και είναι απαραίτητο αν πρόκειται για επίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Καθορίζει σε ποιον απευθύνεται το μήνυμα και τι αρχίζει να εκφράζεται με εγκάρδιο τρόπο.

Ο τρόπος με τον οποίο γράφεται ένας χαιρετισμός εξαρτάται από το ποιος είναι ο παραλήπτης και ποιος είναι ο αποστολέας. Εάν πρόκειται για μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας, ο τόνος του χαιρετισμού πρέπει να είναι πιο τυπικός, αλλά αν πρόκειται για προσωπικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο αποστολέας μπορεί να πάρει ορισμένες ελευθερίες με αυτό.

Περιεχόμενο του μηνύματος

Αυτό είναι το πιο σημαντικό μέρος του ταχυδρομείου. Εδώ όλα όσα θέλετε να επιτύχετε με αυτό το μήνυμα κοινοποιούνται.

Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας πρέπει να χαρακτηρίζεται από σύντομη και συνοπτική περιγραφή. Φτάστε στο σημείο γρήγορα, αλλά πάντα να θυμάστε να διατηρήσετε έναν εγκάρδιο τόνο, χωρίς να είστε εξαιρετικά φιλικοί καθώς το περιεχόμενο είναι υπερφορτωμένο και ο πραγματικός σκοπός έχει χαθεί.

Πρέπει να έχει τη σωστή χρήση των σημείων στίξης, ο λόγος πίσω από αυτό είναι επειδή δεν μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε χάσει την αίσθηση του μηνύματος ή παρερμηνεύουν τη γραπτή γλώσσα δεν είναι τόσο εύκολο να αποκρυπτογραφήσει τα από του στόματος.

Το να γνωρίζεις σε τι αναφέρεται κάποιος είναι ευκολότερο αν ακούσεις τον τόνο της φωνής που χρησιμοποιείται και τον τρόπο με τον οποίο εκφράζεται. αυτό δεν μπορεί να παρατηρηθεί γραπτώς.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο το μήνυμα πρέπει να προσπαθήσει να μιμηθεί την προφορική συνομιλία και να αντικατοπτρίζει ρητά το σημείο που θέλετε να πάτε χρησιμοποιώντας γραμματικά σήματα και καλή ορθογραφία.

Αυτό το μήνυμα πρέπει να καθορίζει τον στόχο, το όφελος και τις απαιτήσεις χωρίς να περιπλανιέται πάρα πολύ.

Αντίο

Αυτό το τμήμα είναι το κλείσιμο του μηνύματος. Για να εκπληρώσετε το σκοπό της επικοινωνίας ό, τι θέλετε, καλό κλείσιμο είναι απαραίτητο.

Το κλείσιμο πρέπει να πραγματοποιηθεί αφού έχουν καθοριστεί όλα τα σημεία του μηνύματος. Δεν υπάρχει ιδανικός αποχαιρετισμός για όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διότι όλα εξαρτώνται από τη φύση του μηνύματος.

Συνιστάται τα αποχαιρετιστήρια να έχουν το όνομα του αποστολέα, αν και αυτό μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την κατάσταση. Εάν πρόκειται για σταθερή ανταλλαγή αλληλογραφίας, το όνομα πρέπει να παραλειφθεί μετά το πρώτο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ένα καλό e-mail και κατανοητή δεν βασίζεται αποκλειστικά και μόνο για το περιεχόμενο του μηνύματος, τις περισσότερες φορές γράφει και πώς να εκφράσω αυτό το περιεχόμενο το οποίο είναι απαραίτητο για την επίτευξη του στόχου αυτού του μηνύματος.

Αναφορές

1. Peter, I. Η ιστορία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Απόσπασμα από nethistory.info.
2. Νότια Κολόμπους Υψηλή. Βασικά μέρη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Απόσπασμα από το southcolumbushigh.com.
3. Leigh, J. Μέρη ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Εξήχθη από το techwalla.com.
4. Zimbra Email. Τμήματα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εξήχθη από το zimbra.com.
5. Su, T. 15 Συμβουλές για τη σύνταξη αποτελεσματικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Απόσπασμα από το thinksimplenow.com. Γράφοντας αποτελεσματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Να πάρει τους ανθρώπους να διαβάζουν και να ενεργούν στα μηνύματά σας. Απόσπασμα από το mindtools.com.Foresman, S. Μέρη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Απόσπασμα από το teachervision.com.
6. Ανατομία ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Απόσπασμα από το syntaxis.com.