Ποιος είναι ο ζωτικός κύκλος των εγγράφων;

Το κύκλου ζωής των εγγράφων αποτελείται από μια σειρά διαδοχικών σταδίων διαμέσου των οποίων διέρχεται ένα αρχείο καθ 'όλη τη διάρκεια της ωφέλιμης ζωής του. Αυτές οι φάσεις, που κυμαίνονται από τη δημιουργία ενός εγγράφου, μέσω όλων των χρήσεων και τροποποιήσεών του, έως ότου καταστραφούν ή μόνιμα κατατεθούν.

Η έννοια του κύκλου ζωής των εγγράφων δημιουργήθηκε στις Ηνωμένες Πολιτείες μετά τον Δεύτερο Παγκόσμιο Πόλεμο. Αυτό οφείλεται στην ανάγκη να βρεθεί ένας κατάλληλος τρόπος για τη διαχείριση ενός μεγάλου αριθμού αρχείων που είχαν συσσωρευτεί.

Κάθε κλάδος αντιμετωπίζει τον κύκλο ζωής των εγγράφων με διαφορετικό τρόπο, λαμβάνοντας υπόψη την προσέγγισή τους και τη φύση του φακέλου.

Για παράδειγμα, ο κύκλος ζωής ενός νομικού εγγράφου μπορεί να έχει διαφορετικά στάδια από αυτά ενός ακαδημαϊκού εγγράφου.

Σε κάθε περίπτωση, οι εκτιμήσεις για το πόσο χρόνο πρέπει να τηρείται ένα έγγραφο, πώς θα πρέπει να αποθηκεύεται ή ποια θα πρέπει να είναι η σωστή χρήση του. Παρομοίως, υπάρχουν και διαφορετικές προσεγγίσεις στα στάδια του κύκλου ζωής σας.

Για παράδειγμα, ενδέχεται να υπάρχουν έγγραφα χωρίς αξία για μια εταιρεία ή για μια κρατική οντότητα λόγω της ηλικίας της. Ωστόσο, αυτά τα ίδια αρχεία μπορεί να έχουν υψηλή ιστορική αξία για ένα μουσείο.

Μια άλλη θεμελιώδης διαφορά είναι αυτή μεταξύ αναλογικών και ψηφιακών εγγράφων. Παρόλο που η σημασία έγκειται στο περιεχόμενο των εγγράφων, η ύπαρξη ψηφιακών αρχείων συνεπάγεται ιδιαιτερότητες στον χειρισμό τους και στα στάδια του κύκλου ζωής τους.

Οι τρεις ηλικίες των εγγράφων

Το 1972 ο ιστορικός Carlos Wyffels πρότεινε τη θεωρία των Τριών Εποχών. Σύμφωνα με αυτό, τα έγγραφα είναι αντικείμενα που έχουν μια ζωτική διαδικασία κατά την οποία μετατρέπονται οι χρήσεις τους.

Γενικά, τα έγγραφα χρησιμοποιούνται εντατικά αμέσως μετά τη δημιουργία τους και για ορισμένο χρονικό διάστημα.

Ωστόσο, με την πάροδο του χρόνου αυτή η χρήση μειώνεται μέχρι τη στιγμή που σταματά εντελώς, είτε επειδή αρχειοθετούνται είτε καταστρέφονται.

Σύμφωνα με τον Wyffels, αυτός ο κύκλος μέσω του οποίου περνούν όλα τα έγγραφα χωρίζεται σε τρεις ηλικίες: τη διοικητική ή την ενεργό ηλικία, την ενδιάμεση ή ημιενεργή ηλικία και την ανενεργή ή ιστορική ηλικία..

Η διοικητική ή ενεργός ηλικία

Αναφέρεται στην ενεργή περίοδο ενός εγγράφου. Ξεκινάει τη στιγμή της δημιουργίας του και περνά από διαφορετικά στάδια στα οποία διαβουλεύεται, μεταφέρεται και μοιράζεται συχνά.

Για παράδειγμα, η διοικητική ηλικία ενός εισιτηρίου δημόσιας υπηρεσίας αρχίζει όταν δημιουργείται. Στη συνέχεια, συνεχίζει να κινείται για περιορισμένο χρονικό διάστημα: ενώ ένας mailman το παραδίδει ή το στέλνει με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όταν συμβουλεύεται και όταν πληρώνεται.

Η ενδιάμεση ή ημιενεργή ηλικία

Είναι αυτή η περίοδος κατά την οποία το έγγραφο έχει χάσει τη χρησιμότητα για την οποία δημιουργήθηκε. Ως εκ τούτου, δεν έχει τόσο ενεργή χρήση όσο και στη διοικητική εποχή. Ωστόσο, διατηρείται και μπορεί να συμβουλευτεί σπάνια.

Για παράδειγμα, η ενδιάμεση ηλικία ενός εισιτηρίου υπηρεσίας αρχίζει όταν, μετά την πληρωμή, κατατίθεται σε ένα φάκελο. Είναι πολύ πιθανό ότι δεν θα ξαναγυρισθεί ποτέ, ωστόσο, παραμένει αρχειοθετημένη σε περίπτωση οποιασδήποτε ανησυχίας.

Η ημι-ενεργή ζωή των εγγράφων μπορεί να μεταβάλλεται ανάλογα με τον τύπο του εγγράφου και ανάλογα με το πλαίσιο. Ένα νομικό έγγραφο, για παράδειγμα, μπορεί να έχει πιο ενεργό ζωή από ένα εισιτήριο δημόσιας υπηρεσίας.

Η ανενεργή ηλικία ή ιστορική ηλικία

Αναφέρεται στην τελική περίοδο των φακέλων. Ωστόσο, δεν έχουν όλα τα αρχεία τον ίδιο προορισμό. Ανάλογα με τη φύση τους, μπορούν να μετατραπούν σε ιστορικά ή να καταστραφούν.

Τα ιστορικά αρχεία είναι αυτά που έχουν πολιτιστική ή ερευνητική αξία. Ως εκ τούτου, κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου, επιδιώκονται μέθοδοι συντήρησης για να διατηρηθούν όσο το δυνατόν πληρέστερα..

Στάδια του κύκλου ζωής των εγγράφων

Η θεωρία των τριών ηλικιών καθιερώνει γενικά τις θεμελιώδεις φάσεις μέσω των οποίων περνούν όλα τα έγγραφα.

Ωστόσο, υπάρχουν και άλλα πιο συγκεκριμένα στάδια που καθορίζουν τη χρησιμότητα και τη χειραγώγηση των εγγράφων.

Τα στάδια στα οποία περνά ένα έγγραφο εξαρτώνται από την αξία του, τη χρήση του και το πλαίσιο του. Σύμφωνα με αυτά τα χαρακτηριστικά καθορίζονται ποιες είναι οι φάσεις που πρέπει να περάσει και ποιες είναι οι τεχνικές και διοικητικές διατάξεις για κάθε μία από αυτές.

Αυτά είναι μερικά από τα κύρια στάδια μέσα από τα οποία περνά ένα έγγραφο κατά τη διάρκεια της ωφέλιμης ζωής του:

1-Δημιουργία: συνίσταται στη δημιουργία του εγγράφου, είτε σε έντυπη είτε σε ψηφιακή μορφή.

2-Αποθήκευση: Σύμφωνα με τη μορφή στην οποία δημιουργήθηκε το έγγραφο, αποθηκεύεται φυσικά ή ψηφιακά. Σε ορισμένες περιπτώσεις, εξετάζεται επίσης το στάδιο της ψηφιοποίησης, όταν αποτελεί μέρος της διαδικασίας.

3-Κατηγοριοποίηση: αναφέρεται στην οργάνωση, ταξινόμηση ή ευρετηρίαση των εγγράφων σύμφωνα με τις παραμέτρους που καθορίζονται σε κάθε πλαίσιο.

4-Μεταφορά: αναφέρεται στην αποστολή ή / και την παράδοση ενός εγγράφου σύμφωνα με τα χαρακτηριστικά του. Στην πραγματικότητα, αυτό μπορεί να αναφέρεται σε μια παράδοση μέσω φυσικού ταχυδρομείου ή σε μια αποστολή e-mail, ανάλογα με την περίπτωση..

5-Διανομή: αυτό το στάδιο αναφέρεται σε έγγραφα που έχουν δημόσια χρήση ή ανάγκη, επομένως μετά τη δημιουργία τους πρέπει να αποκαλυφθούν σε μια συγκεκριμένη ομάδα ανθρώπων.

6-Συνεργατική χρήση: Προς το παρόν, τα αρχεία μπορούν να διευθετηθούν για χρήση και κοινόχρηστη επεξεργασία. Αυτό το στάδιο είναι πρόσφατης εμφάνισης και θεωρείται αποκλειστικά για ψηφιακά έγγραφα.

7-Διαβούλευση: αναφέρεται στο στάδιο εκείνο στο οποίο τα έγγραφα έχουν διευθετηθεί με σκοπό να μπορούν να συμβουλευθούν. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, οι διατάξεις ασφαλείας ή / και προσβασιμότητας είναι πολύ σημαντικές, ανάλογα με το κοινό που αναμένεται να έχει πρόσβαση στις πληροφορίες.

8-Κατάθεση ή καταστροφή: Αυτό είναι το τελικό στάδιο του κύκλου ζωής όλων των εγγράφων. Αντιστοιχεί στη στιγμή κατά την οποία αποφασίζεται αν έχει αρκετή ιστορική αξία για να διατηρηθεί ή αντίθετα καταστρέφεται.

Πόροι

1. Darmouth College. (S.F.). Κύκλος ζωής εγγράφων: ορισμοί, υποστηρικτικές τεχνολογίες και εφαρμογές. Ανακτήθηκε από: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Κύκλος ζωής των εγγράφων: Θεωρία των 3 ηλικιών. Ανακτήθηκε από: bibliopos.es
3. Larrivee, Β. (2013). Τι είναι ένας Κύκλος Ζωής ηλεκτρονικού ελέγχου εγγράφων; Ανακτήθηκε από: documentmedia.com
4. Rouse, Μ. (S.F.). Κύκλος ζωής εγγράφου. Ανακτήθηκε από: whatis.techtarget.com
5. Yebra, Μ. (2016). Ο κύκλος ζωής των εγγράφων - Το ισπανικό σύστημα αρχειοθέτησης. Ανάκτηση από: normadat.es.