Ποια είναι η διαδικασία διαχείρισης;

Σε αυτό το άρθρο θα δείτε για ποια είναι η διοικητική διαδικασία; και ποιες είναι οι συγκεκριμένες εφαρμογές της στην ανάπτυξη των εταιρειών.

Κατά τη διαμόρφωση μιας εταιρείας, υπάρχουν δύο κύρια στάδια ή φάσεις. Σε έναν κοινωνικό οργανισμό, το ίδιο συμβαίνει σε έναν ζωντανό οργανισμό. Πρώτη έναρξη της πρωτοβουλίας ενός ή λίγων ανθρώπων που είναι υπεύθυνοι για τη διάρθρωσή της.

Όταν η δομή έχει ήδη συσταθεί, ξεκινά ένα δεύτερο στάδιο, που αποτελείται από την λειτουργία ή την κανονική λειτουργία του κοινωνικού οργανισμού για την επίτευξη των στόχων που έχουν προταθεί.

Αυτή η δέσμη στόχων αποτελεί τη διοικητική διαδικασία, οπότε μπορεί να ειπωθεί ότι αυτή η διαδικασία εξυπηρετεί την αποτελεσματική επίτευξη αυτών των στόχων.

Ποιος είναι ο σκοπός της διοικητικής διαδικασίας για την ανάπτυξη μιας επιχείρησης;?

Σύμφωνα με διάφορους συντάκτες, η διοικητική διαδικασία θα αποτελείται από τέσσερις φάσεις. Χάρη σε αυτούς, επιτυγχάνονται οι στόχοι που έχει θέσει η εταιρεία. Αυτά τα στάδια είναι:

1. Σχεδιασμός
2. Οργάνωση
3. Διαχείριση
4. Έλεγχος

Άλλοι συγγραφείς, όπως ο Koontz & O'Donnell, συμπεριλαμβάνουν το στάδιο ολοκλήρωσης, ενώ ο Agustín Reyes Ponce προσθέτει το στάδιο πρόβλεψης στην αρχή.

Σύμφωνα με αυτό, μπορεί να εξαχθεί το συμπέρασμα ότι υπάρχουν έξι βασικά στάδια για τη μελέτη και αυτά αποτελούν τις δύο βασικές φάσεις σχηματισμού μιας εταιρείας ή μιας κοινωνικής οργάνωσης. Επομένως, θα είναι ευκολότερο να καταλάβετε αν πριν γνωρίζετε ποιες είναι οι θεμελιώδεις φάσεις στην ανάπτυξη της εταιρείας.

Φάσεις στην ανάπτυξη μιας επιχείρησης

1- Στατική φάση

Η πρώτη φάση, γνωστή και ως στατική φάση, είναι εκεί όπου γίνονται τα βασικά ερωτήματα της δημιουργίας της εταιρείας: τι θα κάνουμε; Πώς θα το κάνουμε?

Αυτό είναι το στάδιο της κατασκευής της εταιρείας, που σαν ζωντανός οργανισμός ξεκινά ως κύτταρο και στη συνέχεια ιστούς και όργανα που ορίζονται μέχρι να μπορέσουν να ολοκληρώσουν τις λειτουργίες τους, να αναπτύξουν κανονικές δραστηριότητες και να έχουν συγκεκριμένες λειτουργίες. Σε αυτή τη φάση, υπάρχει μικρή αλληλεπίδραση μεταξύ περισσότερων ανθρώπων στην εταιρεία.

Αυτό το στάδιο αντιστοιχεί στα στάδια της διοικητικής διαδικασίας πρόβλεψης, σχεδιασμού και οργάνωσης.

2- Δυναμική φάση

Σε αυτό το στάδιο, ο οργανισμός είναι ήδη πλήρως δομημένος, αναπτύσσοντας πλήρως όλες τις λειτουργίες του, τις λειτουργίες ή τις δραστηριότητες που είναι εγγενείς στον εαυτό του, σε όλη του την ποικίλη και επίσης συντονισμένη πολυπλοκότητα. Αυτό είναι που δίνει τη μορφή της πραγματικής ζωής του οργανισμού.

Το ίδιο συμβαίνει σε μια εταιρεία. Αυτό το δεύτερο στάδιο είναι μια δυναμική φάση και, όταν εφαρμόζεται στην εταιρεία, θα επιτρέψει να δούμε ξεκάθαρα τι γίνεται και έτσι να έχουμε την επιλογή να αξιολογήσουμε τις εν λόγω ενέργειες. Εδώ βρίσκουμε επίσης πολλή αλληλεπίδραση ανθρώπων στο εσωτερικό του έργου. Σε αυτή τη φάση βρίσκουμε τα βήματα της ολοκλήρωσης, της διαχείρισης και του ελέγχου.

Βήματα της διοικητικής διαδικασίας

Η διοικητική διαδικασία βασίζεται στη δομή του οργανισμού ώστε να είναι σε θέση να ενσωματώσει όλα τα βήματα για την ανάπτυξη ενός έργου. Γίνεται δυναμική διαδικασία όταν η ανεπτυγμένη δομή λειτουργεί με αποτελεσματικό και συντονισμένο τρόπο για την επίτευξη των στόχων.

Η διοικητική διαδικασία είναι κυκλική, αφού ο σχεδιασμός και η οργάνωση απαιτούν ολοκλήρωση - η οποία βρίσκεται μέσα στην οργάνωση - και η διαχείριση απαιτεί έλεγχο. Κάθε φάση είναι αλληλεξάρτηση του άλλου.

Όπως όλες οι διαδικασίες, η διοικητική διαδικασία έχει οριστεί πολλές φορές από εμπειρογνώμονες. Αυτοί οι ορισμοί βασίζονται στον τρόπο με τον οποίο οι εμπειρογνώμονες θεωρούν ότι η διοίκηση θα πρέπει να διεξαχθεί.

Το 1990 οι συγγραφείς Herbert A. Simon, Donald Smith και Victor A. Thomson ορίζουν ότι η διοίκηση αναφέρεται στην κατάσταση κατά την οποία "δύο άνδρες συνεργάζονται για να ρίξουν μια πέτρα που κανένας από αυτούς δεν θα μπορούσε να μετακινηθεί μόνη της από μόνη της".

Η Jaiyeoba (2006) εξήγησε ότι η διοίκηση αναφέρεται στον αποτελεσματικό συντονισμό των πόρων και στις προσπάθειες των ανθρώπων να επιτύχουν τους στόχους του οργανισμού.

Όσον αφορά την εκπαίδευση, ο πρώτος στόχος της διοίκησης έχει να κάνει με την ενσωμάτωση όλων των πόρων για τη βελτίωση της διδασκαλίας και της μάθησης.

Αυτός είναι ο λόγος που μέσα σε αυτούς τους πολλαπλούς ορισμούς υπάρχουν έννοιες που ξεχωρίζουν στα στάδια αυτής της διαδικασίας. Αυτά που εξετάζονται σε γενικό επίπεδο είναι τα εξής:

1- Προγραμματισμός

Η διαδικασία αυτή συμβάλλει στη δημιουργία, διατήρηση και ανάπτυξη ενός οργανωτικού δικτύου ικανό να προλαμβάνει, να ανταποκρίνεται και να επηρεάζει τις απαιτήσεις και τις αντιδράσεις των σχετικών φορέων..

Αυτή η φάση σχεδιασμού μπορεί να προσαρμοστεί σε διαφορετικά σενάρια, όπως ο σχεδιασμός μιας πιο συγκεκριμένης κατασκευής, μιας κυβέρνησης, μιας διοίκησης ή μιας επιχείρησης.

Ο σχεδιασμός περιλαμβάνει την επιλογή των καλύτερων πολλών στόχων, διαδικασιών, πολιτικών και προγραμμάτων. Πρέπει να οργανωθούν διαφορετικοί ρόλοι με διαφορετικούς τύπους προσωπικού που σχετίζονται με τις λειτουργίες που θα εκτελέσουν για την επίτευξη των επιδιωκόμενων στόχων.

Κατά το σχεδιασμό προγραμματίζονται οι στρατηγικές και αρχίζουν να προετοιμάζονται. Είναι η πρώτη φάση της ανταλλαγής ιδεών για την επεξεργασία και τη διαχείριση των διαφόρων ιδεών και την προετοιμασία στρατηγικών για την ανάπτυξη και την ανάπτυξη του έργου. Η διαδικασία σχεδιασμού ορίζεται με τη σειρά της σε τρία στάδια:

• Αναλύστε διαφορετικούς οδικούς χάρτες για την εταιρεία ή / και την επιχείρηση.
• Αξιολογήστε διαφορετικούς οδικούς χάρτες για την εταιρεία ή / και την επιχείρηση.
• Οριστικοποιήστε συγκεκριμένες πτυχές του χάρτη πορείας που θα αποτελέσουν μέρος ενός επιχειρηματικού σχεδίου ή επιχειρηματικού σχεδίου.

2- Οργάνωση

Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου, οι εργασίες πρέπει να μοιράζονται μεταξύ όλων των μελών της ομάδας για να δημιουργήσουν και να αναγνωρίσουν τους απαραίτητους δεσμούς μεταξύ όλων εκείνων που είναι μέρος του έργου..

Η οργάνωση είναι μια ομάδα θέσεων με κανόνες και πρότυπα ενεργειών και συμπεριφορών που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη και να ακολουθούνται από όλους τους εμπλεκόμενους.

Σε αυτή τη φάση, το έργο χωρίζεται σε εργασίες που μπορούν να εκτελεστούν με μια λογική και βολική διάταξη για όλα τα άτομα, η οποία είναι γνωστή ως ο καταμερισμός της εργασίας.

Η ιδέα είναι να συνδυαστούν τα καθήκοντα λογικά και αποτελεσματικά, έτσι ώστε η ομάδα ανθρώπων και η δουλειά τους να χωριστούν σε τμήματα.

Εδώ καθορίζετε το ρόλο κάθε ατόμου στον οργανισμό, ενώνοντας τμήματα σε μια ιεραρχία της επιχείρησης ή της επιχείρησης.

Επιπλέον, καθιερώνονται μηχανισμοί για την ομοιόμορφη ενσωμάτωση των δραστηριοτήτων όλων των τμημάτων και για την ανασκόπηση της αποτελεσματικότητας αυτής της ολοκλήρωσης, σε μια διαδικασία που ονομάζεται συντονισμός.

Η υλοποίηση πρέπει να εξετάζεται συνεχώς, συγκρίνοντάς την με τα αποτελέσματα, τις ανάγκες των μελών του έργου, της επιχείρησης ή της επιχείρησης και παρέχοντας επαρκή ανταμοιβή σε κάθε άτομο για την καλή δουλειά του. Η σημασία αυτής της φάσης έγκειται στο εξής:

• Ο συνεχής χαρακτήρας του.
• Είναι ο καλύτερος τρόπος για να επιτευχθούν οι προτεινόμενοι στόχοι.
• Παρέχει τις μεθόδους για την αποτελεσματική εκτέλεση των δραστηριοτήτων με ελάχιστη προσπάθεια.
• Αποφύγετε τη βραδύτητα και την αναποτελεσματικότητα.
• Μειώστε ή αποφύγετε την επικάλυψη προσπαθειών, να καθορίσετε τους ρόλους και τις ευθύνες.
• Η δομή θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τους στόχους και τα σχέδια της εταιρείας, την αρχή και το περιβάλλον της.

3- Έλεγχος

Στον έλεγχο είναι οι δραστηριότητες που πρέπει φυσικά να πραγματοποιηθούν για την υλοποίηση του επιχειρηματικού σχεδίου που καθορίζεται στα πρώτα στάδια της διαδικασίας.

Ο έλεγχος είναι απαραίτητος για να επιβεβαιωθεί το τι γίνεται, για να εξασφαλιστεί ότι η εργασία προχωρά ικανοποιητικά προς τους προκαθορισμένους στόχους.

Οι δραστηριότητες ελέγχου πρέπει να οργανωθεί σε ένα κατάλληλο σχέδιο με τα συστατικά που απαιτούνται για κάθε δραστηριότητα και την επιλογή των κατάλληλων ανθρώπων για την εκτέλεση των καθηκόντων.

Ωστόσο, αυτό δεν διασφαλίζει την επιτυχία της επιχείρησης / εταιρείας ή του έργου. Υπάρχει πάντα ο κίνδυνος διαφωνιών, παρανοήσεων και αιφνίδιων εμποδίων που πρέπει να ενημερωθούν το συντομότερο δυνατό για να ληφθούν διορθωτικά μέτρα, όπως είναι απαραίτητο. Μερικά παραδείγματα δραστηριοτήτων στη φάση ελέγχου είναι:

• Συγκρίνετε τα αποτελέσματα με το γενικό σχέδιο.
• Σχεδιάστε έναν αποτελεσματικό τρόπο μέτρησης των λειτουργιών.
• Επικοινωνήστε με τον τρόπο μέτρησης αυτών των δραστηριοτήτων.
• Μεταφέρετε σωστά τις πληροφορίες για το πώς γίνονται οι εργασίες, για να ανακαλύψετε τις συγκρίσεις και τις διαφορές.
• Ρυθμίστε τις δραστηριότητες ελέγχου σύμφωνα με τα αποτελέσματα που εμφανίζονται σε αυτές τις μετρήσεις ελέγχου.

4- Εκτέλεση

Συνίσταται στην εκτέλεση των απαιτούμενων εργασιών. Αυτό απαιτεί τη δέσμευση και την ανάπτυξη όλων των μελών της ομάδας που εργάζονται για το έργο.

Είναι η συγκεκριμένη εκτέλεση των βημάτων του σχεδιασμού και της οργάνωσης. Αυτό είναι όπου πρέπει να αναληφθούν δράσεις για την έναρξη και τη συνέχιση της ανάπτυξης.

Μία από τις πιο κοινές δράσεις που χρησιμοποιείται από τον διαχειριστή υπεύθυνο του έργου είναι να οδηγήσει την ομάδα, να αναπτύξουν τη διαχείριση, την εκπαίδευση, να βοηθήσει τα μέλη της ομάδας να βελτιώσουν την εργασία τους. Όλες αυτές οι εργασίες ονομάζονται εκτέλεση. Ορισμένες σημαντικές δραστηριότητες σε αυτή τη φάση είναι:

• Βάλτε σε εφαρμογή τη φιλοσοφία της συμμετοχής όλων των μελών του έργου.
• Σκηνοθετώντας και προκαλώντας την ομάδα να δώσει το καλύτερο για το έργο.
• Ενθαρρύνετε τους συμμετέχοντες.
• Επικοινωνήστε αποτελεσματικά.

Σημασία της διοικητικής διαδικασίας

Η διοικητική διαδικασία είναι σημαντική διότι συμβάλλει στην απλούστευση και την επίτευξη της επίτευξης των στόχων. Μέσα σε μια εταιρεία ή οργανισμό, το έργο είναι συνήθως χωρίζονται σε διαμερίσματα, χωρίζονται σε λειτουργίες και τα διευθυντικά στελέχη αδυνατούν να εκτελέσουν τα καθήκοντα. Το ίδιο συμβαίνει στον τομέα της εκπαίδευσης.

Η διοικητική διαδικασία παρέχει μια κατάλληλη λύση. Είναι μια συλλογή καθηκόντων και δραστηριοτήτων που μπορούν να γίνουν μόνο ταυτόχρονα.

Αυτές οι μετασχηματισμένες εισροές σε αποτελέσματα, παρέχουν τη δυνατότητα νέων εξελίξεων, την επίτευξη της τάξης και της αποτελεσματικότητας, την επιλογή των σωστών ατόμων για την εκτέλεση των καθηκόντων που τους ανατίθενται και ένα κοινό έργο που οδηγεί στο τελικό επίτευγμα.

Αναφορές

1. Η διοικητική διαδικασία. Ανακτήθηκε από το easycoursesportal.com.
2. Η Διαδικασία Διοικητικού Σχεδιασμού. Alberto D.R. Σαλίνας Ανακτήθηκε από το journals.sagepub.com.
3. Ποιες είναι οι διοικητικές διαδικασίες και διαδικασίες των επιχειρήσεων; Ανακτήθηκε από το wikifinancepedia.com.
4. Βασικές λειτουργίες διοίκησης: Σχεδιασμός, οργάνωση, καθοδήγηση και έλεγχος. Ανακτήθηκε από το safaribooksonline.com.
5. Φάσεις της διοικητικής διαδικασίας. Ανάκτηση από το akimoo.com.
6. Διοικητική διαδικασία. Ανάκτηση από την ακαδημαϊκή κοινότητα.
7. Οι διαδικασίες οργάνωσης και διαχείρισης. Ανακτήθηκε από το sloanreview.mit.edu.