Εκτελεστικό προφίλ γραμματέα, απαραίτητες δεξιότητες και λειτουργίες

Το εκτελεστικό γραμματέα είναι μια δουλειά ή ένα επάγγελμα που χρησιμεύει για να παρέχει τη μέγιστη υποστήριξη σε υψηλόβαθμους υπαλλήλους σε μια εταιρεία ή οργανισμό. Θα είναι ο οποίος θα οργανώσει και θα διατηρήσει το χρονοδιάγραμμα των στελεχών και θα τους βοηθήσει να εκτελέσουν μια μεγάλη ποικιλία διοικητικών καθηκόντων.

Ο στόχος είναι να συμβάλει στη συνολική αποτελεσματικότητα των επιχειρήσεων, εξασφαλίζοντας ότι όλα τα διοικητικά καθήκοντα που ανατίθενται που πρέπει να εκτελεστούν κατά τρόπο έγκαιρο και αποτελεσματικό τρόπο. Γραμματέας είναι το πρόσωπο που παρέχει διοικητική υποστήριξη. Μπορούν να εκτελούν εργασίες όπως γραφή και αρχειοθέτηση, απάντηση στο τηλέφωνο και μετάδοση μηνυμάτων.

Από την άλλη πλευρά, ο εκτελεστικός γραμματέας ή ο διοικητικός βοηθός ασκεί επίσης μερικές από αυτές τις δραστηριότητες, μαζί με το συντονισμό των γραφείων, την έρευνα προϊόντων, την αλληλεπίδραση με τους προμηθευτές, την παραγγελία προϊόντων και τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων.

Κανονικά, οι εκτελεστικοί γραμματείς λαμβάνουν υψηλότερους μισθούς από τους γραμματείς, επειδή εκτελούν λειτουργίες υψηλού επιπέδου και επιταχύνουν την παραγωγικότητα του γραφείου.

Ευρετήριο

• 1 Απαιτούμενο προφίλ
• 2 Απαραίτητες δεξιότητες
• 3 Λειτουργίες
  • 3.1 Ευθύνες
• 4 Αναφορές

Απαιτούμενο προφίλ

- Πτυχίο στη διοίκηση επιχειρήσεων ή συναφείς τομείς.

- Αποδεδειγμένη εμπειρία ως εκτελεστικό γραμματέα ή παρόμοιο διοικητικό ρόλο.

- Πρέπει να είναι ικανός στο χειρισμό της Microsoft-Office ολοκληρωτικά, και το «back-office» του λογισμικού, όπως συστήματα ERP.

- Βαθιά γνώση της διαχείρισης των βασικών λογιστικών γραφείων και διαδικασιών, καθώς και του σχετικού τεχνικού λεξιλογίου που χειρίζεται ο κλάδος.

- Εξοικείωση με βασικές μεθόδους έρευνας και τεχνικές αναφοράς.

- Εξαιρετικές δεξιότητες διοργάνωσης και διαχείρισης του χρόνου.

- Εξαιρετικές δεξιότητες επικοινωνίας και διαπραγμάτευσης.

- Ακεραιότητα και εμπιστευτικότητα.

Οι εκτελεστικοί γραμματείς πρέπει να είναι γρήγοροι επαγγελματίες με μεγάλη ικανότητα διαχείρισης χρόνου και ικανότητας πολλαπλών εντολών. Με την επιμέλεια και την ικανότητά τους στο έργο τους, τα στελέχη μπορούν να επικεντρωθούν στις διοικητικές ευθύνες τους χωρίς να ανησυχούν για άλλα καθήκοντα.

Πολλοί διευθυντές βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στον εκτελεστικό γραμματέα τους για να συντονίζουν καθημερινά τα καθήκοντά τους και να τους κρατούν στην ημερήσια διάταξη. Απαιτούνται πολλή τακτικότητα και βεβαιότητα ως θεματοφύλακες του χρόνου του διευθυντή.

Απαραίτητες δεξιότητες

Οι εκτελεστικοί γραμματείς πρέπει να είναι αποτελεσματικοί σε βασικές δεξιότητες όπως η γραφή, η γραμματική, η ορθογραφία και η στίξη, και να έχουν εμπειρία χρησιμοποιώντας εξοπλισμό γραφείου και κοινές εφαρμογές λογισμικού, όπως επεξεργασία κειμένου, υπολογιστικά φύλλα και γραφικά.

Ομοίως, πρέπει να έχουν άριστες ικανότητες για να διαχειριστούν το χρόνο και την ικανότητα να αντιμετωπίσουν αποτελεσματικά τις διάφορες ευθύνες.

Από την άλλη πλευρά, ένας εκτελεστικός γραμματέας χρειάζεται επίσης άλλες ιδιότητες, όπως καλή κρίση, διπλωματία, διακριτικότητα και ικανότητα να επιλύει αυτόνομα τα προβλήματα.

Χρειάζονται ισχυρές επικοινωνιακές δεξιότητες για να αλληλεπιδράσουν με το κοινό, να γράψουν εκθέσεις και να αναθεωρήσουν δημοσιεύσεις.

Ακούστε ενεργά

Πρέπει να ξέρουμε να δίνουμε πλήρη προσοχή σε αυτό που λένε οι άλλοι, λαμβάνοντας το χρόνο να κατανοήσουν τα σημεία που γίνονται, να θέτουν ερωτήσεις όπως αρμόζει και να μην διακόπτουν σε ακατάλληλες στιγμές.

Ανάγνωση κατανόησης

Πλήρης κατανόηση προτάσεων και γραπτών παραγράφων σε έγγραφα που σχετίζονται με την εργασία.

Διαχείριση χρόνου

Μάθετε πώς μπορείτε να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τόσο τον δικό σας χρόνο, όσο και τον χρόνο των άλλων.

Γνωρίζοντας πώς να μιλήσω

Μιλήστε σαφώς με άλλους ανθρώπους για να μπορείτε να μεταφέρετε αποτελεσματικά τις πληροφορίες.

Γράφοντας

Έχετε μια αποτελεσματική επικοινωνία γραπτώς, σύμφωνα με ό, τι είναι πιο κατάλληλο για τις ανάγκες του κοινού.

Κρίσιμη σκέψη

Χρήση λογικής και συλλογιστικής για τον εντοπισμό των ισχυρών και αδύνατων σημείων εναλλακτικών λύσεων, συμπερασμάτων ή προσεγγίσεων για προβλήματα που προκύπτουν.

Προληπτική μάθηση

Κατανοήστε τις συνέπειες των νέων πληροφοριών για την επίλυση προβλημάτων και την λήψη των τρεχουσών και μελλοντικών αποφάσεων.

Συντονισμός

Προσαρμογή των δράσεων σε σχέση με τις δράσεις των άλλων.

Ανασκόπηση

Επανεξέταση και αξιολόγηση των επιδόσεων του εαυτού του, άλλων ατόμων ή οργανισμών, προκειμένου να γίνουν βελτιώσεις ή να ληφθούν διορθωτικά μέτρα.

Λειτουργίες

Ένας εκτελεστικός γραμματέας μπορεί να είναι υπεύθυνος για μικρά μετρητά και λογιστικά, αλλά μπορεί επίσης να διαχειριστεί έναν προϋπολογισμό. Μπορείτε να δημοσιεύσετε άρθρα σε έναν ιστότοπο, αν και θα μπορούσατε επίσης να σχεδιάσετε και να διαχειριστείτε τον ιστότοπο.

Μπορείτε να εκτελέσετε την καταχώρηση δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο που έχετε σχεδιάσει και χρησιμοποιήσει για τις λειτουργίες αναφοράς.

Ένας εκτελεστικός γραμματέας μπορεί να επιβλέπει το διοικητικό προσωπικό. Αναφέρει συχνά απευθείας στον Διευθύνοντα Σύμβουλο και μπορεί να υποστηρίξει ένα ή περισσότερα ανώτερα στελέχη.

Ευθύνες

Προσοχή στα στελέχη

- Διατηρήστε την ατζέντα των στελεχών και βοηθήστε στον προγραμματισμό των διορισμών, των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου, των διασκέψεων κλπ..

- Παρακολουθήστε συναντήσεις για να περάσετε λεπτά και λεπτά συνάντησης, μετά να τα μεταγλωττίσετε, να τα μεταγράψετε και να τα διανείμετε.

- Κάντε όλες τις ρυθμίσεις για τα στελέχη ταξιδιού: εισιτήριο Αγορά, κρατήσεις ξενοδοχείων, ημερήσια αποζημίωση παράδοση, τη διαχείριση και την αναθεώρηση των σχετικών εγγράφων, κ.λπ..

- Διενέργεια των ερευνών με εντολή, συλλογή δεδομένων και προετοιμασία εγγράφων ή εκθέσεων προς εξέταση και παρουσίαση από τα στελέχη, τις επιτροπές και τα διοικητικά συμβούλια,.

- Αντιμετωπίστε εμπιστευτικά έγγραφα, διασφαλίζοντας ότι παραμένουν ασφαλείς και ασφαλείς.

Εσωτερική και εξωτερική αλληλεπίδραση

- Λάβετε και φιλτράρετε τις τηλεφωνικές κλήσεις, ανακατευθυνόμενοι στο κατάλληλο άτομο όταν είναι βολικό.

- Διαχειριστείτε, να δοθεί προτεραιότητα και να διανέμει όλες τις εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας (e-mail, επιστολές, φαξ, πακέτα, κλπ), την ανάγνωση και την ανάλυση των υπομνήματα, παρουσιάσεις και εισερχόμενες αναφορές για να καθορίσει τη σημασία τους και να σχεδιάσουν την κατανομή τους.

- Προετοιμάστε απαντήσεις στην αλληλογραφία που περιέχουν ερωτήματα ρουτίνας.

- Παρακολουθήστε τη χρήση των προμηθειών γραφείου και διαπραγματευτείτε όρους με τους προμηθευτές για να διασφαλίσετε ότι οι παραγγελίες είναι πιο επικερδείς.

- Συναντήστε με άτομα, ειδικές ομάδες συμφερόντων και άλλους, εξ ονόματος στελεχών, επιτροπών και διοικητικών συμβουλίων.

- Καλωσορίστε τους επισκέπτες και καθορίστε εάν πρέπει να τους δοθεί πρόσβαση σε συγκεκριμένους ανθρώπους.

Διοικητική υποστήριξη

- Διατηρήστε αρχεία ηλεκτρονικών και εγγράφων, διασφαλίζοντας ότι οι πληροφορίες είναι οργανωμένες και εύκολα προσβάσιμες για γρήγορη ανάκτηση.

- Προετοιμάστε τιμολόγια, εκθέσεις, επιστολές, οικονομικές καταστάσεις και άλλα έγγραφα, χρησιμοποιώντας το λογισμικό επεξεργασίας κειμένου, υπολογιστικά φύλλα, βάσεις δεδομένων ή / και παρουσιάσεις, παρέχοντας επίσης την αντίστοιχη βοήθεια στη λογιστική.

- Εκτελέστε καθήκοντα γενικού γραφείου, όπως η διατήρηση συστημάτων διαχείρισης και η εκτέλεση βασικών εργασιών λογιστικής.

- Συντονισμός και υπηρεσίες άμεσου γραφείου, όπως αρχεία και προετοιμασία του προϋπολογισμού, για να βοηθήσουν στελέχη.

- Καθιέρωση και εποπτεία διοικητικών πολιτικών και διαδικασιών, τόσο για τους υπαλλήλους των γραφείων όσο και για την οργάνωση.

- Ελέγξτε τις επιχειρησιακές πρακτικές και διαδικασίες για να προσδιορίσετε εάν μπορούν να γίνουν βελτιώσεις σε τομείς όπως η ροή εργασίας, οι διαδικασίες αναφοράς ή οι δαπάνες.

- Παρακολουθήστε και εκπαιδεύστε άλλο διοικητικό προσωπικό.

Αναφορές

1. Εργάσιμη (2018). Εκτελεστική περιγραφή του γραμματέα. Λήψη από: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Η διαφορά μεταξύ γραμματέα και εκτελεστικού γραμματέα. Εργασία - Chron. Λήψη από: work.chron.com.
3. Σχεδιασμός καριέρας (2018). Εκτελεστικό Γραμματέα και Διοικητικό Βοηθό. Λαμβάνεται από: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Εκτελεστικός γραμματέας Περιγραφή εργασίας. Από: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Εκτελεστικός Γραμματέας. Από: bestsampleresume.com