Έκθεση δραστηριότητας σε τι συνίσταται, πώς γίνεται, δομή, παράδειγμα

Το έκθεση δραστηριοτήτων Πρόκειται για μια λεπτομερή αναφορά των καθημερινών οργανωτικών δραστηριοτήτων. Αυτή η αναφορά περιλαμβάνει δεδομένα σχετικά με τα αρχεία παραγωγής, το κόστος, τα έξοδα πόρων, εξαντλητικές εξετάσεις διαδικασιών και ακόμη και λογιστική.

Αυτή η αναφορά έρχεται σε διαφορετικά χρονικά διαστήματα, αλλά γενικά επικεντρώνεται στο βραχυπρόθεσμο. Η έκθεση δραστηριοτήτων μπορεί επίσης να τροποποιηθεί από τα ενδιαφερόμενα μέρη, προκειμένου να προσαρμοστεί στις ανάγκες τους και έτσι να μπορέσει να παράσχει σαφέστερες πληροφορίες.

Τα άτομα που εργάζονται σε μια επιχείρηση, επιχειρηματικούς εταίρους, προμηθευτές και πελάτες είναι δυνητικοί παραλήπτες που μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις πληροφορίες σε μια αναφορά δραστηριότητας.

Αυτή η περιοδική ενημέρωση μπορεί να προσελκύσει πολλά ακροατήρια με κέρδος αν δημοσιευτεί στο διαδίκτυο ή αποστέλλεται σε μια μεγάλη ομάδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω ενός συνημμένου.

Η κοινή χρήση μιας αναφοράς δραστηριοτήτων διευκολύνει την ενημέρωση των χρηστών σχετικά με τις επιχειρηματικές συνθήκες, έτσι ώστε να μπορούν να λαμβάνουν καλύτερες αποφάσεις.

Ευρετήριο

• 1 Από τι συνίσταται;?
  • 1.1 Σημασία
  • 1.2 Προειδοποιητικές βλάβες
• 2 Πώς γίνεται;?
  • 2.1-Κατηγοριοποιήστε τις πληροφορίες
  • 2.2 -Άλλα τυπικά θέματα
• 3 Δομή
• 4 Παράδειγμα
  • 4.1 Έκθεση πωλήσεων
  • 4.2 Αναφορά αποθέματος
• 5 Αναφορές

Από τι συνίσταται;?

Η έκθεση δραστηριοτήτων είναι μια διαδικαστική έκθεση σχετικά με τις λειτουργικές λεπτομέρειες που παρουσιάζονται από την τρέχουσα δραστηριότητα μιας ομάδας εργασίας. Στόχος του είναι να υποστηρίζει τις καθημερινές δραστηριότητες του οργανισμού.

Οι πληροφορίες στην έκθεση δραστηριοτήτων συνεπάγονται ουσιαστικές πληροφορίες σχετικά με τις δεσμεύσεις, τις ρουτίνες, τη θέση και την ανάπτυξη της ομάδας διαχείρισης και του ίδιου του έργου.

Οι ομάδες εργασίας εκτελούν εκθέσεις δραστηριοτήτων, συμπεριλαμβανομένων των μελών της ομάδας. Ακόμη και οι ηγέτες των επιχειρήσεων μπορούν να κάνουν αναφορές δραστηριοτήτων σε περίπτωση που πρέπει να παρέχουν πληροφορίες και ενημερώσεις στους κορυφαίους ανωτέρους τους.

Επιπλέον, ο γραμματέας της ομάδας έχει συνήθως οριστεί για να δημιουργήσει μια έκθεση δραστηριοτήτων. Υπάρχουν επίσης στιγμές κατά τις οποίες ο εκτελεστικός διευθυντής οφείλει να υποβάλει έκθεση δραστηριοτήτων στις θυγατρικές εταιρείες.

Σημασία

Η αναφορά των δραστηριοτήτων γίνεται για διάφορους λόγους. Πρώτον, βοηθά τις ομάδες εργασίας και τους ηγέτες να ενημερώνονται με πληροφορίες που τους επιτρέπει να γνωρίζουν την κατάσταση και την πρόοδο της ομάδας.

Τα επιτεύγματα και τα προβλήματα της ομάδας θα είναι επίσης γνωστά, μαζί με μελλοντικά σχέδια, στρατηγικές, δράσεις και αξιολόγηση.

Εντυπώθηκαν με τις πληροφορίες στην έκθεση, τα μέλη της ομάδας, οι ηγέτες και τα μέλη θα είναι σε θέση να συγκρίνουν τα δεδομένα, να αναλύσει, να δημιουργήσει συμπεράσματα και τα συμπεράσματα και λήψη ορθολογικών αποφάσεων που θα τους βοηθήσουν να επιτύχουν επιμέρους στόχους και την ομάδα τους.

Οι αναφορές δραστηριοτήτων μπορούν επίσης να παρουσιάσουν επείγουσες πληροφορίες, είτε νέες είτε διορθωτικές, που βοηθούν την ομάδα να προσαρμόσει τα σχέδια, τις στρατηγικές και τις μελλοντικές δράσεις της.

Παρατηρήστε σφάλματα

Ορισμένοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων έχουν την αναφορά δραστηριότητας για να καθορίσουν τι χάθηκε ενώ ήταν εκτός του κτιρίου.

Για παράδειγμα, ο ιδιοκτήτης της φύλαξης θέλει να μάθει εάν τραυματίστηκε ένα παιδί. Ο ιδιοκτήτης του εργαστηρίου θέλει να μάθει πόσοι πελάτες απένειμαν τα ραντεβού τους επειδή επέλεξαν άλλα εργαστήρια.

Πώς γίνεται;?

Πρέπει να περιλαμβάνει αντικειμενικές, πλήρεις, ακριβείς και ενημερωμένες πληροφορίες. Αυτά τα στοιχεία χρησιμεύουν ως πυλώνες για μια καλή έκθεση.

Θα πρέπει να περιλαμβάνει ορισμένα σημεία, όπως τα επιτεύγματα και τα προβλήματα, όπως αυτά βοηθούν επίσης τα μέλη και οι ηγέτες της ομάδας να παρατηρούν τις επιδόσεις τους, δίνοντάς τους τη δυνατότητα να επιτύχουν τους στόχους τους.

Τα επιτεύγματα θα αντικατοπτρίζουν τα πλεονεκτήματα και τις δυνατότητές τους και θα μπορούν να παρακινήσουν τα μέλη της ομάδας. Περιλαμβάνει επίσης έμπειρα προβλήματα, είτε πραγματικά είτε δυνητικά, για να μιλήσουμε για πιθανούς τρόπους επίλυσης ή πρόληψης προβλημάτων.

Ο τύπος των πληροφοριών που περιλαμβάνονται ποικίλλει ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης. Μια αναφορά δραστηριότητας συνήθως αντανακλά τα τρέχοντα επίπεδα δραστηριότητας της εταιρείας. Επίσης, αντικατοπτρίζει, σε κάποιο βαθμό, τον αντίκτυπο των πρόσφατων εμπορικών εκδηλώσεων.

-Κατηγοριοποιήστε τις πληροφορίες

Μια αναφορά δραστηριότητας προσφέρει διάφορες κατηγορίες πληροφοριών που πρέπει να γνωρίζετε με μια ματιά.

Για παράδειγμα, μπορείτε να συμπεριλάβετε τα στοιχεία σχετικά με το ποσοστό συμμετοχής των εργαζομένων, ποσοστό θητεία, ημερήσιου όγκου πωλήσεων, ο αριθμός των νέων ανοικτών ή κλειστών λογαριασμών, οι απαιτήσεις έναντι των πληρωμών συλλέγονται και ο όγκος των παραπόνων των πελατών.

-Άλλα τυπικά θέματα

- Ποιες είναι οι πραγματικές απειλές που εμφανίζονται; Πώς θα επιλυθούν?

- Ποιες στρατηγικές και δράσεις διαχείρισης θα εφαρμοστούν για να συμμορφωθούν με τα σχέδια?

- Ήταν επιτυχείς στρατηγικές διαχείρισης και δράσεις που εφαρμόστηκαν προηγουμένως?

- Ποιες είναι οι δυνατότητες και οι αδυναμίες κατά τη διαχείριση της ομάδας εργασίας?

- Ποια είναι η τάση στην απόδοση της διοίκησης; Ποιες είναι οι επιπτώσεις για μελλοντικές επιδόσεις?

Δομή

Συνοπτική παρουσίαση

Τα κύρια σημεία της έκθεσης συνοψίζονται, όπως το προς επεξεργασία θέμα, τα δεδομένα που λαμβάνονται, οι μέθοδοι ανάλυσης δεδομένων και οι συστάσεις που βασίζονται σε αυτά τα δεδομένα. Τοποθετείται έτσι ώστε οι διευθυντές να μην χρειάζεται να διαβάζουν ολόκληρη την έκθεση.

Εισαγωγή

Επισημάνετε τα κύρια θέματα που καλύπτονται στην αναφορά και παρέχετε πληροφορίες σχετικά με το γιατί συλλέχθηκαν τα δεδομένα.

Σώμα

Περιγράψτε το πρόβλημα και τα δεδομένα που συλλέχθηκαν, πώς συλλέχθηκαν, αναλύοντας τα κύρια ευρήματα.

Μπορεί να χωριστεί σε υποτμήματα, με τίτλους που υπογραμμίζουν το συγκεκριμένο σημείο που θα καλύπτει αυτό το υποτμήμα.

Συμπέρασμα

Εξηγήστε πώς μπορούν να ερμηνευτούν τα δεδομένα που περιγράφονται στο σώμα του εγγράφου ή ποια συμπεράσματα μπορούν να αντληθούν.

Προτείνετε πώς να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα για να βελτιώσετε κάποια πτυχή της επιχείρησης ή να προτείνετε πρόσθετη έρευνα.

Αναφορές

Αναφέρει τους πόρους που χρησιμοποιούνται για τη διερεύνηση ή τη συλλογή των δεδομένων για την αναφορά. Παρέχουν μια δοκιμή των επεξεργασμένων σημείων και επιτρέπουν την αναθεώρηση των αρχικών πηγών δεδομένων.

Προσάρτημα

Είναι προαιρετικό και περιλαμβάνει τεχνικές πληροφορίες που δεν είναι απαραίτητες για την εξήγηση που παρέχεται στο σώμα και το συμπέρασμα, αλλά υποστηρίζει τα ευρήματα.

Παράδειγμα

Παραδείγματα εκθέσεων δραστηριότητας είναι οι εκθέσεις συμπίπτουν η καθημερινή τράπεζα μετρητά ταμίας, οι καθημερινές αναπροσαρμογές των λογαριασμών, τα αρχεία της ημερήσιας παραγωγής, τα αρχεία πτήση με επιβάτες και τα αρχεία καταγραφής συναλλαγών.

Έκθεση πωλήσεων

Οι διαχειριστές χρειάζονται περιστασιακά να παρακολουθούν το ποσό των πωλήσεων ή το ποσό των εσόδων που παράγεται από έναν συγκεκριμένο προμηθευτή.

Η αναφορά πωλήσεων παρέχει προβολή του ποσού των πωλήσεων και του ποσού των εσόδων που παράγονται κατά τη διάρκεια συγκεκριμένης χρονικής περιόδου.

Για κάθε ημέρα μέσα σε μια χρονική περίοδο, ένα γράφημα δείχνει την ποσότητα των παραγγελιών που έχουν υποστεί επεξεργασία. Ένα άλλο γράφημα δείχνει το εισόδημα που λαμβάνεται για κάθε ημέρα.

Το άθροισμα του συνολικού αριθμού παραγγελιών πώλησης για κάθε ημέρα καθορίζει τα έσοδα που κερδίζονται.

Αναφορά αποθέματος

Ένας διαχειριστής αποθεμάτων ίσως χρειαστεί να γνωρίζει αν η προσφορά επαρκεί για να καλύψει τη ζήτηση και κατά πόσο θα διαρκέσει κατά μέσο όρο η τρέχουσα προσφορά.

Η αναφορά της ημέρας εφοδιασμού παρέχει ορατότητα στον εκτιμώμενο αριθμό ημερών που θα είναι διαθέσιμη η απογραφή και η συνολική προσφορά και ζήτηση.

Αναφορές

1. Audra Bianca (2018). Τι είναι μια αναφορά καθημερινών λειτουργιών; Μικρές Επιχειρήσεις - Chron. Λαμβάνεται από: smallbusiness.chron.com.
2. Ρεπόρτερ ομάδας (2018). Λειτουργική αναφορά. Λαμβάνεται από: teamreporterapp.com.
3. IBM (2018). Δείγμα αναφορών για λειτουργική αναφορά. Λαμβάνεται από: ibm.com.
4. Wikipedia, η ελεύθερη εγκυκλοπαίδεια (2018). Λειτουργική αναφορά. Λαμβάνεται από: en.wikipedia.org.
5. Sisense (2018). Τι είναι η Λειτουργική Αναφορά; Από: sisense.com.