Αρχές Ελέγχου Εταιρείας Κύριες Αρχές και Παραδείγματα

Το αρχές ελέγχου μιας εταιρείας είναι ρυθμίσεις που απαιτούν την ύπαρξη των διαδικασιών και διαδικασίες που έχουν θεσπιστεί στα λογιστικά συστήματα για να βοηθήσει τους διαχειριστές να παρακολουθούν και να ρυθμίζουν τις επιχειρηματικές δραστηριότητες, διασφαλίζοντας ότι τα περιουσιακά στοιχεία των επιχειρήσεων προστατεύονται.

Ο σκοπός των αρχών ελέγχου είναι να διασφαλιστεί ότι το λογιστικό σύστημα λειτουργεί σωστά και ότι τα επιχειρηματικά γεγονότα καταγράφονται με ακρίβεια. Προφανώς, οι διαχειριστές δεν μπορούν να εποπτεύουν όλους τους υπαλλήλους, επομένως υπάρχει η πιθανότητα να υπάρξουν κάποια λάθη ή απάτη..

Για τον εντοπισμό και τη δημιουργία αποτελεσματικών ελέγχων, η διοίκηση πρέπει να αξιολογεί συνεχώς τον κίνδυνο, να εποπτεύει την εφαρμογή του ελέγχου και να τροποποιεί τους ελέγχους όπως είναι απαραίτητο.

Η κατοχή μιας τόσο βασικής επιχειρηματικής λειτουργίας παρέχει εύλογη ασφάλεια μειώνοντας την πιθανότητα σφαλμάτων και διασφαλίζοντας τα περιουσιακά στοιχεία του οργανισμού. Λόγω της σημασίας τους, οι εταιρείες πρέπει να εξετάσουν τις θεμελιώδεις αρχές του ελέγχου.

Ευρετήριο

• 1 Βασικές αρχές ελέγχου
  • 1.1 Περιβάλλον ελέγχου
  • 1.2 Δραστηριότητες ελέγχου
• 2 Παραδείγματα
  • 2.1 Διαχωρισμός καθηκόντων
  • 2.2 Εγκρίσεις
  • 2.3 Αλλαγή προσωπικού και διακοπές
  • 2.4 Φυσικοί έλεγχοι
  • 2.5 Περιοδικές λογιστικές συμφωνίες
  • 2.6 Αυτοματοποιημένοι έλεγχοι
• 3 Αναφορές

Κύριες αρχές ελέγχου

Περιβάλλον ελέγχου

Το στυλ διαχείρισης και οι προσδοκίες των διαχειριστών υψηλού επιπέδου, ιδίως των πολιτικών ελέγχου τους, καθορίζουν το περιβάλλον ελέγχου.

Σε μια αίθουσα ελέγχου, υπάρχει μια πρόσθετη εποπτεία από επιτροπή διαχείρισης, η οποία εξασφαλίζει ότι δεν υπάρχει διοικητική ακεραιότητα, τις ηθικές αξίες, μια καλά καθορισμένη οργανωτική δομή και τις αρμόδιες και αξιόπιστες οι εργαζόμενοι, παραχωρούσα αρχή και τις ευθύνες.

Δραστηριότητες ελέγχου

Πρόκειται για συγκεκριμένες πολιτικές και διαδικασίες που χρησιμοποιεί η διοίκηση για την επίτευξη των στόχων της. Αυτά περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:

Διαχωρισμός των καθηκόντων

Απαιτεί να ανατεθεί στους διαφορετικούς ανθρώπους η ευθύνη να εκτελούν διαφορετικά καθήκοντα σε συναφείς δραστηριότητες, ιδίως εκείνες που αφορούν την άδεια, τη φύλαξη ή τη διατήρηση αρχείων..

Απαιρώντας διαφορετικούς ανθρώπους να κάνουν αυτές τις λειτουργίες δημιουργείται ένα ισορροπημένο σύστημα ελέγχου.

Έγκριση συναλλαγών και δραστηριοτήτων

Εξασφαλίστε ότι όλες οι δραστηριότητες της εταιρείας συμμορφώνονται με τις καθιερωμένες πολιτικές και κατευθυντήριες γραμμές.

Η απαίτηση από ορισμένα διαχειριστικά στελέχη να εγκρίνουν ορισμένους τύπους συναλλαγών προσθέτει μια πρόσθετη δέσμευση στα λογιστικά βιβλία, αποδεικνύοντας ότι οι συναλλαγές έχουν αναλυθεί και εγκριθεί από την αντίστοιχη αρχή.

Τυποποίηση των εγγράφων

Περιλαμβάνει τη δημιουργία τιμολογίων και άλλων εγγράφων που είναι εύχρηστα και επαρκώς ενημερωτικά, τη χρήση προκαθορισμένων και διαδοχικών εγγράφων και την έγκαιρη προετοιμασία των εγγράφων.

Η τυποποίηση διευκολύνει την αναθεώρηση παλαιών αρχείων αναζητώντας την προέλευση ορισμένων αποκλίσεων στο σύστημα. Η έλλειψη τυποποίησης μπορεί να προκαλέσει την παραβίαση ή την παρερμηνεία ορισμένων στοιχείων σε αυτήν την αναθεώρηση.

Φυσικοί έλεγχοι και έλεγχοι πρόσβασης σε στοιχεία ενεργητικού και αρχεία

Πρόκειται για ηλεκτρονικό ή μηχανικό ελέγχου (χρηματοκιβώτια, ταυτότητες, περιφράξεις, ταμειακές μηχανές, βιντεοκάμερες, κλειδαριές) ή ελέγχου του υπολογιστή που σχετίζονται με τα δικαιώματα πρόσβασης ή διαδικασιών που θεσπίζονται δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και ανάκτησης.

Η τεχνολογία μπορεί συνήθως να πάρει εκεί που οι άνθρωποι δεν μπορούν και μπορούν να εργάζονται 24 ώρες την ημέρα χωρίς την ανάγκη για επιπλέον πληρωμή.

Έλεγχος της πρόσβασης στο λογιστικό σύστημα μέσω κωδικών πρόσβασης, κλειδαριές και ηλεκτρονικά αρχεία πρόσβασης διατηρούνται εκτός του συστήματος σε μη εξουσιοδοτημένους χρήστες, καθώς παρέχει έναν τρόπο για να ελέγξει τη χρήση του συστήματος για τον εντοπισμό των πηγών σφαλμάτων.

Ανεξάρτητες κριτικές

Οι εταιρείες πρέπει να επανεξετάζουν περιοδικά τα συστήματα ελέγχου τους. Αυτό πρέπει να γίνει από άτομο που δεν έχει κάνει κανένα μέρος του έργου που πρόκειται να επαληθευτεί.

Αυτές οι ανασκοπήσεις συμβάλλουν στη διασφάλιση της αξιοπιστίας των λογιστικών πληροφοριών και της αποτελεσματικότητας των λειτουργιών.

Ανάθεση ευθυνών

Η εταιρεία πρέπει να καθορίσει σαφώς ευθύνες. Η ανάθεση συγκεκριμένων ευθυνών στους ανθρώπους εξασφαλίζει ότι κατανοούν τη λειτουργία τους να διατηρούν τον έλεγχο.

Αν παραβλεφθεί οποιαδήποτε ευθύνη, ένα αποτελεσματικό σύστημα ελέγχου θα καταστήσει σαφές ποιος δεν εκτελεί μια αποστολή.

Παραδείγματα

Όλοι αυτοί οι έλεγχοι πληρούν τους στόχους της αρχής ελέγχου. Μετά την εφαρμογή των ελέγχων, οι διαχειριστές δεν χρειάζεται να παρακολουθούν τη δραστηριότητα του κάθε υπαλλήλου. Μπορούν να ελέγχουν περιοδικά τα χειριστήρια για να βεβαιωθούν ότι λειτουργούν σωστά και να επικεντρωθούν στη διαχείριση των επιχειρήσεων.

Διαχωρισμός των καθηκόντων

Είναι καλός έλεγχος για να διασφαλιστεί ότι οι λειτουργίες τήρησης αρχείων διαχωρίζονται από την πραγματική διαχείριση μετρητών.

Για το λόγο αυτό, το ταμείο είναι υπεύθυνο για την είσπραξη των μετρητών σε πελάτες, με τη δυνατότητα κατάθεσης στην τράπεζα, και το λογιστήριο είναι υπεύθυνο για την εγγραφή αυτών των εισπράξεων και κάνοντας τραπεζικές συμφωνίες.

Με αυτόν τον τρόπο, ένα μόνο άτομο δεν μπορεί να πάρει τα χρήματα του πελάτη και να το τιμωρήσει, στη συνέχεια να καλύψει με μια δόλια λογιστική.

Εάν δύο άτομα κάνουν αυτές τις δουλειές, ο μόνος τρόπος που μπορεί να λειτουργήσει η απάτη είναι εάν κάθε άτομο είναι σε συνενοχή με το άλλο. Προφανώς, δύο συνεργάτες είναι πολύ λιγότερο επιρρεπείς από έναν απλό υπάλληλο που κλέβει.

Εγκρίσεις

Η απαίτηση έγκρισης για να είναι δυνατή η πληρωμή ογκωδών εξόδων μπορεί να εμποδίσει τους αδίστακτους υπαλλήλους να πραγματοποιούν μεγάλες δόλιες συναλλαγές με τα κεφάλαια της εταιρείας.

Ένας επίσημος τιμοκατάλογος χρησιμεύει ως έγκριση προς το προσωπικό πωλήσεων για να πουλήσει με αυτές τις τιμές. Επιπλέον, ενδέχεται να υπάρχει έλεγχος που επιτρέπει στον διαχειριστή πωλήσεων να επιτρέψει εύλογες αλλαγές στον τιμοκατάλογο.

Αλλαγή προσωπικού και διακοπές

Η υποχρεωτική εναλλαγή των εργαζομένων ή η περίοδος διακοπών εφαρμόζονται για την ανίχνευση δόλιων συστημάτων, όπου απαιτείται τακτικό σύστημα για τη διατήρησή τους.

Αν ο λογιστής αλλάξει ευθύνες κάθε δύο μήνες, ένα άτομο δεν μπορεί να εκτελέσει με συνέπεια ένα ψεύτικο σύστημα.

Φυσικοί έλεγχοι

Οι φυσικοί έλεγχοι περιλαμβάνουν τη χειροκίνητη καταμέτρηση των μετρητών και κάθε άλλου φυσικού περιουσιακού στοιχείου που καταχωρείται στο λογιστικό σύστημα, όπως αποθέματα.

Η φυσική μέτρηση μπορεί να αποκαλύψει κρυφές αποκλίσεις στα υπόλοιπα λογαριασμών παρακάμπτοντας εντελώς τα ηλεκτρονικά αρχεία. Η καταμέτρηση των μετρητών στα σημεία πώλησης μπορεί να γίνει καθημερινά ή ακόμα και πολλές φορές την ημέρα.

Τα μεγαλύτερα έργα, όπως η φυσική απογραφή, πρέπει να γίνονται λιγότερο συχνά, ίσως σε ετήσια ή τριμηνιαία βάση.

Περιοδικές συμφωνίες λογιστικής

Εξασφαλίζουν ότι τα υπόλοιπα του λογιστικού συστήματος συμπίπτουν με τα υπόλοιπα των λογαριασμών άλλων οντοτήτων, όπως οι τράπεζες, οι προμηθευτές και οι πελάτες..

Οι διαφορές που διαπιστώνονται μεταξύ αυτών των συμπληρωματικών λογαριασμών μπορούν να αποκαλύψουν διαφορές στους ίδιους λογαριασμούς ή ότι τα λάθη προέρχονται από τις άλλες οντότητες..

Αυτοματοποιημένα χειριστήρια

Είναι πιθανώς οι πιο συνηθισμένοι εσωτερικοί έλεγχοι, επειδή όχι μόνο προστατεύουν την εταιρεία, αλλά αυξάνουν την αποτελεσματικότητά της.

Τα αυτοματοποιημένα χρονικά ρολόγια αποτελούν καλό παράδειγμα. Οι εργαζόμενοι ελέγχονται από αυτά τα ρολόγια όταν φτάνουν και στη συνέχεια επαληθεύονται στο τέλος της ημέρας τους.

Το αυτοματοποιημένο χρονικό ρολόι εξαλείφει την πιθανότητα να εξαπατήσουν οι εργαζόμενοι με τις ώρες εργασίας τους.

Αναφορές

1. MyAccountingCourse (2018). Ποιες είναι οι αρχές του εσωτερικού ελέγχου; Από: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Ποια είναι η αρχή ελέγχου; Από: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Ποιες είναι οι Επτά Αρχές Εσωτερικού Ελέγχου? Απολύτως. Από: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Βασικές Αρχές Εσωτερικού Ελέγχου. Λαμβάνεται από: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Εσωτερικός έλεγχος. Λήψη από: cliffsnotes.com.
6. Διαχειριστής (2015). 17 Αρχές εσωτερικού ελέγχου. Ο δικηγόρος δεοντολογίας. Από: ethicaladvocate.com.
7. Ο David Ingram (2018). Ποιες είναι οι επτά διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου στη λογιστική; Small Business-Chron. Λαμβάνεται από: smallbusiness.chron.com.