Απογραφή στοιχείων ανθρώπινου δυναμικού, πώς γίνεται και παράδειγμα

Το απογραφή ανθρώπινων πόρων είναι ένα λεπτομερές αρχείο των βασικών πληροφοριών του προσωπικού που εργάζεται σε έναν οργανισμό. Αυτό προσφέρει στην εταιρεία τη δυνατότητα να γνωρίζει το ανθρώπινο δυναμικό που διαθέτει, επιτρέποντάς σας να λαμβάνετε αποφάσεις που σας επιτρέπουν να χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά αυτούς τους πόρους.

Στην παρούσα φάση ο απολογισμός αυτός έχει καταστεί ένα πολύ σημαντικό εργαλείο, καθώς παρέχει συστηματικά δεδομένα σχετικά με τις γνώσεις και τις δεξιότητες των εργαζομένων. Αυτό θα πρέπει να ληφθεί ως βάση για την πραγματοποίηση κατάρτισης, ασκήσεων ή πιθανών νέων θέσεων εργασίας.

Για αυτούς τους λόγους, αποτελεί προτεραιότητα η ενημέρωση του καταλόγου ανθρώπινων πόρων, ώστε να εξασφαλίζεται ότι οι πληροφορίες που περιέχονται είναι σχετικές και χρήσιμες. Μέσα σε μια επιχείρηση το σημαντικότερο κεφάλαιο είναι οι εργαζόμενοι, η λειτουργία και η εξέλιξή τους εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από αυτές.

Με μια καλή απογραφή των ανθρώπινων πόρων, η εταιρεία θα ενισχύσει τις δεξιότητες και τις ικανότητες των εργαζομένων, ξεκινώντας με επιτυχία την επίτευξη των στόχων τους..

Ευρετήριο

• 1 Στοιχεία του αποθέματος ανθρώπινων πόρων
  • 1.1 Γενικά δεδομένα του εργαζομένου
  • 1.2 Εργασιακή εμπειρία
  • 1.3 Δεδομένα υγείας
  • 1.4 Δεξιότητες και δεξιότητες
  • 1.5 Ακαδημαϊκή κατάρτιση
  • 1.6 Απόδοση της εργασίας στην εταιρεία
  • 1.7 Ψυχοτεχνική αξιολόγηση
• 2 Πώς γίνεται;?
  • 2.1 Γνωρίστε το προσωπικό
  • 2.2 Συλλογή πληροφοριών
  • 2.3 Αξιολόγηση των πληροφοριών
• 3 Παράδειγμα
• 4 Αναφορές

Στοιχεία της απογραφής ανθρώπινων πόρων

Είναι βολικό να εφαρμοστεί μια μη τυποποιημένη απογραφή ανθρώπινων πόρων στην εταιρεία. Το ιδανικό είναι να σχεδιάσετε το δικό σας όργανο, το οποίο μπορεί να παρέχει τις πληροφορίες που χρειάζεται η εταιρεία. Αυτά είναι μερικά από τα στοιχεία που περιέχει αυτό το απόθεμα:

Γενικές πληροφορίες του εργαζομένου

Επιτρέπουν τη συσχέτιση με τον εργαζόμενο των ατομικών και οικογενειακών πληροφοριών, οι οποίες θα επιτρέψουν να υπάρξει ένα παγκόσμιο όραμα για τα ίδια σε αυτές τις πτυχές. Το στοιχείο αυτό χωρίζεται σε δύο τμήματα:

Προσωπικές πληροφορίες

Τα δεδομένα σε αυτή την ενότητα συνθέτουν την αναγνώριση του εργαζομένου, όπως ο αριθμός ταυτότητας, το πλήρες όνομα, ημερομηνία εργαζομένου και τον τόπο γέννησης, την ηλικία, την εθνική καταγωγή, το φύλο, την οικογενειακή κατάσταση, διεύθυνση κατοικίας, τηλέφωνο και αίθουσα κινητό τηλέφωνο.

Οικογενειακές πληροφορίες

Αυτή η ενότητα περιλαμβάνει δεδομένα σχετικά με τα άμεσα μέλη της οικογένειας του εργαζομένου. Για παράδειγμα, το πλήρες όνομα του πατέρα και της μητέρας, η ηλικία των γονέων, το πλήρες όνομα συζύγου, ηλικίας σύζυγο, τον αριθμό των παιδιών, το πλήρες όνομα του παιδιού, ημερομηνία γέννησης των παιδιών, ηλικίας των παιδιών.

Εργασιακή εμπειρία

Το εργασιακό ιστορικό του εργαζόμενου είναι υψίστης σημασίας. Με αυτές τις πληροφορίες μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προφίλ σχετικά με την εξέλιξη της δουλειάς σας.

Όλες οι εταιρείες όπου έχετε εργαστεί πρέπει να τοποθετηθούν, ξεκινώντας από την πιο πρόσφατη. Για κάθε εταιρεία, αναφέρετε:

- Όνομα της εταιρείας.

- Τηλέφωνο και διεύθυνση.

- Ημερομηνία εισόδου και ημερομηνία αναχώρησης.

- Οι θέσεις που εκτελούνται και οι λειτουργίες που εκτελούνται.

- Όνομα και θέση του τελευταίου άμεσου αφεντικού.

- Λόγος αναχώρησης.

Δεδομένα υγείας

Αποτελείται από μια λεπτομερή έκθεση και τις συλλογές της που αντικατοπτρίζουν την ολοκληρωμένη κατάσταση υγείας του εργαζόμενου, όπως:

- Ιατρικές εξετάσεις και εργαστηριακές εξετάσεις κατά την προ-απασχόληση.

- Προ-επαγγελματικές και μετα-επαγγελματικές ιατρικές εξετάσεις.

- Αλλεργίες.

- Φυσικοί περιορισμοί για να κάνεις κάποιο είδος εργασίας.

Δεξιότητες και δεξιότητες

Αυτό θα αντικατοπτρίζει όλες τις δεξιότητες και τις ικανότητες που κατέχει ο εργαζόμενος, ανεξάρτητα από το αν συνδέονται άμεσα ή όχι με τη θέση που κατέχει ο εργαζόμενος εντός του οργανισμού. Τα πλεονεκτήματα και οι αδυναμίες τους παρατίθενται επίσης.

Ακαδημαϊκός σχηματισμός

Αναφέρεται σε όλες τις πληροφορίες σχετικά με το επίπεδο διδασκαλίας του υπαλλήλου.

- Βασική εκπαίδευση.

- Ανώτατη εκπαίδευση.

- Μεταπτυχιακές σπουδές (εξειδίκευση, μάστερ, διδακτορικό).

- Μαθήματα και εργαστήρια.

- Ικανότητα ξένων γλωσσών.

- Άλλες εκπαιδευτικές εμπειρίες (δημοσίευση έργων, αναγνώριση δημόσιων ή ιδιωτικών φορέων).

Εργασιακές επιδόσεις εντός της εταιρείας

Αυτό το στοιχείο περιλαμβάνει τα αποτελέσματα όλων των αξιολογήσεων απόδοσης του έτους εργασίας που εφαρμόζετε στον εργαζόμενο σε κάθε μία από τις θέσεις που κατέχει στην εταιρεία.

Αξιολόγηση ψυχοτεχνική

Περιλαμβάνει τις πληροφορίες που λαμβάνονται από τις στάσεις, τις λογικές και τις εξετάσεις προσωπικότητας που αποτελούν αυτές τις αξιολογήσεις.

Πώς γίνεται;?

Τα δεδομένα μπορούν να καταγράφονται και να αποθηκεύονται με δύο τρόπους: χειροκίνητα ή ψηφιακά. Και οι δύο προσφέρουν θετικές και αρνητικές πτυχές στον κατάλογο και η χρήση τους θα εξαρτηθεί από το μέγεθος και τα χαρακτηριστικά της οργανωτικής δομής.

Το ιδανικό είναι να συλλέγουμε και να αποθηκεύουμε τις πληροφορίες από τον κατάλογο των ανθρώπινων πόρων με ένα συνδυασμό των καλύτερων του καθενός.

Για να αναπτυχθεί ένας κατάλογος των ανθρώπινων πόρων, πρέπει να ακολουθηθεί μια σειρά βημάτων, τα οποία αναλύονται παρακάτω.

Γνωρίστε το προσωπικό

Είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζετε το προσωπικό. Θα ήταν ιδανικό να μπορέσουμε να προσδιορίσουμε ποιος τύπος επικοινωνίας (προφορικός ή γραπτός) είναι η δύναμη του εργαζόμενου, καθώς αυτό θα βοηθούσε στον προσδιορισμό του ιδανικού εργαλείου για τη συγκέντρωση των πληροφοριών.

Εάν εφαρμοστεί ένα ερωτηματολόγιο σε κάποιον που παρουσιάζει δυσκολίες στη γραφή ή σε συνέντευξη με ένα εξαιρετικά αποσυρμένο άτομο, τα αποτελέσματα δεν θα είναι απολύτως αξιόπιστα.

Όλες οι πληροφορίες που περιέχονται στον κατάλογο των ανθρώπινων πόρων πρέπει να συνοδεύονται από τις αντίστοιχες υποστηρίξεις και συλλογές που επιτρέπουν την επικύρωση των εν λόγω πληροφοριών..

Πριν από την εφαρμογή της συνέντευξης μέσο είναι το κλειδί για τη δημιουργία ενός άνετο περιβάλλον όπου η δραστηριότητα μπορεί να αναπτυχθεί και την ίδια στιγμή να πάρει πληροφορίες που επιτρέπουν την επιλογή του οργάνου για τη συλλογή των πληροφοριών που απαιτούνται.

Συλλογή πληροφοριών

Για τη συλλογή των δεδομένων μπορούν να χρησιμοποιηθούν τα ακόλουθα μέσα:

Ατομικές συνεντεύξεις

Αποτελείται από τη συλλογή πληροφοριών χρησιμοποιώντας ερωτήσεις που έχουν ήδη διαρθρωθεί. Εδώ καθιερώνεται μια άμεση επικοινωνία με τον εργαζόμενο, η οποία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παρατήρηση άλλων πτυχών του εργαζομένου, συμπεριλαμβανομένης της μη λεκτικής γλώσσας.

Ερωτηματολόγια

Πρόκειται για μια σειρά ερωτημάτων που προσανατολίζονται για την απόκτηση των δεδομένων που απαιτούνται για τη διεξαγωγή απογραφής των ανθρώπινων πόρων.

Στη συγκεκριμένη περίπτωση, τα ερωτηματολόγια ανοιχτού τύπου προσαρμόζονται περισσότερο από τα ερωτηματολόγια κλειστού τύπου ή πολλαπλών επιλογών, δεδομένου ότι ο εργαζόμενος μπορεί να απαντήσει ελεύθερα στις ερωτήσεις.

Άμεση παρατήρηση

Η τεχνική αυτή είναι πολύ χρήσιμη, δεδομένου ότι σας επιτρέπει να δείτε τη συμπεριφορά του εργαζομένου σε καθημερινές καταστάσεις εργασίας και να εντοπίσει θέματα όπως η διαχείριση των συγκρούσεων, το είδος της επικοινωνίας που χρησιμοποιείτε, την ηγεσία και τις αξίες.

Εμπειρογνωμοσύνη

Ένα πιστό παράδειγμα αυτού του είδους παρατήρησης περιλαμβάνει τις αξιολογήσεις που έγιναν στον εργαζόμενο σχετικά με τις επιδόσεις του στη θέση. Σε αυτές, η απόφαση που έκανε ο εμπειρογνώμονας αποτελεί σημαντική βάση για πιθανές εσωτερικές προωθήσεις.

Αξιολόγηση πληροφοριών

Τα δεδομένα που βρίσκονται στην απογραφή έχουν μεγάλη αξία κατά την αξιολόγηση των εργαζομένων.

Από τη σωστή ερμηνεία αυτών μπορούν να ληφθούν στοιχεία που αντικατοπτρίζουν τόσο την ανάγκη κατάρτισης των εργαζομένων όσο και την ιδέα για άριστες στρατηγικές για την ανάπτυξη της εταιρείας.

Παράδειγμα

Παρακάτω παρατίθενται παραδείγματα μορφών και αυτοματοποιημένων συστημάτων που είναι απαραίτητα για την κατάρτιση του καταλόγου ανθρώπινων πόρων.

Αναφορές

1. Mbaskool (2018). Ανθρώπινο αποθεματικό πόρων. Από: mbaskool.com.
2. Wisenepali (2018). Σημασία του Συστήματος Πληροφοριών Ανθρώπινου Δυναμικού, Απογραφή HR. Από: wisenepali.com.
3. Καινοτομίες διαχείρισης (2008). HR: Βασικά στοιχεία για τις προσλήψεις. Λαμβάνεται από: managementinnovations.wordpress.com.
4. Εταιρεία διαχείρισης ανθρώπινων πόρων (2016). Στρατηγικός Σχεδιασμός: Πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένας απολογισμός δεξιοτήτων για στρατηγικό σχεδιασμό HR; Λαμβάνεται από: shrm.org
5. Joseph MacCafferty (2005). Ανθρώπινο απόθεμα. Από: cfo.com.