Στοιχεία Εσωτερικού Λογιστικού Ελέγχου, Στόχοι και Παράδειγμα

Το εσωτερικός λογιστικός έλεγχος καλύπτει τις μεθόδους που εφαρμόζει μια επιχείρηση για να εγγυηθεί την ακεραιότητα των οικονομικών και λογιστικών πληροφοριών, να συμμορφωθεί με τους επιχειρησιακούς και τους στόχους κερδοφορίας και να μεταδώσει τις πολιτικές διαχείρισης σε ολόκληρο τον οργανισμό. Αυτά αλληλεπικαλύπτονται με τις συνήθεις διαδικασίες λειτουργίας μιας εταιρείας.

Αυτή η επικάλυψη ανταποκρίνεται στην πρόθεση να προστατευθούν τα περιουσιακά στοιχεία, να ελαχιστοποιηθούν τα σφάλματα και να διασφαλιστεί ότι οι εργασίες διεξάγονται με εγκεκριμένο τρόπο. Δεν υπάρχουν συστήματα ταυτόσημων εσωτερικών ελέγχων, αλλά πολλές φιλοσοφίες ελέγχων σε σχέση με την οικονομική ακεραιότητα και τις λογιστικές πρακτικές έχουν καταστεί συνήθεις πρακτικές διαχείρισης..

Ο εσωτερικός έλεγχος έχει μια τιμή, δηλαδή ότι οι δραστηριότητες ελέγχου συχνά επιβραδύνουν τη φυσική ροή των διαδικασιών μιας επιχείρησης, γεγονός που μπορεί να μειώσει τη συνολική αποτελεσματικότητά της. Μια βασική ιδέα είναι ότι ακόμη και το πιο πλήρες σύστημα εσωτερικού ελέγχου δεν θα εξαλείψει εντελώς τον κίνδυνο απάτης ή λάθους.

Θα υπάρξουν πάντα κάποια συμβάντα, συνήθως λόγω απρόβλεπτων περιστάσεων ή αδικαιολόγητα αποφασιστικής προσπάθειας κάποιου που θέλει να διαπράξει απάτη.

Ευρετήριο

• 1 Στοιχεία εσωτερικού λογιστικού ελέγχου
  • 1.1 Διαχωρισμός καθηκόντων
  • 1.2 Έλεγχοι πρόσβασης
  • 1.3 Φυσικοί έλεγχοι
  • 1.4 Τυποποιημένη τεκμηρίωση
  • 1.5 Δοκιμαστικές ισορροπίες
  • 1.6 Περιοδικές συμφωνίες
  • 1.7 Αρχή έγκρισης
• 2 Στόχοι
  • 2.1 Διαφύλαξη των περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας
  • 2.2 Εγγύηση της αξιοπιστίας και της ακεραιότητας των χρηματοοικονομικών πληροφοριών
  • 2.3 Διασφάλιση της συμμόρφωσης με τους νόμους
  • 2.4 Προώθηση αποτελεσματικών και αποτελεσματικών λειτουργιών
  • 2.5 Εκπλήρωση στόχων και στόχων
• 3 Παράδειγμα
• 4 Αναφορές

Στοιχεία εσωτερικού λογιστικού ελέγχου

Διαχωρισμός των καθηκόντων

Ο διαχωρισμός των λειτουργιών συνεπάγεται τη διαίρεση της ευθύνης για τη λογιστική, τις καταθέσεις, την υποβολή εκθέσεων και τον έλεγχο. Οι επιπρόσθετοι δασμοί είναι χωριστοί, οι πιθανότητες ενός απλού υπαλλήλου να διαπράττει παράνομες πράξεις είναι λιγότερες.

Για τις μικρές επιχειρήσεις με λίγους μόνο λογιστικούς υπαλλήλους, η ανταλλαγή ευθυνών μεταξύ δύο ή περισσοτέρων ατόμων ή η ανάγκη να εξεταστούν κρίσιμα καθήκοντα από τους συναδέλφους μπορούν να εξυπηρετήσουν τον ίδιο σκοπό.

Έλεγχοι πρόσβασης

Ο έλεγχος της πρόσβασης σε διαφορετικά τμήματα ενός λογιστικού συστήματος μέσω κωδικών πρόσβασης, κλειδαριών και ηλεκτρονικών αρχείων πρόσβασης μπορεί να κρατήσει τους μη εξουσιοδοτημένους χρήστες έξω από το σύστημα, παρέχοντας παράλληλα έναν τρόπο να ελέγξει τη χρήση του συστήματος για τον εντοπισμό της πηγής των σφαλμάτων ή των αποκλίσεων.

Φυσικοί έλεγχοι

Οι φυσικοί έλεγχοι περιλαμβάνουν τη χειροκίνητη καταμέτρηση των μετρητών και των περιουσιακών στοιχείων που καταχωρούνται στο λογιστικό σύστημα. για παράδειγμα, αποθέματα, υλικά και εργαλεία.

Η φυσική μέτρηση μπορεί να αποκαλύψει αποκλίσεις καλά κρυμμένες στα υπόλοιπα των λογαριασμών, τα οποία αγνοούνται στα ηλεκτρονικά αρχεία.

Η καταμέτρηση μετρητών στα σημεία πώλησης μπορεί να γίνει καθημερινά ή ακόμα και πολλές φορές την ημέρα. Τα μεγαλύτερα έργα, όπως η χειροκίνητη καταμέτρηση των αποθεμάτων, πρέπει να γίνονται λιγότερο συχνά, ίσως και ανά τρίμηνο.

Τυποποιημένη τεκμηρίωση

Η τυποποίηση των εγγράφων που χρησιμοποιούνται για χρηματοπιστωτικές συναλλαγές -όπως τα τιμολόγια, οι εσωτερικές απαιτήσεις υλικών, οι αποδείξεις αποθεμάτων και οι εκθέσεις δαπανών ταξιδιού- μπορούν να συμβάλλουν στη διατήρηση της συνέπειας στην τήρηση αρχείων με την πάροδο του χρόνου.

Η χρήση τυποποιημένων μορφοτύπων εγγράφων μπορεί να διευκολύνει την ανασκόπηση προηγούμενων αρχείων αναζητώντας την προέλευση ορισμένων αποκλίσεων στο σύστημα. Η έλλειψη τυποποίησης μπορεί να προκαλέσει την παραβίαση των στοιχείων ή την παρερμηνεία στην εν λόγω ανασκόπηση.

Δοκιμάστε τα υπόλοιπα

Η χρήση ενός λογιστικού συστήματος διπλής εισόδου προσθέτει αξιοπιστία εξασφαλίζοντας ότι τα βιβλία είναι πάντα ισορροπημένα. Παρόλα αυτά, τα σφάλματα ενδέχεται να προκαλέσουν απώλεια της ισορροπίας σε κάθε δεδομένη στιγμή.

Ο υπολογισμός ημερήσιων ή εβδομαδιαίων ισοζυγίων δοκιμών μπορεί να παρέχει περιοδικές πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση του συστήματος. Αυτό σας επιτρέπει να ανακαλύψετε και να διερευνήσετε τις αποκλίσεις το συντομότερο δυνατό.

Περιοδικές συμφωνίες

Οι λογιστικές συμφωνίες μπορούν να εξασφαλίσουν ότι τα υπόλοιπα του λογιστικού συστήματος ταιριάζουν με τα υπόλοιπα των λογαριασμών άλλων φορέων, όπως οι τράπεζες, οι προμηθευτές και οι πελάτες σε πίστωση.

Για παράδειγμα, μια τραπεζική συμφιλίωση περιλαμβάνει τη σύγκριση των υπολοίπων ταμειακών διαθεσίμων και των καταστάσεων των καταθέσεων και των εσόδων μεταξύ του λογιστικού συστήματος και των τραπεζικών δηλώσεων..

Οι διαφορές μεταξύ αυτών των τύπων συμπληρωματικών λογαριασμών ενδέχεται να αποκαλύπτουν σφάλματα ή αποκλίσεις στους ίδιους τους λογαριασμούς. Μπορούν επίσης να δείξουν ότι τα σφάλματα μπορούν να προέρχονται από τις άλλες οντότητες.

Αρχή προς έγκριση

Η απαίτηση ότι συγκεκριμένα διευθυντικά στελέχη εξουσιοδοτούν ορισμένους τύπους συναλλαγών μπορούν να προσθέσουν ένα επίπεδο ευθύνης στα λογιστικά βιβλία. Αυτό δείχνει ότι οι συναλλαγές έχουν εξεταστεί, αναλυθεί και εγκριθεί από τις αντίστοιχες αρχές.

Η απαίτηση έγκρισης για την πραγματοποίηση μεγάλων δαπανών και πληρωμών εμποδίζει τους αδίστακτους υπαλλήλους να εκτελούν μεγάλες δόλιες συναλλαγές με τα κεφάλαια της εταιρείας.

Στόχοι

Διασφαλίστε τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας

Καλά σχεδιασμένοι εσωτερικοί έλεγχοι προστατεύουν τα περιουσιακά στοιχεία από απώλειες. Η απώλεια μπορεί να είναι μια τυχαία απώλεια, η οποία απορρέει από ειλικρινή λάθη ανθρώπων. Θα μπορούσε επίσης να είναι μια σκόπιμη απώλεια, η οποία οφείλεται σε σκόπιμες δόλιες δραστηριότητες.

Εξασφαλίστε την αξιοπιστία και την ακεραιότητα των οικονομικών πληροφοριών

Οι εσωτερικοί έλεγχοι διασφαλίζουν ότι η διοίκηση έχει ακριβείς, έγκαιρες και πλήρεις πληροφορίες - συμπεριλαμβανομένων των λογιστικών εγγραφών - για τον προγραμματισμό, τον έλεγχο και την αναφορά επιχειρηματικών δραστηριοτήτων..

Εξασφαλίστε τη συμμόρφωση με τους νόμους

Οι εσωτερικοί έλεγχοι συμβάλλουν στη διασφάλιση της συμμόρφωσης της εταιρείας με πολυάριθμους εθνικούς, κρατικούς και τοπικούς νόμους και κανονισμούς που επηρεάζουν τις επιχειρηματικές δραστηριότητες.

Προωθήστε αποδοτικές και αποτελεσματικές διαδικασίες

Οι εσωτερικοί έλεγχοι παρέχουν ένα περιβάλλον στο οποίο οι διευθυντές και το προσωπικό μπορούν να μεγιστοποιήσουν την αποτελεσματικότητα και την αποτελεσματικότητα των πράξεων.

Εκπλήρωση στόχων και στόχων

Το σύστημα εσωτερικών ελέγχων παρέχει ένα μηχανισμό διαχείρισης για την παρακολούθηση της επίτευξης επιχειρησιακών στόχων και στόχων.

Παράδειγμα

Τα υγρά περιουσιακά στοιχεία χρειάζονται πάντα μεγαλύτερη προστασία από τα μη ρευστά περιουσιακά στοιχεία, διότι είναι ευκολότερο να κλέψουν. για παράδειγμα, πάρτε μετρητά.

Τα μετρητά είναι το πιο ρευστό περιουσιακό στοιχείο και μπορούν εύκολα να κλαπούν από κάθε εργαζόμενο που τη διαχειρίζεται. Προστασία των μετρητών της εταιρείας είναι η εφαρμογή ειδικών εσωτερικών ελέγχων.

Ο εσωτερικός έλεγχος του διαχωρισμού των καθηκόντων χρησιμοποιείται συχνά με μετρητά. Αυτός ο έλεγχος απαιτεί ότι το πρόσωπο που λαμβάνει τα μετρητά του πελάτη και το πρόσωπο που καταχωρεί την απόδειξη ρευστότητας στο λογιστικό σύστημα δεν είναι ποτέ ο ίδιος υπάλληλος.

Στην πραγματικότητα, ορισμένα συστήματα εσωτερικού ελέγχου κινούνται ένα βήμα παραπέρα και απαιτούν από έναν υπάλληλο να τα μετρητά, ένα άλλο να το καταθέσει στην τράπεζα και ένα άλλο να τα καταγράψει στο λογιστικό σύστημα.

Με την κατάτμηση των καθηκόντων του κάθε υπαλλήλου, κανένα άτομο δεν μπορεί να εισπράξει τα μετρητά, να το καταθέσει και να καταγράψει την πώληση στους λογαριασμούς. Αυτό αποτρέπει την απάτη, διότι ένα άτομο δεν μπορεί να τσεκάρει ένα μέρος των μετρητών που εισπράττονται και να καταχωρίσει ένα μικρότερο ποσό της απόδειξης μετρητών στο λογιστικό σύστημα.

Αναφορές

1. Ο Steven Bragg (2018). Εσωτερικός έλεγχος. Λογιστικά εργαλεία. Λαμβάνεται από: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Εσωτερικοί έλεγχοι. Λαμβάνεται από: investopedia.com.
3. Ο λόφος Rebekiah (2018). Εσωτερικοί έλεγχοι στη λογιστική: ορισμός, τύποι και παραδείγματα. Μελέτη. Από: study.com.
4. Πανεπιστήμιο της Ουάσινγκτον (2018). Εσωτερικοί έλεγχοι. Από: finance.uw.edu.
5. Ο David Ingram (2018). Ποιες είναι οι επτά διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου στη λογιστική; Μικρές επιχειρήσεις - Χρον. Λαμβάνεται από: smallbusiness.chron.com.
6. Το μάθημα της Λογιστικής μου (2018). Τι είναι οι εσωτερικοί έλεγχοι; Από: myaccountingcourse.com.